We współczesnym, niezwykle dynamicznym środowisku pracy, rola menedżera w radzeniu sobie z problemami pracowników wykracza daleko poza granice gaszenia wewnętrznych pożarów. Kluczem jest stworzenie miejsca pracy, w którym prawdopodobieństwo ich wystąpienia będzie zdecydowanie mniejsze. Takie proaktywne podejście obejmuje wspieranie kultury otwartej komunikacji oraz ciągłego uczenia się i wzajemnego szacunku, w której pracownicy czują się doceniani i wspierani. Oto nasz Poradnik Managera w radzeniu sobie z problemami pracowników.
Zrozumienie przyczyn
1. Załamanie komunikacji – zachowania wykraczające poza słowa
- Sygnały niewerbalne: Komunikacja niewerbalna, obejmująca język ciała, ton i mimikę twarzy, odgrywa kluczową rolę w interpretacji informacji. Zrozumienie tych sygnałów może wypełnić luki w komunikacji i zapobiec nieporozumieniom.
- Częstotliwość przekazywania informacji zwrotnych: Regularna i konstruktywna informacja zwrotna jest niezbędna nie tylko w procesie wyjaśnienia wzajemnych oczekiwań, ale także do proaktywnego reagowania na potencjalne nieporozumienia. Sprzyja to kulturze otwartego dialogu i ciągłego doskonalenia.
Według Deloitte’a pierwszą, najważniejsza zasadą przekazywania informacji zwrotnej jest - podkreślanie pozytywów, redukcja negatywów.
Deloitte wymienia 4 elementy skutecznego feedbacku:
- wewnętrzny dialog dawcy – przekonania na temat odbiorcy oraz jego zdolności i/lub charakteru, a nawet aktualnego usposobienia emocjonalnego dawcy;
- komunikacja niewerbalna – mowa ciała, ton i mimika między nadawcą a odbiorcą;
- komunikacja werbalna – słowa wypowiadane między poszczególnymi osobami mogą przyciągać najwięcej uwagi, ale spośród czterech elementów informacji zwrotnej często mają najmniejszy wpływ;
- wewnętrzny dialog odbiorcy – przekonania na temat siebie, osoby udzielającej informacji zwrotnej oraz informacji zwrotnej i sytuacji.
2. Konflikty osobiste – radzenie sobie z różnymi osobowościami
- Zderzenia osobowości: Miejsce pracy to zawsze różnorodność osobowości. Rozpoznanie i skuteczne zarządzanie tymi różnicami jest kluczem do zmniejszenia tarć i zwiększenia harmonii w zespole. Wdrażanie strategii rozwiązywania konfliktów i świadomość osobowości w zarządzaniu zespołem może być przełomowe.
Gallup wskazuje zwłaszcza na wagę pracy zespołowej i budowanie zespołu. Kiedy członkowie zespołu doceniają swoje mocne strony, skuteczniej nawiązują ze sobą relacje. Unikają potencjalnych konfliktów, zwiększają spójność grupy i tworzą pozytywny dialog.
- Równowaga między pracą a życiem prywatnym: Tworzenie zakresów obowiązków i planowanie zadań pracownikom, a to wszystko przy jednoczesnym uznaniu i poszanowaniu ich osobistych granic. Ma to kluczowe znaczenie w tworzeniu wspierającego środowiska pracy.
Skuteczne strategie według Poradnika Managera
1. Otwarte kanały komunikacji – wspieranie dialogu
- Regularne spotkania: Są podstawą kultury otwartego dialogu. Planowanie i organizacja zwięzłych spotkań, sprzyja tworzeniu przejrzystej i pełnej zrozumienia atmosfery pracy. Toruje drogę do wzajemnego zrozumienia i współpracy.
- Polityka otwartych drzwi: Dostępność szefa dla pracowników, ale przede wszystkim jego otwartość na ich problemy, a także wnioski i pomysły, może znacząco podnieść morale i zaufanie członków zespołów.
- poświęcali czas na nakreślenie standardów jakości pracy – nie mogą komunikować oczekiwań pracownikom, sami ich nie rozumiejąc;
- spotykali się z zespołem w celu budowania w nim zaangażowania;
- rozmawiali z zespołem o jego mocnych i słabych stronach – o tym jak i kiedy wykonują swoją najlepszą i najgorszą pracę.
Przeczytaj więcej >>> Komunikacja społecznościowa dla firm poniżej 50 pracowników
2. Rozwiązywanie konfliktów – równoważenie różnych interesów
- Sesje mediacyjne: Skuteczne mediacje, prowadzone zgodnie z zasadami neutralności i poufności, mogą pomóc w polubownym rozwiązywaniu konfliktów w miejscu pracy. To podejście oczyszcza wewnętrzną atmosferę z jednoczesnym poszanowaniem opinii wszystkich zaangażowanych stron.
- Działania integracyjne: Działania mające na celu budowanie zaufania i wspierania współpracy. To proaktywny krok szefa w kierunku łagodzenia napięć i promowania środowiska pracy opartego na kooperacji.
3. Tworzenie pozytywnego miejsca pracy – kultywowanie zaangażowania
- Programy uznaniowe: Nagradzania wkładu pracowników w pracę to coś więcej niż tylko gest uznania. To ważne narzędzie służące podnoszeniu morale zespołu i wspieraniu kultury doceniania.
- Elastyczne zasady: Dostosowywanie wewnętrznych strategii do zróżnicowanych potrzeb zespołów pracowniczych. Zwiększy to nie tylko ich satysfakcję z pracy, ale także wzmacnia zaangażowanie organizacji. Elastyczność jest kluczem do stworzenia włączającego i wspierającego środowiska pracy.
Firmy w ramach swoich programów DEI będą priorytetowo traktować kobiety (79%), młodzież poniżej 25 roku życia (68%) i osoby niepełnosprawne (51%). Pod uwagę będą brane uwarunkowania religijne, etniczne i rasowe (39%), pracownicy w wieku powyżej 55 lat (36%) oraz osoby identyfikujące się jako LGBTQI+ (35%).
Poradnik Managera a zaawansowane taktyki
1. Inteligencja emocjonalna – serce skutecznego przywództwa
- Zrozumienie emocji: Zdolność do wykrywania i dokładnego interpretowania sygnałów emocjonalnych w miejscu pracy to jedna z kluczowych umiejętności skutecznego managera. Stanowi ona podstawę w budowie skutecznych relacji z pracownikami i decyduje o sprawności w rozwiązywaniu konfliktów wewnętrznych.
- Empatia w działaniu: To spoiwo łączące zespoły. Demonstrowanie prawdziwej empatii to nie tylko zrozumienie uczuć innych, ale także reagowanie na nie w sposób, który sprzyja wzmacnianiu zaufania i wzajemnego szacunku.
2. Innowacyjne rozwiązywanie problemów – wyznaczanie nowych terytoriów
- Kreatywna burza mózgów: Zachęcanie do kreatywności w rozwiązywaniu problemów może prowadzić do wdrażania innowacyjnych rozwiązań i zwiększenia spójności zespołu.
- Pętle informacji zwrotnej: Ciągły cykl informacji zwrotnych jest motorem wzrostu i zdolności adaptacyjnych w organizacji. Pętle te są niezbędne do dostrajania procesów oraz dostosowywania celów i wspierania kultury ciągłego doskonalenia i innowacji.
Dowiedz się również >>> Social intranet dla firm powyżej 50 pracowników
Według Hubspota pętla sprzężenia zwrotnego to proces, w którym „wyjścia systemu są zawracane i wykorzystywane jako dane wejściowe”. Inaczej mówiąc: to procesu wykorzystania informacji zwrotnej od klientów lub pracowników w celu stworzenia lepszego produktu lub miejsca pracy.
Panel Managera - wsparcie w zarządzaniu zespołami
Jedną z kluczowych funkcji Panelu Managera jest możliwość tworzenia oraz akceptowania i odrzucania różnego rodzaju wniosków pracowników, co obejmuje zarządzanie urlopami, nieobecnościami, czy budżetem działowym. Mobilna wersja Panelu Managera pozwala na łatwy dostęp do kluczowych funkcji z dowolnego miejsca, co dodatkowo zwiększa elastyczność zarządzania.
