Najczęściej zadawane pytania o zmiany w Kodesie pracy 2023
Jak przygotować dokumenty o pracę zdalną?
Wniosek o pracę zdalną:
Elektroniczne mogą być wszystkie oświadczenia złożone przez pracownika, w tym wniosek o pracę zdalną, a także:
- Zapoznanie z regulaminem/porozumieniem pracy zdalnej – brak regulacji w przepisach;
- Uzgodnienie dotyczące stosowania pracy zdalnej;
- Uzupełnienie informacji o warunkach zatrudnienia;
- Potwierdzenie zapoznania się z procedurami RODO;
- Potwierdzenie zapoznania się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją określającą zasady BHP przy pracy zdalnej;
- Oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy
Elektroniczne wdrożenie pracy zdalnej:
- Wdrożenie pracy zdalnej może zatem przebiec bez wykorzystania dokumentów papierowych.
- Elektroniczne dokumenty mogą być następnie zarchiwizowane w e-teczkach pracowników.
- Przepisy posługują się pojęciem „postać elektroniczna”, a nie „forma elektroniczna”, a więc nie muszą być używane podpisy kwalifikowane:
- Dokumenty mogą być akceptowane mailowo;
- Dokumenty można podpisać w platformie podpisowej podpisem elektronicznym, np. DocuSign czy Autenti;
- Dokumenty mogą być akceptowane w pulpitach pracowniczych.
Pracownik nie musi mieć podpisu kwalifikowanego. Dokumenty można podpisać w platformie podpisowej podpisem elektronicznym, np. DocuSign czy Autenti.
Tak. Wszystkie dokumenty mogą zostać przesłane elektronicznie, drogą mailową. Następnie dokumenty zamieszczamy w e-teczkach pracowników.
Tak. Po zmianach Kodeksu pracy 2023 roku znika tzw. Home Office, a w jego miejsce wchodzi sformalizowana praca zdalna okazjonalna. Każdy z pracowników może skorzystać z 24 dni w skali roku. Każdorazowo we wniosku wskazujemy miejsce wykonywania pracy.
Wniosek o pracę zdalną okazjonalną możemy odrzucić bez uzasadnienia. Nie można jednak wykluczyć uprawnienia do niej żadnej grupie zawodowej. W przypadku grup uprzywilejowanych możemy odrzucić wniosek, jeśli nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy.
Co do zasady, wniosek o pracę zdalną może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek taki winien być zarchiwizowany w dokumentacji pracownika (jego teczce osobowej). Jeśli zatem pracodawca prowadzi teczki w formie papierowej, wniosek taki – choćby zawarty elektronicznie – należy wydrukować i wpiąć do akt.
Regulamin pracy zdalnej:
Tak. Jest to obowiązkowe.
Tak. Można na harmonogramach czasu pracy dodać znacznik. W momencie, gdy przełożony planuje harmonogram na kolejny miesiąc, to może wówczas decydować i ustalać pracę zdalną z pracownikami. Można to również rozwiązać za pomocą wniosku, ustalanego z przełożonym.
Oczywiście regulamin można ogłosić wcześniej niż 7 kwietnia (wejście w życie przepisów dot. Pracy zdalnej). Przy publikacji regulaminu należy pamiętać, iż opublikowanie następuje w formie zwyczajowej u danego pracodawcy (np. zamieszczenie w odpowiednim miejscu sieciowym oraz poinformowanie pracowników o tym), i zgodnie z przepisami znowelizowanego Kodeksu Pracy powinno być poprzedzone konsultacjami z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Regulaminu nie trzeba tworzyć, jeśli u danego pracodawcy funkcjonuje co najmniej jedna organizacja związkowa – wówczas konieczne jest jednak porozumienie z nimi.
Aneks do umowy:
Nie do końca – ustawa mówi o tym, by dokonać porozumienia z pracownikiem. Aneks jest naturalnym sposobem takiego porozumienia, ale nie jest jedyną opcją. Równie dobrze można zawrzec oddzielny dokumnt pod nazwą „Porozumienie dot. pracy zdalnej”.
Możliwym jest uzgodnienie pracy zdalnej albo przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. W drugim przypadku może to nastąpić: z inicjatywy pracodawcy, na wniosek pracownika, który może mieć formę papierową lub elektroniczną (aneks do umowy o pracę nie musi mieć formy pisemnej! – nie stosuje się art. 29 § 4 KP) (art. 6719 KP)
Tak. W aneksie wskazujemy ilość dni, podczas których pracownik pracuje z domu, a ile z biura.
Jeśli w aneksie do umowy wskażemy Gdańsk, to oznacza, że pracownik może pracować z dowolnego miejsca – np. z hotelu, plaży, czy innego miejsca. Z tego powodu należy wskazać dokładne miejsce wykonywania pracy zdalnej. Jednak NIE musi to być adres! Możemy wpisać miejsce zamieszkania zgodne z systemem kadrowym, czy oświadczeniem pracownika. Każdy pracownik może mieć jednak kilka takich miejsc, np. mieszkanie, domek letni.
Tak, uzgodnienie zasad pracy zdalnej, w szczególności wymiaru takiej pracy, może się odbyć w drodze aneksowania istniejącej umowy o pracę lub zawarcia odrębnego porozumienia z pracownikiem, przy czym bez względu na nazwę tego dokumentu należy go dołączyć do akt pracownika, czy to w formie papierowej, czy e-teczki.
Jak ustalić koszty pracy zdalnej?
Nie. Prawo nie działa wstecz. Wszystkie zmiany Kodeksu pracy 2023 roku dotyczące pracy zdalnej obowiązują od 7 kwietnia.
Nie. Pracownik nie może zrzec się ryczałtu. Przeczytaj więcej o ryczałcie i ekwiwalencie za pracę zdalną tutaj>
Tak, ryczałt powinien być korygowany o dni, kiedy pracownik zgodnie z ustaleniami z pracodawcą miał pracować w trybie zdalnym, ale do tego nie doszło (np. z powodu choroby czy urlopu). Ryczałt bowiem jest formą skompensowania pracownikowi przez pracodawcę danego kosztu związanego z pracą (analogicznie do kilometrówki).
Jeśli zatem danego dnia pracownik nie wykonywał pracy zdalnej, ryczałt za ten dzień mu się nie należy. Istnieje ponadto ryzyko, iuż brak takiej korekty wypłaconego ryczałtu zostanie zakwestionowany przez organy skarbowe lub ZUS, bowiem jako świadczenie nienależne będzie wymagał oskładkowania i opodatkowania.
Jeśli pracodawca dokona takiej operacji (składki ZUS, NFZ i PIT), wówczas może oczywiście wypłacić pracownikowi ryczałt, przy czym będzie on de facto wynagrodzeniem dodatkowym (uznaniowym).
Tak, ryczałt powinien być korygowany o dni, kiedy pracownik zgodnie z ustaleniami z pracodawcą miał pracować w trybie zdalnym, ale do tego nie doszło np. z powodu choroby, urlopu, czy też decyzji pracodawcy (np. Szkolenie stacjonarne, na którym udział pracownika był obowiązkowy).
Wówczas należy skorygować ryczałt za dany miesiąc o dzień, kiedy pracownik nie pracował w trybie zdalnym częściowym lub całkowitym.
Jeżeli dochodzi do ustalenia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, że pracownik wykonuje pracę w trybie zdalnym 3 dni w tygodniu to mówimy o pracy zdalnej częściowej, z którą wiąże się konieczność zwrotu pracownikowi kosztów pracy zdalnej (czy to w formie ryczałtu, czy ekwiwalentu).
Nie można zatem uznać, iż w sytuacji jakiś ustaleń (np. w formie elektronicznej) co do wymiaru pracy zdalnej zostanie to potraktowane jako praca zdalna okazjonalna.
Koszty uzyskania przychodu nie zależą od miejsca pracy, tylko od siedziby zakładu. To oznacza, że pracownik zdalny może mieć podwyższone koszty uzyskania przychodu.
Tak. W przedstawionej sytuacji nie korzystamy z przywileju ustawowego. Możemy go opodatkować, jak również oskładkować.
W takim przypadku należy ustalić, ile kosztuje prąd oraz Internet w miejscu pracy zdalnej pracownika (za granicą) albo przynajmniej porównać te koszty do stawek polskich. Dzięki temu jesteśmy w stanie określić, czy wyliczony przez nas ryczałt jest odpowiedni. Proszę jednak pamiętać, że jeżeli pracownik przebywa za granicą ponad pół roku (ponad 183 dni), to mogą się pojawić zagadnienia związane z rezydencją podatkową. To dodatkowo może komplikować sprawę. Innym ważnym elementem w tym zakresie jest to, czy pracownik zdalny pracuje w kraju, który jest członkiem Unii Europejskiej. W tym przypadku trzeba dodatkowo sprawdzić umowę z zakresu ubezpieczenia społecznego. Sprawa jest zatem złożona.
Nie, ryczałt należy rozliczać nie rzadziej niż w cyklach w jakich wypłacane jest wynagrodzenie. A zatem jeśli pracodawca wypłaca wynagrodzenie miesięcznie, wówczas ryczałt powinien wypłacać również miesięcznie.
Przepisy dotyczące pracy zdalnej wchodzą w życie dopiero 7 kwietnia. Oznacza to, że ryczałt należy się pracownikom za dni przepracowane zdalnie od 7 kwietnia włącznie. Tym samym praca zdalna w dniach 3-6.04 nie podlega jeszcze pod znowelizowane przepisy.
Jak wdrożyć nowe regulacje pracy zdalnej w firmie?
Wymiar czasu pracy zdalnej okazjonalnej:
Nie. Powyżej 24 dni pracy zdalnej, jest praca zdalna częściowa i należy wówczas rozliczyć z pracownikiem koszty pracy zdalnej. Zwiększenie limitu pracy zdalnej okazjonalnej w firmie jest nieważne z mocy prawa.
Nie można dzielić na godziny.
Tak. Dni pracy zdalnej okazjonalnej oraz pracę zdalną częściową należy oznaczać dwoma różnymi symbolami w systemach informatycznych oraz w dokumentacji pracowniczej.
Wymiar pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie wynosi nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym łącznie.
Na ten moment nie ma jeszcze przepisów, które explicite wskazują sposób przekazywania informacji o saldzie niewykorzystanej pracy zdalnej pracownika, z którym pracodawca kończy stosunek pracy.
Należy jednak zakładać, iż będzie to informacja wpisywana do świadectwa pracy w ust. 6. pkt 12. Być może wkrótce zostanie także skorygowany wzór samego świadectwa pracy by pracodawcy mogli wpisywać tę informację w dedykowanym polu.
Nie, praca zdalna okazjonalna jest kodeksowo ustalona na 24 dni pracy i nie może być – w myśl zasady niedyskryminowania – zwiększona lub zmniejszona jakiemukolwiek z pracowników.
Ewentualna możliwość to zwiększenie (indywidualne ustalenie) wymiaru pracy zdalnej częściowej lub całkowitej, przy czym tutaj również należy pamiętać o zakazie dyskryminowania pracowników.
Nie, przyznane saldo pracy zdalnej w roku ma charakter uprawnienia pracownika, nie jego obowiązku. Należy jednak pamiętać, iż niewykorzystane saldo nie przechodzi na kolejny rok.
Pozostałe pytania o regulacje pracy zdalnej:
Nie. Nowe regulacje pracy zdalnej zawarte w Kodeksie pracy ich nie dotyczą. Wyjątek stanowią przepisy RODO. Należy zatem zabezpieczyć współpracę z pracownikami zdalnymi na kontraktach B2B z puntu widzenia ochrony danych osobowych. Warto zatem stworzyć odpowiedni dokument w firmie (np. Regulamin ochrony danych osobowych), który będzie obejmował nie tylko pracowników zdalnym zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę, ale również zlecenie i B2B.
Brak warunków do pracy zdalnej u danego pracownika nie tylko może ale wręcz musi być powodem odmowy pracy zdalnej. Należy bowiem pamiętać, iż za bezpieczeństwo pracownika podczas pracy odpowiada pracodawca, bez względu na to w jakim miejscu praca jest świadczona.
A zatem brak warunków, zwłaszcza w zakresie BHP powinno być powodem odmowy zgody pracodawcy na prace zdalną, nawet dla pracowników uprzywilejowanych zgodnie z art. 14 21 §1 pkt 2 i 3 KP.
Należy ustalić zagrożenia podatkowe, ZUS-owe oraz obowiązki administracyjne. W niektórych państwach trzeba zgłosić, że nasz pracownik wykonuję pracę z ich terytorium. Należy również śledzić działania ZUS-u związane z wydaniem oświadczenia A1 dla pracowników zdalnych.
Znowelizowany Kodeks Pracy przewiduje wydłużenie terminu obowiązywania telepracy o 6 miesięcy względem daty wejścia w życie ustawy. Pracodawcy stosujący telepracę mają więc realnie o pół roku więcej czasu na wdrożenie pracy zdalnej.
Dopiero po tym czasie muszą wprowadzić prace zdalną (np. wypłacać ekwiwalent/ryczałt za prąd i Internet), jednak do tego czasu stosują stare zasady dot. telepracy.
Nagranie webinaru - Zmiany w Kodeksie pracy 2023
Dostępne jest również nagranie z całego webinaru, podczas którego eksperci odpowiedzieli na tytułowe ’10 najważniejszych pytań o pracę zdalną po zmianach w Kodeksie pracy’. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zmianach w Kodeksie pracy z 2023 roku, to jest to materiał w sam raz dla Ciebie. Wypełnij poniższy formularz zapisu do newslettera Worksmile, a otrzymasz nielimitowany dostęp do nagrania całkowicie za darmo.
Zapisz się do newslettera Worksmile i odblokuj dostęp do webinaru!
Jeśli już z nami jesteś, Twój adres e-mail zostanie jedynie zweryfikowany.
