Jak policzyć koszty pracy zdalnej? Jako dyrektor finansowy Worksmile – platformy łączącej firmową komunikację, zarządzanie nieobecnościami i benefity pracownicze w jednym miejscu – sam zadałem sobie to pytanie. Nowelizacja Kodeksu pracy weszła w życie kilka tygodni temu, jednak przepisy dotyczące pracy zdalnej zaczną obowiązywać od 7 kwietnia. Pozostały czas wielu pracodawców przeznacza na przygotowanie swoich organizacji na pracę zdalną.
W tym artykule nie zamierzam się koncentrować na zagadnieniach typowo kadrowych i administracyjnych – choć stanowią one niebagatelną część wyzwania przed którym stoją pracodawcy. Ze swojej strony polecam webinar Worksmile (dostępny tutaj), w trakcie którego omówione zostały najważniejsze aspekty nowych regulacji. Chciałbym się skupić na tych zagadnieniach pracy zdalnej, które są najbliższe mojej roli – czyli kwestii związanej z kalkulacją kosztów pracy zdalnej.
1. Compliance, czyli w zgodzie z przepisami
Na wstępie warto zauważyć, że praca zdalna w zdecydowanej większości przypadków będzie dotyczyć pracowników biurowych, których podstawowy sprzęt to komputer (najczęściej laptop) i telefon. To z myślą o takiej sytuacji, przeprowadzę w kolejnych akapitach kalkulację kosztów pracy zdalnej. Zacznijmy jednak od zarysowania ram kodeksowych.
Podstawa prawna - Kodeks pracy
Znowelizowany Kodeks pracy, w Art. 67 24. § 1. pkt 2 stanowi, że:
Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Dalej w § 4 czytamy, iż:
Obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w § 3, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Tym samym Kodeks explicite wskazuje, że pracodawca powinien pokryć koszty:
- zainstalowania się pracownika na pracy zdalnej,
- prądu i internetu.
Pokrycie tych kosztów pracy zdalnej może być zrealizowane poprzez ekwiwalent (rozumiany jako pokrycie faktycznych kosztów 1:1) lub ryczałt (kwota liczona według ustalonej stawki stałej).
Helpdesk dla pracowników zdalnych
W przypadku pokrycia kosztów organizacji miejsca pracy zdalnej zakładam, że pracodawcy będą w sposób zdalny oferować pomoc IT (Helpdesk). Trudno sobie wyobrazić scenariusz, w którym firmy pozostawią pracowników samym sobie i ewentualnie zgodzą się na pokrywanie kosztów podmiotów trzecich (nieautoryzowanych w żaden sposób).
Koszty pracy zdalnej - prąd i Internet
Z kolei w kwestii pokrycia kosztów pracy zdalnej, czyli prądu i Internetu konieczne będzie ustalenie metody kalkulacji kosztów i ich zwrot w jednej z dwóch dopuszczalnych form – ekwiwalentu lub ryczałtu.
Jakich kosztów pracodawca NIE musi pokrywać?
Znowelizowany Kodeks nie nakazuje pracodawcom pokrywać kosztów pracy zdalnej związanych z wyposażeniem stanowiska np. biurka, czy fotela. Co więcej, pracownik, aby móc pracować zdalnie, oświadcza, że ma odpowiednie do tego warunki. Trudno zatem mu/jej argumentować, że musi dostać wyposażenie lub środki na takowe. Oczywiście są pracodawcy, którzy dbając o wellbeing (dobrostan) i zaangażowanie swoich pracowników (i których na to stać) dostarczą im dodatkowy monitor, czy ergonomiczny fotel. Nie jest to jednak ustawowym obowiązkiem pracodawcy w mojej opinii.
2. Ryczałt czy ekwiwalent, czyli jak to policzyć?
Osobiście jestem zwolennikiem konceptu brzytwy Ockhama, czyli zasady, zgodnie z którą w wyjaśnianiu zjawisk należy dążyć do prostoty. Zgodnie z tą zasadą wybieramy takie wyjaśnienia, które opierają się na jak najmniejszej liczbie pojęć i założeń. Co to znaczy w tym przypadku? Zdecydowanie ryczałt. I to możliwie jak najmniej skomplikowany, czyli bez nadmiernego różnicowania pracowników ze względu na poziom stanowiska, czy działy, w których pracują.
Jak w praktyce policzyć koszty pracy zdalnej?
Znowelizowany Kodeks wskazuje, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności:
- normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, oraz ich udokumentowane ceny rynkowe,
- ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału,
- normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Krok pierwszy: Ile prądu zużyją narzędzia pracy pracownika zdalnego?
Metoda najdokładniejsza – z użyciem watomierza
Tak wiem – brzmi jak wariactwo, ale to proste urządzenie kosztuje około 50 zł i jest dostępne w większości marketów z elektroniką lub w sklepach internetowych. Wówczas podłączamy nasz sprzęt do prądu przez taki watomierz i odczytujemy wartość energii.
Metoda najszybsza – z użyciem tabliczek
Można sprawdzić tzw. tabliczki znamionowe lub naklejki na zasilaczach lub sprzęcie. Pamiętać jednak należy, że parametry na nich mają co do zasady charakter maksymalny, a nie średni, więc to będzie wersja najdroższa.
Coś po środku – z użyciem danych z Internetu
Dla tradycjonalistów Google, dla geeków - chat GPT, z których się dowiemy, że przeciętny laptop biurowy zużywa od 30 do 60 watów podczas normalnego użytkowania, takiego jak przeglądanie stron internetowych i edycja dokumentów. Jednak podczas bardziej intensywnych zadań, takich jak granie w gry lub edycja filmów, zużycie prądu może wzrosnąć do 100 watów. Komputer stacjonarny może zużywać 300 W (maszyny gamingowe nawet kilka razy więcej).
Na ten moment wybrałem opcję najszybszą z użyciem watomierza.
Mój laptop Dell Latitude z procesorem i7 na zasilaczu ma informację o 90W. Monitor (Dell 24 cale) – 20W. Razem 110W, co przy 8 godzinach pracy daje 0,88kWh (110 : 1000 x 8).
Po testach zużycia energii przez moje sprzęty watomierzem skorygowałem ten wynik. Laptop w ciągu 20 minut testu zużył blisko 0,021 kWh, co w skali godziny daje 0,063 kWh. Z kolei monitor pobrał w ciągu 15 minut testu 0,005 kWh, czyli w ciągu godziny 0,02 kWh.
W tym miejscu niektórzy zadadzą pytanie, dlaczego 8 godzin, skoro Kodeks pracy nakazuje pracownikowi robienie przerw w pracy przed monitorem w każdej godzinie 5 minut oraz przerwa 15-minutowa wliczana do czasu pracy przy co najmniej 6 godzinach pracy (Art. 134 KP). Można zatem powiedzieć, że ze sprzętu pracownik 8-godzinny korzysta 7 godzin i 5 minut.
Z mojej perspektywy, brzmi to jak nadgorliwość pracodawcy, bo nie oczekiwałbym od pracownika robiącego 5-minutową przerwę w godzinie by wyłączył komputer i pracował np. „na dokumentach”. Ale, przy pewnej skali organizacji te 55 minut mogą mieć też istotny wymiar finansowy, o czym później.
Koszty oświetlenia miejsca pracy zdalnej
Jest jeszcze jedna kwestia, której nie ująłem w swojej wyjściowej kalkulacji. Na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia odpowiedniego oświetlenia stanowiska pracy. Mówią o tym m.in. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej.
W kosztach ryczałtu pracodawca powinien zatem uwzględnić jako składową koszt doświetlenia miejsca pracy pracownika. Według mojego rozpoznania lampka biurkowa najczęściej korzysta z żarówki ledowej o mocy nie większej niż 10-11W, co oznacza konsumpcję energii na poziomie 0,011 kWh.
Sumując koszty konsumpcji energii elektrycznej laptopa, monitora oraz lampki otrzymujemy dzienne zużycie prądu na pracy zdalnej na poziomie:
0,063 kWh + 0,02 kWh + 0,011 kWh = 0,094 kWh w skali godziny = 0,752 kWh w ciągu 8 godzin
Krok drugi: Jaka jest stawka za zużycie 1 kWh?
Kolejny krok – ustal stawkę za 1kWh. Najprościej jest spojrzeć na swoją domową fakturę od dostawcy prądu (zakładając, że liczy według zużycia, a nie zaliczkowo). Następnie należy podzielić wartość faktury brutto przez ilość energii zużytej w okresie. Odradzam odczytywanie stawek wprost z faktury, bo najczęściej są netto (bez VAT i akcyzy) i niekompletne, bo nie zawierają opłat stałych (tzw. energii biernej, czyli kosztów dystrybucji). W moim przypadku faktura styczniowa daje wynik 0,77zł / kWh.
Niestety, tutaj także czyhają na nas potencjalne komplikacje, bo:
- stawka styczniowa jest prawdopodobnie w większości przypadków oparta o stare taryfy. Można się spodziewać, ze stawki na 2023 wzrosną po zatwierdzeniu przez URE,
- cena energii w 2023 roku będzie zależna od rocznego zużycia tzn. do słynnych 2000 kWh/rocznie pozostanie na poziomie z ubiegłego roku, ale powyżej tej wartości wzrośnie.
Stawka po podwyżce
Dlatego do dalszych kalkulacji użyję mojej stawki 0,77 zł / kWh powiększonej o spodziewany wzrost kosztów energii o 29% (za portalem wysokie napięcie, wzrost obejmuje zamrożenie cen, powrót akcyzy i VAT oraz spodziewany wzrost cen za dystrybucje prądu), co daje wynik 0,99 zł / kWh. Robię to też po to, by nie rewidować stawki za 2-3 miesiące.
Reasumując, dzień pracy zdalnej według powyższej metodologii oznacza koszt prądu 0,752 kWh x 0,99 zł = 0,75 zł.
Krok trzeci: Jaki jest koszt Internetu?
W wielu publikacjach oraz na LinkedInie pojawiają się opinie – nawet bardzo szanowanych przeze mnie ekspertów – że „wykorzystywanie prywatnego Internetu do pracy zdalnej nic dodatkowo pracownika nie kosztuje”. Nawet jeśli to w wielu przypadkach prawda (ludzie „na zdalnym” mają już Internet, więc nie ponoszą dodatkowego / inkrementalnego kosztu pracy zdalnej) to nie trafia do mnie argument, by z tego powodu nie rekompensować pracownikom tego wydatku.
Mogą bowiem oni argumentować, iż aby łączyć się np. z firmowym serwerem lub zrealizować telekonferencję potrzebują odpowiednich parametrów Internetu i dla własnych prywatnych potrzeb mogłyby one być mniejsze. Dlatego byłbym ostrożny z podejściem, że „za Internet się nie należy”. Chyba, że pracownicy dostaną od nas Internet mobilny np. w telefonie służbowym.
Opłata za Internet domowy
Znów posłużę się moim prywatnym przykładem – za łącze światłowodowe płace 50 zł brutto miesięcznie. Można to podzielić per dzień (brzytwa Ockhama) i da nam to wynik ok 1,67 zł dziennie kosztu Internetu.
Dla tych skrupulatnych (lub po prostu oszczędnych) myślę, ze dobrym pomysłem jest przeliczyć to na godziny:
1,67 zł dziennie : 24 godziny x 8 godzin pracy = 0,56 zł dziennie za Internet.
Krok czwarty: Jakie są koszty pracy zdalnej?
Sumując koszt zużycia prądu oraz koszt Internetu otrzymamy dzienny koszt ryczałtu za pracę zdalną.
Razem, ustawowe minimum daje nam:
0,75 zł + 0,56 zł = 1,31 zł dziennie ryczałtu za pracę zdalną.
3. Potencjalne rafy, na które lepiej nie wpaść
Stawka miesięczna vs dzienna
Zakładam, że część z czytających ten tekst może się zastanawiać dlaczego nie kalkuluję swoich stawek ryczałtu w skali miesiąca. Powód jest prosty – pracownikowi należy się ekwiwalent lub ryczałt za faktycznie przepracowany okres w trybie zdalnym. Co to znaczy?
- Gdy pracownik jest na urlopie wypoczynkowym, to nie pracuje, więc nie może dostać za ten dzień zwrotu kosztów pracy zdalnej.
- Pracownicy mogą pracować zdalnie w różnym wymiarze i nie należy ich traktować tak samo. Na przykład programista pracujący 5 dni zdalnie, mieszkający 300km od naszej siedziby nie może dostać takiego samego zwrotu kosztów, jak pracownik administracji, który zaledwie 1 dzień w tygodniu pracuje zdalnie (nie mówię o pracy zdalnej okazjonalnej).
Dlatego stawka dzienna w mojej ocenie jest dużo bardziej praktyczna. Dla tych pracodawców, którzy mają wiele osób na niepełnym etacie, może to być nawet stawka godzinowa.
KUPy i składki ZUS
Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami Kodeksu pracy Art. 67 25:
Pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Czyli analogicznie jak kilometrówka czy dieta za podróż służbową. To dobre rozwiązanie, bo tańsze dla wszystkich. Ale ma także swoją ciemną stronę – otóż ryzyko zakwestionowania przez organy, czy to skarbowe, czy ubezpieczeniowe – wysokości wypłacanego ryczałtu.
Spotkałem się już z informacjami prasowymi o pracodawcach, którzy tym trybem chcą przekazać pracownikom np. 1000 zł miesięcznie. To miło z ich strony, niemniej brzmi jak potencjalne ryzyko zakwestionowania przez ZUS i Skarbówkę, a w konsekwencji konieczność opodatkowania i oskładkowania (+ ewentualne kary dla pracodawcy). Unikałbym zatem takiej „dobroczynności”.
Cena energii i normy zużycia
Myślę, że we wcześniejszych akapitach widać było, ile jest możliwych sposobów policzenia zarówno norm zużycia prądu przez sprzęt, jak i stawek za energię elektryczną. Wyobrażam sobie, ze to jest szczególnie trudne w dużych organizacjach, gdzie pracownicy są rozsiani po różnych województwach (różne stawki za prąd), mają różne sprzęty (np. dwa monitory, drukarkę, komputer stacjonarny itd.) czy mieszkają w różnych domach i mieszkaniach. Dlatego bardzo ważne będzie by odpowiednio udokumentować proces ustalania tych standardów oraz być otwartym na jego cykliczny przegląd.
Rezygnacja pracowników ze zwrotu kosztów pracy zdalnej
Wiem, że u części z czytających w połowie drogi pojawiła się również taka myśl, czy nie lepiej darować to sobie, dać pracownikom jakieś podwyżki (lub nie) i nie komplikować sobie procesów i zadań. W końcu obsługa może być dużo droższa niż sam zwrot. Pamiętajmy jednak, że:
- Pracownik (nie wspominając o pracodawcy) nie może się zrzec ekwiwalentu lub ryczałtu.
- Jeśli nie wprowadzimy pracy zdalnej częściowej lub całkowitej w organizacji (których zwrot kosztów jedynie dotyczy), a nasz pracownik wykorzysta ustawowy limit 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej, to za każdy kolejny dzień pracy zdalnej będzie mu się należał zwrot kosztów.
Inne koszty pracy zdalnej
Ustawa mówi wprost o kosztach energii i usług telekomunikacyjnych (Internetu), ale pracodawca może zdecydować się na pokrycie innych kosztów. O jakich kosztach mowa? Na przykład amortyzacji mebli i wyposażenia domowego, z którego pracownik korzysta, kawy i herbaty lub przysłowiowych owocowych wtorków.
Pamiętajmy, że nowela KP mówi wprost (Art. 67 29), że:
Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.
Już słyszałem o pomysłach i postulatach dowożenia pracownikom na zdalnym cytrusów do domu wtedy, gdy są one w biurze. Można ten aspekt „rozbroić” pewną nadwyżką nad zwrot za prąd i Internet.
4. Podkładka, czyli dokumentacja wewnętrzna
Bez względu na metodę ustalania norm zużycia energii elektrycznej, kosztów Internetu i stawek za prąd, w pełni rekomenduję wszystkim pracodawcom przygotowanie dokumentacji wewnętrznej dotyczącej sposobu zwracania pracownikom kosztów pracy zdalnej.
Dlaczego warto?
- Jest to doskonały sposób by przejść przez proces w sposób metodyczny i uporządkowany.
- Jest to bardzo pomocny materiał do wykorzystania w ramach konsultacji z pracownikami.
Pamiętajmy, że Art. 67 20 mówi, iż:
Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, (…) Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
- Będzie to także materiał, który pomoże pracodawcy dokonać ewentualnej rewizji stawek i norm zużycia po pewnym czasie.
- Finalnie, w przypadku sporu z władzami podatkowymi lub ZUS, będzie do wyciągnięcia z szuflady. Dlatego też, w takiej dokumentacji wewnętrznej moim zdaniem warto zamieścić komentarz nt. sposobu ustalania norm i stawek oraz ewentualnych innych pozycji (np. wspomnianego dodatku „meblowego”).
Kalkulacja kosztów pracy zdalnej - praktyczne podpowiedzi
Jak już wspomniałem, warto pomyśleć o watomierzu. Nie trzeba zapewne weryfikować wszystkich sprzętów – próbkowanie jest standardową metodą ustalania wartości w dużych zbiorach. Kwestia tego, by próbka była optymalnie dobrana (reprezentatywna).
Drugi pomysł – jak ustalić stawkę za prąd – poprośmy naszych pracowników, przynajmniej tych z którymi konsultujemy regulamin, ale może szerzej, o pokazanie faktur za prąd. Tutaj również będziemy mieć jakąś próbkę, która pozwoli nam ustalić koszt 1kWh prądu czy Internetu. Oczywiście pracownicy mogą odmówić – wówczas robimy to „po swojemu”, ale automatycznie zbijamy argument załogi, że może być za nisko.
Praktycznym podejściem do tematu kalkulacji kosztów pracy zdalnej jest również zastosowanie stawki dziennej zamiast miesięcznej.
Koszty pracy zdalnej oczami Dyrektora Finansowego
Jak widać, przed pracodawcami – tylko w samym liczeniu ryczałtu za pracę zdalną – jest co robić. A ten aspekt wdrożenia jest jednym z wielu (może nawet tym łatwiejszym). Trzeba pamiętać o całym paperflow związanym z wdrożeniem, ale przede wszystkim późniejszym funkcjonowaniem pracy zdalnej.
Tu z pomocą przychodzi jedna z najnowszych funkcjonalności platformy Worksmile –zarządzanie nieobecnościami pracowników, która wspiera pracodawców w ustawieniu prawidłowo procesu administracji pracy zdalnej.
Niestety, dla firm wprowadzone w Kodeksie pracy zmiany oznaczają po prostu zwiększenie kosztów, bo dotychczas każdy z nas miał ludzi „na zdalnym” i nie generowało to kosztów. Pracownicy też byli zadowoleni, bo mieli kilka godzin tygodniowo czasu więcej na własne potrzeby.
Ewentualne oszczędności związane z mniejszym zespołem na miejscu i kosztami biura są już dawno zdyskontowane w naszych prognozach i budżetach. Dochodzi nowy koszt, którego nie jesteśmy w stanie uniknąć. Można go jedynie optymalizować, co przy kilkunastu pracownikach nie da istotnych oszczędności, ale przy np. 1000 etatach już tak.
Przykładowo: 50 groszy różnicy dziennie na stawce, daje w modelu pracy hybrydowej 3 : 2 (3 dni zdalnie i 2 stacjonarnie) całego zespołu około 80 tys. zł rocznie różnicy.
Ponadto, wielu pracodawców już teraz staje na głowie, by ściągnąć z powrotem do biur swoich pracowników. Z pewnością po nowelizacji Kodeksu pracy nie będzie im łatwiej.
