POLITYKA PRYWATNOŚCI APLIKACJI I SERWISU INTERNETOWEGO WWW.WORKSMILE.COM

Dziękujemy za odwiedzenie naszego serwisu internetowego oraz naszej aplikacji mobilnej udostępnianego pod adresem internetowym https://worksmile.com („Serwis”).

Serwis oferuje dwie podstawowe funkcjonalności:

1. innowacyjną platformę gamifikacyjną skierowaną do następujących grup usługobiorców: właścicieli firm, stowarzyszeń, podmiotów publicznych i innych organizacji oraz ich Użytkowników („Worksmile”). Worksmile umożliwia wprowadzenie sportu i zdrowego trybu życia w codzienności Użytkowników. Misją Worksmile jest integrować oraz motywować użytkowników do prowadzenia aktywnego stylu życia, poprzez budowanie społeczności w danej firmie lub organizacji, organizowanie wydarzeń sportowych opartych na zdrowej rywalizacji tudzież obieraniu wspólnego celu, a wszystko to w atmosferze dobrej zabawy,
2. narzędzie pozwalające na zarządzanie określonymi świadczeniami pozapłacowymi na rzecz pracowników / współpracowników, na zasadach określonych w Regulaminie („Benefity”).

Zapraszamy do zapoznania się z naszą Polityką prywatności.

Zespół Worksmile

1. OCHRONA PRYWATNOŚCI

1. 1. Spółka Fitqbe sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie („my”, „Spółka”) przywiązuje szczególną wagę do poszanowania prywatności Użytkowników odwiedzających Serwis internetowy pod adresem www.worksmile.com. Gromadzone w dziennikach logów dane są wykorzystywane wyłącznie do celów administrowania Serwisem. Serwery automatycznie zapisują takie dane, jak żądanie strony wysyłane przez Użytkownika, datę i godzinę żądania oraz wysłania odpowiedzi, dane urządzenia (np. model sprzętu), typ przeglądarki, język przeglądarki, typ systemu operacyjnego. Większość logów (dzienniki serwera) nie jest powiązanych z żadnym konkretnym Użytkownikiem. Wszelkie dane Użytkowników uzyskane za pośrednictwem Serwisów przeznaczone są na nasz użytek.

1. 2. Wszelkie wyrażenia pisane z wielkiej litery posiadają znaczenie nadane im w Regulaminie aplikacji i serwisu internetowego: worksmile.com gamifikacyjna platforma społecznościowa wprowadzająca sport w codzienność użytkownika („Regulamin”), chyba że inaczej postanowiono w niniejszej Polityce prywatności.
2. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

2.1. Ogólne

2.1.1. Administratorem danych przetwarzanych w Serwisie jest Usługodawca, czyli spółka Fitqbe Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Żelazna 59A lok. 6.5, 00-848 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000605281; kapitał zakładowy: 14.100,00 zł, NIP: 5272761750, REGON: 363874982, adres e-mail: office@worksmile.com.

2.1.2. W Spółce powołany został Inspektor Ochrony Danych Osobowych, z którym mogą się Państwo skontaktować pod adresem e-mail: dane.osobowe@worksmile.com.

2.1.3. Wszelkie pochodzące od Państwa dane osobowe gromadzone są na różne sposoby, w zależności od świadczonych usług:

a) informacje podawane dobrowolnie przez Użytkownika – o podanie danych osobowych prosimy Użytkowników korzystających z formularzy rejestracyjnych i kontaktowych;

b) informacje uzyskiwane podczas korzystania z Serwisu – wśród nich mogą być:

• adres IP – każdy komputer podłączony do Internetu ma przypisany niepowtarzalny numer, czyli adres IP; na jego podstawie można, np. zidentyfikować kraj, z którego dany Użytkownik łączy się z siecią. Podczas korzystania z Serwisu mogą być pobierane dodatkowe informacje, w szczególności: adres IP przypisany do komputera Klienta lub zewnętrzny adres IP dostawcy Internetu, nazwa domeny, rodzaj przeglądarki, czas dostępu, typ systemu operacyjnego. Logi te służą wyłącznie analizie ewentualnych problemów technicznych przy rejestracji, logowaniu i korzystaniu z Serwisu;
• dane geolokalizacyjne – w przypadku, gdy Użytkownik włączy funkcję geolokalizacji, trasy aktywności Użytkownika będą rejestrowane; jeżeli Użytkownika wyrazi chęć, trasy te będą widoczne dla innych użytkowników;
• informacje dotyczące zakresu świadczeń pozapłacowych, świadczeń nabywanych przez Użytkownika – w przypadku korzystania z Benefity;
• pliki tekstowe (ang. „cookies”) wysyłane do komputera Użytkownika podczas odwiedzania Strony internetowej. Pliki cookie przechowują jedynie dane wymagane przez serwis www do prawidłowego działania, w tym identyfikacji aktualnie zalogowanego Użytkownika. Dane osobowe Użytkownika mogą być wyświetlane
  w treści stron www w przypadku odwiedzania konta w Serwisie;

c) dane udostępniane przez Administratora, takie jak: imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, firma pracodawcy, dział, stanowisko, budżet udostępniony przez Administratora na świadczenia pozapłacowe, widełki dotyczące wynagrodzenia, forma zatrudnienia, próg dochodowy, informacja o korzystaniu z benefitów pozapłacowych – w przypadku zawarcia umowy o korzystanie z Benefity pomiędzy Administratorem a Usługodawcą.

Dane pochodzą bezpośrednio od Użytkownika lub w określonych powyżej przypadkach od Administratora (tj. pracodawcy, który zawarł umowę z Usługodawcą).

2.1.4. Użytkownik zobowiązuje się do:

• nie podejmowania prób złamania zabezpieczeń usług Serwisu;
• nie modyfikowania i nieingerowania w jakimkolwiek stopniu w kod źródłowy oprogramowania Serwisu;
• nieingerowania w bazy danych dostępnych poprzez Serwis;
• nie modyfikowania w jakimkolwiek celu usługi Serwisu, znaków towarowych, opisów oraz pozostałych danych i przedmiotów praw własności intelektualnej zawartych na stronie internetowej Serwisu;
• korzystania z Usług oferowanych przez Spółkę w sposób zgodny z przepisami obowiązującego na terytorium Polski prawa, postanowieniami Regulaminu, a także
  z przyjętymi w danym zakresie zwyczajami;
• nie dostarczania i nieprzekazywania treści zabronionych przez przepisy obowiązującego prawa;
• korzystania z Usług oferowanych przez Spółkę w sposób nieuciążliwy, z poszanowaniem ich dóbr osobistych (w tym prawa do prywatności) i wszelkich przysługujących im praw;
• korzystania z Usług oferowanych przez Spółkę w sposób niezakłócający funkcjonowanie Serwisu, w szczególności poprzez użycie określonego oprogramowania lub urządzeń;
• nie podejmowania jakichkolwiek działań mających na celu obejście zabezpieczeń, czy też zakłócających stabilność i funkcjonalność autoryzowanych serwerów lub oprogramowania Serwisu;
• korzystania z wszelkich funkcjonalności w Serwisie jedynie w zakresie własnego użytku; wykorzystywanie ich w innym zakresie jest dopuszczalne wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody udzielonej przez osobę uprawnioną;
• niezamieszczania wypowiedzi mających charakter reklamy lub o charakterze komercyjnym, obraźliwych, wulgarnych, naruszających dobre obyczaje lub dobry wizerunek Spółki lub Serwisu;
• niekopiowania plików dołączonych w Serwisie i zamieszczania ich poza Serwisem.

2.2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

2.2.1. Spółka przetwarza dane wskazane w pkt. 2.1.3.b) powyżej, dane zebrane w związku z korzystaniem z Serwisu oraz następujące dane podane przez Użytkownika w ramach rejestracji do Serwisu:

• imię (obowiązkowo),
• nazwisko (obowiązkowo),
• płeć (opcjonalnie),
• adres e-mail (obowiązkowo),
• numer telefonu (opcjonalnie),
• waga (opcjonalnie),
• wzrost (opcjonalnie),
• data urodzenia (opcjonalnie).

2.2.2. W przypadku wyrażenia przez Ciebie zgody na otrzymywanie naszych Powiadomień lub Newsletterów, przetwarzamy również podany przez Ciebie adres e-mail dla tych celów.

2.2.3. Dodatkowo, możemy przetwarzać dodane przez Ciebie w Twoim profilu Użytkownika zdjęcie. Zdjęcie dodajesz całkowicie dobrowolnie i możesz je w każdym czasie zmienić lub usunąć. Umieszczone zdjęcie będzie widoczne dla innych użytkowników Serwisu; zamieszczonego zdjęcia nie będziemy wykorzystywać w żadnym innym celu.

2.2.4. Podanie danych oznaczonych w pkt. 2.2.1 powyżej jako „obowiązkowe”, danych przekazanych przez Administratora w przypadku korzystania z Benefity wskazanych w pkt. 2.1.3.c) powyżej jest konieczne w celu świadczenia usług w ramach Serwisu.

Podanie dodatkowych (opcjonalnych) danych jest dobrowolne i może pomóc w doskonaleniu naszych usług, jednak ich niepodanie nie powoduje braku możliwości świadczenia usług.

2.3. Cele przetwarzania danych osobowych

Podane przez Ciebie dane osobowe przetwarzane będą w następujących celach:

a) w celu podjęcia przez Spółkę niezbędnych działań związanych z realizacją umowy, do zawarcia której dochodzi poprzez akceptację Regulaminu Serwisu przez Użytkownika, w szczególności obsługi Serwisu oraz dostarczania funkcjonalności w Serwisie, wysyłania wiadomości e-mail z informacjami o statusie Twojej aktywności w Serwisie oraz kontaktu w razie wystąpienia problemów z funkcjonowaniem Serwisu. W takim przypadku podstawą przetwarzania Twoich danych jest umowa zawarta z nami. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.

b) w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki, w szczególności:

• marketingu bezpośredniego własnych produktów lub usług Spółki;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przez Spółkę roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej;
• zapewnienia bezpieczeństwa sieci i informacji, a w szczególności zapobiegania próbom nieautoryzowanego dostępu do informacji;
• dla celów administracyjnych i statystycznych,
• rozpatrywania reklamacji.

W takim przypadku podstawą przetwarzania Państwa danych jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez Spółkę. Przysługuje Ci prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, jeżeli jest to uzasadnione szczególną sytuacją. Sprzeciw może zostać wniesiony w dowolnej formie;

c) w celu prowadzenia działań z zakresu marketingu i przekazywania informacji handlowych, obejmujących na przykład otrzymywanie wiadomości w formie Newsletteru lub Powiadomień, informacji o promocjach, wyprzedażach, imprezach i konkursach organizowanych przez Spółkę – na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody na przetwarzanie danych osobowych we wskazanym przez nas każdorazowo celu. W przypadku wyrażenia dodatkowej zgody, kierowane do Ciebie komunikaty marketingowe dostosowane będą do Twoich potrzeb i preferencji (więcej na temat profilowania w pkt. 2.7 poniżej). Wyrażenie zgody jest każdorazowo dobrowolne. Udzieloną zgodę można w każdym czasie cofnąć. Cofnięcie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania danych. Zgoda może być przez Ciebie udzielona lub wycofana w Ustawieniach Serwisu w zakładce „Powiadomienia”;

d) w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, tj. w szczególności wystawiania oraz przechowywania faktur w związku z przeprowadzonymi transakcjami – podstawą przetwarzania danych jest wówczas niezbędność ich przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na nas.

2.4. Okres przetwarzania danych osobowych

Twoje dane osobowe będą przez nas przetwarzane przez następujący okres:

• w przypadku, gdy Użytkownik korzysta z Serwisu – dane będą przetwarzane do momentu rozwiązania stosunku pracy/zakończenia współpracy pomiędzy Administratorem a Użytkownikiem lub do innego momentu przewidzianego przez wewnętrzne zasady Administratora. Po tym okresie dane będą wyłącznie archiwizowane przez okres do przedawnienia roszczeń lub wynikający z przepisów prawa;

• w przypadku, gdy podstawą przetwarzania Twoich danych jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez Spółkę, dane będą przetwarzane tak długo, jak będą niezbędne do celów, dla których są one przetwarzane lub do momentu skutecznie wyrażonego sprzeciwu;

• w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych będzie udzielona przez Ciebie zgoda, dane będą przez nasz przetwarzane w celach określonych w zgodzie do chwili jej wycofania. Po wycofaniu zgody Twoje dane będą przetwarzane w niezbędnym zakresie w celu dochodzenia lub obrony przez nas roszczeń oraz obrony przed roszczeniami, do upływu okresu ich przedawnienia;

• w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest niezbędność ich przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na nas, dane będą przetwarzane tak długo, jak wymagają tego przepisy prawa.

2.5. Powiadomienia

2.5.1. W przypadku korzystania z Serwisu i wyrażeniu przez Ciebie zgody możesz otrzymywać od nas następujące Powiadomienia:

a) zaproszenia do rywalizacji (Powiadomienie e-mail za każdym razem, kiedy otrzymasz zaproszenie do rywalizacji);

b) przypomnienie o zaproszeniu do rywalizacji (Powiadomienie e-mail, jeżeli po 3 dniach nie odpowiesz na zaproszenie do rywalizacji);

c) przypomnienie o rywalizacji, w której bierzesz udział (Powiadomienie e-mail, jeżeli po 3 dniach od dołączenia do rywalizacji nie dodasz do niej żadnej aktywności);

d) przypomnienie o rozpoczynającej się rywalizacji (Powiadomienie e-mail o rywalizacji, która rozpocznie się następnego dnia);

e) wróć do nas (Powiadomienie e-mail, jeśli będziesz nieaktywny dłużej niż 3 dni);

f) tygodniowe podsumowanie (Powiadomienie e-mail cotygodniowe podsumowujące Twoją aktywność);

g) powiadomienie o wspomnieniu (Powiadomienie e-mail, jeżeli ktoś wspomni Cię w Worksmile);

h) zaproszenie do wydarzenia (Powiadomienie e-mail za każdym razem, kiedy otrzymasz zaproszenie do wydarzenia);

i) przypomnienie o nadchodzącym wydarzeniu (Powiadomienie e-mail o wydarzeniu, które odbędzie się następnego dnia);

j) potwierdzenie wymiany punktów na produkty (po każdej wymianie punktów na produkt ze sklepu wyślemy Ci potwierdzenie e-mail);

k) potwierdzenie wymiany punktów na środki pieniężne (po każdej wymianie punktów na środki pieniężne wyślemy Ci potwierdzenie e-mail);

l) potwierdzenie wymiany punktów na środki dla fundacji (po każdej wymianie punktów na środki dla fundacji wyślemy Ci potwierdzenie e-mail); środki dla fundacji są przekazywane przez Twojego pracodawcę;

m) Powiadomienie e-mail o wybraniu Ciebie na sportowca miesiąca (po zdobyciu przez Ciebie tytułu sportowca miesiąca wyślemy Ci potwierdzenie e-mail);

n) post Administratora (Powiadomienie e-mail o nowym poście Administratora);

o) post Worksmile (Powiadomienie e-mail o nowym poście Worksmile);

p) zaproszenia do grup (Powiadomienie e-mail za każdym razem, kiedy otrzymasz zaproszenie do grupy);

q) dodanie artykułu w grupie (Powiadomienie e-mail za każdym razem, kiedy do grupy, do której należysz, zostanie dodany artykuł).

2.5.2. Wyrażenie przez Ciebie zgody na otrzymywanie Powiadomień od nas zwiększy Twoją satysfakcję i zadowolenie z korzystania z Serwisu. Na każde ze wskazanych w pkt 5.1. powyżej Powiadomień możesz wyrazić odrębną zgodę na swoim profilu.

2.6. Prywatność

2.6.1 W przypadku korzystania z Worksmile i wyrażeniu przez Ciebie zgody możesz podać nam lub wyrazić zgodę na udostępnienie w ramach Worksmile dla innych Użytkowników następujących informacji:

a) Twoja lokalizacja aktywności (Twoja lokalizacja, mapy i trasy Twoich aktywności będą widoczne w Worksmile dla Ciebie i Twojego Pracodawcy, jako administrującego Worksmile; jeżeli chcesz, możesz także dodatkowo udostępnić Twoje aktywności
w mediach społecznościowych, wobec osób, które nie są Użytkownikami Worksmile);

b) informacja o Twoim aktualnym treningu – widoczna dla innych Użytkowników Worksmile;

c) zaproszenia do rywalizacji (automatycznie akceptuj zaproszenia do rywalizacji od Administratorów lub Użytkowników).

d) automatycznie akceptuj zaproszenia do rywalizacji od Użytkowników.

2.6.2 W przypadku korzystania z Benefity informacje dotyczące wykorzystywanych świadczeń pozapłacowych udostępniane są Administratorowi, który zawarł umowę o korzystanie z Benefity czyli Twojemu pracodawcy.

2.7. Profilowanie

Gdy udzielisz nam dodatkowej zgody, Twoje dane osobowe zebrane w związku z aktywnością w ramach Worksmile mogą podlegać czynności profilowania, polegającej na analizie Twojej aktywności w Worksmile (np. treningi, Twoja lokalizacja, rywalizacje, wydarzenia, grupy, wyniki), a następnie, w oparciu o te informacje, kierowaniu do Ciebie spersonalizowanych ofert produktów lub usług Worksmile lub naszych partnerów, z którymi współpracujemy.
W przypadku dobrowolnego podania daty urodzenia i wyrażenia zgody Spółka kieruje do Ciebie ponadto oferty specjalnie dostosowane do Twojego wieku. Profilowanie pozwala nam na oferowanie Ci produktów lub usług dopasowanych do Twoich potrzeb i zainteresowań. Zgoda może zostać w każdej chwili wycofana. Cofnięcie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania danych. Aktualna lista partnerów współpracujących z nami znajduje się w Serwisie.

2.8. Odbiorcy danych

2.8.1. Odbiorcami przetwarzanych przez Spółkę danych osobowych będą:

a) Administrator będący Twoim pracodawcą, który zawarł z nami umowę korzystania z Serwisu – odpowiednio Worksmile lub Benefity;

b) podmioty przetwarzające dane w imieniu Spółki wspierające obsługę Serwisu oraz systemów teleinformatycznych;

c) inni administratorzy przetwarzający Twoje dane osobowe we własnym imieniu, w szczególności podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską;

d) podmioty wspierające usługo płatnicze świadczone drogą elektroniczną.

2.8.2. Twoje dane osobowe nie będą przekazywane innym odbiorcom do Państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych.

2.8.3. Na podstawie informacji uzyskanych w ramach Serwisu, Spółka może sporządzać zbiorcze zestawienia statystyczne, które mogą być ujawniane osobom trzecim. Zestawienia takie nie zawierają jednak żadnych danych pozwalających na identyfikację pojedynczych Użytkowników.

2.9. Prawa Użytkowników

2.9.1. W związku z przetwarzaniem danych osobowych, Użytkownik ma prawo:

a) zażądać udzielenia bliższych informacji dotyczących sposobu wykorzystywania jego danych osobowych;

b) zażądać dostępu do danych osobowych oraz przekazania kopii danych, które zostały nam przekazane;

c) otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe, które zostały przekazane oraz – o ile jest to technicznie możliwe – zażądać przekazania tych danych innemu administratorowi bez przeszkód, jeżeli ich przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz
w sposób zautomatyzowany;

d) zażądać sprostowania wszelkich niedokładności w danych, które posiadamy;

e) zażądać usunięcia wszelkich danych, do przetwarzania których nie posiadamy już podstaw prawnych;

f) zgłosić sprzeciw wobec danego przetwarzania w oparciu o uzasadniony interes z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją Użytkownika, w tym wobec profilowania, chyba że nasze podstawy przetwarzania mają charakter nadrzędny wobec interesów, praw i wolności Użytkownika;

g) zażądać ograniczenia przetwarzania danych, np. na czas rozpatrywania skargi;

h) wycofać udzieloną zgodę – jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda;

2.9.2. Oświadczenia w zakresie realizacji ww. praw oraz wszelkie uwagi prosimy kierować pod adres e-mail: office@worksmile.com lub do Inspektora Ochrony Danych na adres dane.osobowe@worksmile.com

2.9.3 Jeżeli mimo naszego wsparcia uznasz, że dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z przepisami obowiązującego prawa, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

3. BEZPIECZEŃSTWO

3.1. Dokładamy wszelkich starań, aby chronić Serwis przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich. W tym celu stosowane są m.in. firewall, urządzenia zabezpieczające serwery, urządzenia szyfrujące oraz fizyczne środki bezpieczeństwa. Wszystkie dane są szyfrowane na drodze między serwerem a komputerem Użytkownika, w tym również formularze.

3.2. Serwis zawiera odnośniki do innych stron internetowych. Rekomendujemy, aby po przejściu na inne witryny, zapoznać się z obowiązującą tam polityką prywatności. Nie odpowiadamy za politykę prywatności stron internetowych, do których odnośniki umieszczone są na stronach Serwisu.

4. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

4.1. Aktualna Polityka prywatności jest zawsze dostępna na https://worksmile.com/polityka-prywatnosci/.

Wersja z sierpień 2019 r.