Dokumenty i podpisy elektroniczne
Procesuj formalności HR
w jednym, cyfrowym obiegu
Worksmile porządkuje cały cykl życia dokumentów pracowniczych: od stworzenia umowy lub aneksu, przez personalizację na podstawie danych z systemu, aż po bezpieczny podpis elektroniczny i archiwizację. HR nie „produkuje plików” i nie pilnuje maili — proces sam prowadzi dokument przez kolejne kroki, z jasnym statusem, historią i dostępem dla właściwych osób.
Wspieramy HR i managerów zespołów, jednocześnie dbając o doświadczenia 100% pracowników – w całym cyklu życia pracownika
Szybsze domykanie
zatrudnień
i zmian
w umowach
Mniej błędów i poprawek
Automatyczne uzupełnianie danych ogranicza literówki i niespójności między wersjami dokumentów.
Pełna kontrola
nad statusem
i odpowiedzialnością
Większa zgodność
i gotowość na audyt
Jasna historia dokumentu, komplet załączników i uporządkowane repozytorium zmniejszają ryzyko operacyjne i chaos w dokumentacji
Kluczowe możliwości
Szablony dokumentów i automatyczne generowanie
Szybsze tworzenie dokumentów bez ręcznej pracy
Buduj bibliotekę szablonów (umowy, aneksy, zaświadczenia) z dynamicznymi polami. Dokument tworzy się automatycznie na bazie danych pracownika — bez kopiuj-wklej i bez „ostatniej wersji final_v7”.
Podpis elektroniczny wbudowany w obieg
Formalności „dzieją się” w procesie,a nie obok niego
Generuj dokumenty w odpowiednim momencie: podczas onboardingu, zmiany warunków zatrudnienia czy offboardingu. HR nie pamięta o plikach — system prowadzi krok po kroku.
Podpis elektroniczny wbudowany w obieg
Podpis elektroniczny wbudowany w obieg
Podpisuj dokumenty online po stronie pracownika i pracodawcy. Status podpisu i historia są w jednym miejscu, dzięki czemu nie ma wątpliwości, co jest już zamknięte, a co wymaga działania.
Potwierdzenia odbioru
Natychmiastowa informacja zwrotna
Repozytorium dokumentów + porządek w wersjach
Jedno źródło prawdy
w dokumentacji pracowniczej
Dokumenty trafiają do uporządkowanej przestrzeni pracownika i HR. Łatwo wrócić do właściwego pliku, sprawdzić kompletność i ograniczyć ryzyko posługiwania się nieaktualną wersją.
Jak firmy wykorzystują nasze rozwiązanie?
Onboarding na dużą skalę
Umowa, klauzule, oświadczenia i potwierdzenia generują się automatycznie i trafiają do podpisu. HR widzi statusy i domyka proces bez ręcznych ponagleń.
Efekt: szybszy start pracownika i mniej blokad operacyjnych
Zmiany warunków zatrudnienia (awans, aneks, zmiana etatu)
Manager inicjuje zmianę, HR generuje dokument z szablonu, podpisy odbywają się online, a finalny plik automatycznie ląduje w dokumentach pracownika.
Efekt: krótszy czas obsługi i mniej błędów formalnych
Offboarding i porządkowanie dokumentacji
Zestaw dokumentów offboardingowych jest tworzony i podpisywany w jednym obiegu, a HR ma komplet oraz historię działań bez szukania po folderach i skrzynkach.
Efekt: mniejsze ryzyko i większa kontrola przy zakończeniu współpracy
Wspieramy HR i managerów zespołów, jednocześnie dbając o doświadczenia 100% pracowników – w całym cyklu życia pracownika
HR: mniej produkcji dokumentów, pełna kontrola obiegu i uporządkowane archiwum.
Manager: szybsze domykanie zmian w zespole, mniej blokad i przepychanek mailowych.
Pracownik: prosty proces podpisu i dostęp do dokumentów w jednym miejscu.
Zaufało nam ponad 360 klientów i 200 000 pracowników
Platforma z której ludzie naprawdę korzystają dzięki czemu projekty HR przynoszą realne efekty.
Case Study
Czy chcesz wiedzieć więcej o naszej platformie?
Zobacz najczęściej zadawane pytania, a jeśli masz dodatkowe kliknij w guzik „Umów spotkanie”
Jak Worksmile zwiększa efektywność organizacji?
Worksmile pozwala firmom wybrać tylko te funkcje, których realnie potrzebują, i dopasować je do istniejących procesów, zamiast zmuszać organizację do pracy według sztywnego systemu. Dzięki temu procesy HR, komunikacyjne i benefitowe stają się szybsze, prostsze i bardziej przewidywalne.
Platforma łączy horyzontalnie wiele obszarów — procesy HR, komunikację wewnętrzną oraz zarządzanie benefitami — konsolidując je w jednym, spójnym narzędziu. To eliminuje chaos narzędziowy i rozproszenie danych, a jednocześnie daje oszczędności finansowe.
HR i managerowie zostają realnie odciążeni operacyjnie dzięki jednemu panelowi do pracy z zespołem i procesami HR.
Pracownicy przestają szukać informacji w mailach, plikach i kilku systemach — wszystko, czego potrzebują, znajduje się w Worksmile.
Zarząd i decydenci zyskują spójne dane o funkcjonowaniu organizacji, które pozwalają lepiej oceniać performance i budować predykcje wspierające decyzje biznesowe w perspektywie kolejnych lat.
Efekt: mniej ręcznej pracy, mniej narzędzi, mniej chaosu — więcej kontroli, szybkości i lepszych decyzji.
Jak Worksmile wspiera dział HR w pracy operacyjnej?
Panel HR to centralne miejsce do zarządzania strukturą organizacji, historią zatrudnienia, danymi pracowników, procesami, dokumentami, wnioskami, komunikacją, benefitami oraz raportami. HR zyskuje jedno narzędzie do kontroli procesów end-to-end, co poprawia jakość obsługi pracowników i skraca czas działania oraz zmniejsza ryzyko błędów.
Jak Worksmile wspiera Managerów zespołów w pracy operacyjnej?
Panel Managera daje dostęp do kluczowych danych zespołu, frekwencji, danych benefitowych, wniosków, dokumentów i procesów. Manager otrzymuje jedno narzędzie operacyjne, które zwiększa jego sprawczość, przyspiesza podejmowanie decyzji, usprawnia komunikację z zespołem i pozwala prowadzić go w oparciu o aktualne dane.
Czy przejście z innej platformy do Worksmile jest trudne?
Nie — migracja przebiega według ustandaryzowanego procesu i jest prowadzona przez dedykowany zespół. Dane, struktury i historia przenoszone są bez zakłócania pracy firmy.
Czy Worksmile łatwo integruje się z naszymi obecnymi narzędziami?
Tak. Dostępne jest lekkie, dobrze opisane API oraz gotowe integracje (SSO, Systemy kadrowo-płacowe, ATS, Czas pracy). Efekt: automatyczna synchronizacja danych i eliminacja ręcznej pracy.
Jak Worksmile zapewnia bezpieczeństwo danych pracowników?
Platforma korzysta z szyfrowania danych, RBAC, logów audytowych, hostingu w certyfikowanych centrach danych i jest zgodna z RODO oraz ISO — minimalizując ryzyka prawne i operacyjne.
Czym Worksmile różni się od systemu kadrowo-płacowego?
Systemy kadrowo-płacowe są niezbędne do rozliczeń, list płac i obowiązków formalno-prawnych. Worksmile działa warstwę wyżej — wspiera codzienną pracę HR, managerów i pracowników, tam gdzie faktycznie powstaje efektywność organizacji.
Worksmile:
porządkuje i automatyzuje procesy HR (onboarding, offboarding, dokumenty, zgody, wnioski, ankiety, oceny pracownicze),
centralizuje i usprawnia komunikację wewnętrzną,
zarządza benefitami pracowniczymi,
daje managerom i HR jedno narzędzie operacyjne do pracy z zespołem,
zapewnia spójne dane i raporty wspierające decyzje zarządcze.
System kadrowo-płacowy i Worksmile nie konkurują ze sobą, lecz się uzupełniają.
Dzięki integracji (API / SSO) dane są synchronizowane, a firma zyskuje:
mniej ręcznej pracy,
mniej błędów,
lepszy przepływ informacji,
większą przejrzystość procesów.
Efekt: kadry i płace zajmują się rozliczeniami, a Worksmile realnie poprawia sposób działania organizacji na co dzień.
W jaki sposób Worksmile pomaga ograniczyć koszty wielu narzędzi HR?
Zastępuje kilka odseparowanych systemów jednym ekosystemem, obniżając koszty licencyjne, wdrożeniowe i administracyjne.