Czym jest social intranet?
Bez wątpienia ten obszar komunikacji rozwija się w ostatnich latach szczególnie dynamicznie. By za nim nadążyć i móc korzystać z jego rozwiązań, nie trzeba jednak uruchamiać skomplikowanego procesu tworzenia takiego środowiska od podstaw.
Intranet dla firm a zaangażowanie pracowników
Social intranet to jedno z najważniejszych miejsc budowania zaangażowania pracowników. W swoim najnowszym raporcie State of the Global Workplace: 2023 Report Gallup szacuje, że „niskie zaangażowanie pracowników kosztuje światową gospodarkę 8,8 bln USD i stanowi 9% globalnego PKB”. To oznacza, że istnieje jeszcze duży potencjał na rozwój przedsiębiorstw i wysoki wzrost gospodarczy.
Polska z 14% zaangażowaniem pracowników zajmuje w Europie 27 miejsce (na 38 zbadanych krajów) i jest pod tym względem "średniakiem". Średnia światowa to 23%.
Kluczowe funkcjonalności social intranetu dla firm
Zdaniem przedstawicieli Forbes Human Resources Council skuteczna platforma intranetowa może odegrać kluczową rolę w osiągnięciu silnego zaangażowania pracowników. Zapewnia scentralizowane centrum komunikacji, współpracy i dzielenia się wiedzą w organizacji.
Zaprojektowanie platformy intranetowej, która zwiększa zaangażowanie pracowników, wymaga jednak uwzględnienia kilku kluczowych czynników:
- zaprojektowania rozwiązania skoncentrowanego na człowieku,
- wdrożenia modelu spójnej narracji,
- uwzględniającej tone of voice marki,
- uruchomienie kanału opinii pracowników, interakcji, grywalności, automatyzacji (AI) i badań.
Platformy social intranetowe dostosowane są do unikalnych potrzeb firm i ich pracowników, a zastosowane w nich funkcjonalności te potrzeby odzwierciedlają.
Ich konstrukcja uwzględnia szereg istotnych elementów, na których kluczowe znaczenie wskazują specjaliści. O wartości intranetu dla firm decydują:
1. Kanały informacyjne i wspierające aktywność użytkowników
Funkcje te zapewniają dostęp w czasie rzeczywistym do aktualizacji, postów i działań podejmowanych w intranecie. Służą one jako cyfrowe tablice ogłoszeń, na których pracownicy mogą dzielić się wiadomościami, informacjami i angażować się w dyskusje. Pomaga to w utrzymaniu łączności i informowaniu wszystkich o tym, co dzieje się w organizacji.
2. Profile pracowników
Profile pracowników oferują migawkę informacji zawodowych każdego pracownika, a w tym dane kontaktowe oraz obejmowane stanowisko. Dzięki temu współpracownicy mogą łatwiej odnajdywać się i łączyć ze sobą. Sprzyja to lepszemu nawiązywaniu kontaktów i podejmowaniu współpracy.
3. Grupy i społeczności
Grupy i społeczności umożliwiają pracownikom tworzenie lub dołączanie do wirtualnych przestrzeni skupionych wokół wspólnych zainteresowań, projektów lub działów. Funkcjonalność ta zachęca do współpracy, dzielenia się wiedzą i skoncentrowanych dyskusji w ramach określonych zespołów lub obszarów firmy.
4. Udostępnianie plików i dokumentów
Funkcje te umożliwiają pracownikom bezpieczne przesyłanie, przechowywanie i udostępnianie plików i dokumentów. Dzięki temu usprawniają również pracę zespołową i zarządzanie dokumentami.
5. Planer komunikacji
Możliwość przygotowania treści z wyprzedzeniem i zaplanowania ich opublikowania jest bardzo użyteczna. Dzięki temu można skupić się na tworzeniu treści w spokojniejszych momentach, a następnie ustawić ich publikację na bardziej optymalny czas, kiedy docelowa grupa odbiorców jest aktywna.
6. Organizacja wydarzeń
Wspólna przestrzeń do organizacji wydarzeń, spotkań oraz przypomnienia ważnych terminów dotyczących całej firmy i poszczególnych działów. Pomaga to pracownikom lepiej organizować swój czas pracy, planować harmonogramy zadań i pozyskiwać wiedzę na temat istotnych wydarzeń w organizacji.
7. Ankiety
Ankiety umożliwiają organizacjom zbieranie opinii i spostrzeżeń od pracowników. Można je wykorzystać do oceny satysfakcji pracowników, zbierania opinii na określone tematy lub podejmowania decyzji opartych na danych na podstawie wkładu pracowników.
8. Analityka i spostrzeżenia
9. Powiadomienia i alerty
Użytkownicy mogą dostosować powiadomienia i alerty, aby otrzymywać aktualizacje dotyczące określonych treści, dyskusji lub wydarzeń. Funkcja ta zapewnia, że pracownicy są powiadamiani o istotnych informacjach i mogą pozostać zaangażowani w to, co jest dla nich najważniejsze.
Dlaczego social intranet dla firm jest tak ważny w działaniach organizacji?
Wzrost znaczenia intranetu pokazał tegoroczny raport firmy badawczej Nielsen Norman Group: Intranet Design Annual, w którym zaprezentowała ona 10 najlepszych jej zdaniem platform intranetowych na świecie.
W ocenie autorów raportu, 2023 to rok poszukiwań przez pracowników lepszego kontaktu i możliwości współpracy ze sobą w miejscu pracy. Wpływ na to mają oczywiście praca zdalna, wirtualizacja działań zespołowych i elastyczne formy zatrudnienia.
Nielsen podkreśla, że skupienie się organizacji na łączności i współpracy było okazją do wykorzystania intranetu w celu zwiększenia produktywności, zaspokojenia potrzeb społecznych, wspierania rozwoju zawodowego i przyczynienia się do budowania pozytywnej kultury organizacyjnej.
Na liście 10 najlepszych na świecie platform intranetowych znaleźć można i polski akcent. To platforma firmy Żabka Polska.
Przeczytaj więcej > Budowanie marki pracodawcy w kanałach komunikacji wewnętrznej.
Intranet dla firm - wdrażaj, nie czekaj
Social intranet dla firm w istotny sposób usprawnia ich komunikację wewnętrzną. Tradycyjne metody komunikacji mogą być pozbawione waloru szybkiego docierania do adresatów.
W epoce globalizacji social intranet ułatwia komunikację w czasie rzeczywistym, przełamując bariery między działami, zespołami. Nawet te geograficzne.
Lepszy przepływ wiedzy i innowacji
Zwiększenie wydajności
Zwiększenie wydajności to kolejny atut posiadania przez organizacje dobrze rozwiniętego intranetu. Poprzez centralizację informacji i narzędzi firmy usprawniają wewnętrzny przepływ pracy.
Budowanie wspólnoty
Źródło kluczowych danych
Prywatność i bezpieczeństwo
Niezależnie od tego czy konkretna branża podlega krajowym wymogom regulacyjnym dotyczącym prywatności i bezpieczeństwa danych, intranet musi zapewniać w tej kwestii maksymalne wsparcie użytkownikom. Kontrola dostępu, szyfrowanie oraz regularne aktualizacje zabezpieczeń stanowią istotny element bezpieczeństwa firmy i jej pracowników.
Trendy w rozwoju social intranetu dla firm
Wraz z rozwojem technologii, social intranet staje się coraz bardziej funkcjonalnym i uniwersalnym narzędziem komunikacji.
Jakie trendy mają na to szczególny dzisiaj wpływ?
- Integracja sztucznej inteligencji (AI) – chatboty mogą pomagać użytkownikom, odpowiadając na typowe pytania, prowadząc ich do odpowiednich treści i automatyzując rutynowe zadania.
- Mobile-First Design – większy nacisk na dostępność mobilną intranetu.
- Employee Experience (EX) Focus – doświadczenie użytkowników intranetu jest podstawą projektowania jego rozwiązań.
- Integracja z narzędziami zewnętrznymi – możliwość płynnego łączenia się z aplikacjami zewnętrznymi.
- Integracja wideo i multimediów – obsługa coraz większej ilości treści wideo i transmisji na żywo.
- Narzędzia analityczne – narzędzia analizy zachowań użytkowników, ich zaangażowania i odbioru umieszczanych w nim treści.
Sprawdź, jak automatyzować procesy > Sztuczna inteligencja w HR.
Szukasz nowoczesnego intranetu dla firmy, który usprawni komunikację wewnętrzną? Poznaj Worksmile! Przeczytaj więcej o module komunikacji wewnętrznej lub umów spotkanie. Zobaczysz naszą Platformę od wewnątrz podczas prezentacji demo!
