_CASESTUDY
Jak firma Worksmile wykorzystała własną platformę do automatyzacji obsługi pracy zdalnej całkowitej, częściowej i okazjonalnej?
Jak zautomatyzować pracę zdalną w firmie?
W związku z obowiązującymi od 7 kwietnia 2023 roku nowymi regulacjami Kodeksu pracy zdecydowaliśmy się na usystematyzowanie pracy zdalnej w naszej firmie. Aby ułatwić proces zarządzania pracą zdalną i uniknąć chaosu wśród pracowników, postanowiliśmy wykorzystać własną platformę i aplikację mobilną Worksmile.
Do tego zadania postanowiliśmy wykorzystać istniejącą w Platformie funkcję Wniosków. Proces wdrożenia rozbiliśmy na kilka etapów. Każdy z nich realizowaliśmy w pełni lub częściowo elektronicznie.
Naszym celem był jak najwyższy stopień automatyzacji zadań związanych z administracją pracy zdalnej, aby ograniczyć czas pracy zespołu HR i Administracji przy tym temacie do minimum. Ważnym dla nas celem było również udostępnienie naszym pracownikom prostego i szybkiego wnioskowania, tak aby zachować dotychczasową bezproblemowość korzystania z pracy zdalnej.
Wyzwania
stworzenie nowych procesów administracyjnych
Ustawą regulacji pracy zdalnej
korzystania z pracy zdalnej dla pracowników
Efekty
wszystko w jednym miejscu, dostępne z poziomu komputera i aplikacji mobilnej
0 dodatkowych pytań
o pracę zdalną od pracowników
o 34% krótszy proces akceptacji
wniosków w firmie
_CASESTUDY
Wykorzystanie platformy Worksmile
do automatyzacji pracy zdalnej
Elektroniczne wnioski
Do maksymalizacji stopnia automatyzacji procesów administracyjnych w naszej firmie wykorzystaliśmy kilka funkcji dostępnych w Platformie. Swoje procesy wnioskowania o pracę zdalną oparliśmy o funkcję elektronicznych Wniosków.
W kreatorze formularzy można dodać nieograniczoną liczbę pól dodatkowych, załączników, checkboxów, a nawet wiadomości do pracowników.
Dzięki tak dużej elastyczności mogliśmy stworzyć szablon wniosku o pracę zdalną spełniający wszystkie nasze potrzeby i wymagania prawne.
Saldo dostępnych dni
Kolejną niezbędną w usprawnieniu firmowej administracji funkcją jest automatyczny kalkulator dni urlopowych i pracy zdalnej.
Saldo dostępnych dni pracy zdalnej okazjonalnej (24 dni w roku) oraz urlopu wypoczynkowego (20/26 dni) jest widoczne dla każdego pracownika na jego własnym koncie w Platformie Worksmile. Dzięki temu z łatwością i samodzielnie monitoruje, ile przysługujących mu dni już wykorzystał.
Saldo każdego pracownika zmniejsza się automatycznie za każdym razem, gdy odpowiedni wniosek zostanie zaakceptowany w systemie.
Ścieżka akceptacji wniosku
Elementem, który pozwala na pełną automatyzację powtarzalnych zadań działów HR i Administracji jest ścieżka akceptacji wniosku, którą można samodzielnie zaprogramować w Platformie Worksmile.
To prosta funkcja, za pomocą której wyznaczymy osoby upoważnione do akceptacji danego wniosku oraz ich kolejność. Raz stworzona ścieżka bezobsługowo prowadzi wszystkie wnioski składane przez pracowników.
_CASESTUDY | opinie
Jako szef działu Customer Success chciałbym
podkreślić, że wykorzystanie platformy Worksmile
do automatyzacji pracy zdalnej jest doskonałym
przykładem na to, jak technologia może pomóc
firmom w usprawnieniu procesów administracyjnych.
Elektroniczne wnioski, saldo dostępnych dni oraz
ścieżka akceptacji wniosków to funkcje, które
pozwalają na dużą automatyzację procesów HR
i Administracji, a tym samym na oszczędność czasu
i uniknięcie chaosu wśród pracowników.
Worksmile to świetne rozwiązanie dla firm, które chcą
wprowadzić elastyczne formy pracy, w tym pracę
zdalną.
John, szef działu Customer Success
_CASESTUDY
Opis sposobów automatyzacji pracy zdalnej
Praca zdalna
częściowa lub całkowita
Do gotowych wniosków w Platformie załączyliśmy Regulamin pracy zdalnej i utworzyliśmy checkbox z oświadczeniem zapoznania się z tym dokumentem.
Inne pola, jakie dodaliśmy do wniosku to: dni tygodnia oraz miejsce wykonywania pracy zdalnej. Dane osobowe pracownika są dodawane do formularza automatycznie. Dzięki temu wszystkie wymagane dokumenty i informacje znajdują się w jednym miejscu.
wszystko w jednym
miejscu, dostępne
z poziomu komputera
i aplikacji mobilnej
Praca zdalna
okazjonalna
0 dodatkowych
pytań o pracę zdalną
Obieg wniosków
w firmie
Kolejny krok, jaki wykonaliśmy to ustalenie ścieżki elektronicznego obiegu wniosków o pracę zdalną w firmie. Kiedy pracownik złoży wniosek, wchodzi on w bezobsługową ścieżkę akceptacji, która przekazuje elektroniczny dokument upoważnionym osobom (np. manager, team lider, pracownik działu HR i Administracji).
Dzięki temu korzystanie z pracy zdalnej okazjonalnej dla każdego pracownika stało się łatwiejsze. Zauważyliśmy również skrócenie czasu akceptacji wniosków w firmie ze standardowych 36h do 24h.
o 34% krótszy czas akceptacji wniosków
_CASESTUDY | opinie
Jako specjalista Product Development, widzę w firmie Worksmile doskonałą innowacyjną strategię, która daje jej przewagę konkurencyjną na rynku. Wykorzystanie platformy Worksmile do automatyzacji pracy zdalnej jest jednym z przykładów, jak firma ciągle rozwija swoje technologie, aby dopasować się do zmieniających się potrzeb rynku. Uważam, że ich elastyczne podejście do pracy zdalnej oraz oferowanie prostych rozwiązań dla swoich pracowników jest godne pochwały.
Benia, specjalista Product Development
_CASESTUDY | schemat
Procesy administracyjne, które zautomatyzowaliśmy w Platformie
_CASESTUDY
Korzyści dla firmy i pracowników Worksmile
Dzięki wykorzystaniu możliwości Platformy i aplikacji Worksmile osiągnęliśmy nowy poziom w zarządzaniu pracą zdalną w firmie. Z tego wygodnego narzędzia korzysta każdy pracownik. Przejrzysty panel zarządzania wnioskami znacząco usprawnia pracę, dając możliwość monitorowania wniosków pracowników w czasie rzeczywistym.
Elektroniczne wnioski o pracę zdalną pomogły nam skuteczniej zarządzić zmianą i ograniczyć związane z nią obawy i niepewność. Zapobiegliśmy w ten sposób chaosowi i wewnętrznej dezinformacji. Każdy pracownik wiedział, gdzie szukać informacji i intuicyjnie podążał za prostym procesem składania wniosków online.
Platforma Worksmile wyręczyła nasz zespół HR i Administracji w bieżącym monitorowaniu liczby dni pracy zdalnej okazjonalnej i udostępnianiu tych informacji pracownikom. Dzięki temu zyskali oni więcej przestrzeni na ambitne zadania związane z pracą z ludźmi i rozwojem naszych pracowników. Przełożyło się to bezpośrednio na wzrost zaangażowania w pracę i przywiązania do organizacji.
Dzięki systemowi do obsługi pracy zdalnej online wszystkie decyzje zapadają szybciej i angażują tylko najpotrzebniejsze osoby w firmie.
Automatyzacja obsługi pracy zdalnej w firmie,
terminowe wdrożenie wymaganych Ustawą regulacji
Worksmile jest średniej wielkości polską firmą zatrudniającą około 60 pracowników. Na rynku funkcjonuje od 2016 rok. Firma udostępnia polskim i zagranicznym przedsiębiorstwom oprogramowanie do zarządzania procesami związanymi z pracownikami w 3 głównych obszarach: wniosków o nieobecności, programu benefitów oraz komunikacji wewnątrzfirmowej.
Firma Worksmile kładzie nacisk na rozwój technologiczny i innowacyjność, co oznacza ciągłe ulepszanie i dopasowywanie do zmieniających się potrzeb rynku. Worksmile wspiera również ideę pracy zdalnej i elastycznych godzin pracy. Większość pracowników pracuje w modelu hybrydowym.
