Platforma kafeteryjna – Nowoczesne miejsce pracy jest zróżnicowane, dynamiczne i konkurencyjne. Oczekiwania pracowników niezmiennie rosną, więc obecnie benefity dla pracowników nie są niczym nadzwyczajnym. Benefity w pracy oferuje je przeważająca część pracodawców, niezależnie od tego czy są to firmy reprezentujące branżę finansową czy produkcyjną. Idąc dalej można zauważyć, że kandydaci podczas procesu rekrutacyjnego w pierwszej kolejności nie skupiają się na tym co mogą zaoferować swojemu przyszłemu pracodawcy, ale co on może zaoferować jemu (między innymi jakie świadczenia pracownicze otrzyma lub czy platforma kafeteryjna przyszłego pracodawcy pozwoli na wolny wybór benefitów).

W świecie idealnym wprowadzenie systemu benefitów dla pracowników wpływa na zwiększenie zysku i wsparciu realizacji celów, które przyczyniają się do zadowolenia i efektywności pracownika. Benefity mają za zadanie utrzymać pracowników, zmniejszyć rotację czy przyciągnąć utalentowanych kandydatów. Pełnią również funkcję motywującą. Nie powinno być więc zaskoczeniem to, że pracodawcy szukają rozwiązań, które pomogą zrealizować im strategię propracowniczą odpowiadającą na różnorodne potrzeby zatrudnionych. Stworzenie adekwatnej i atrakcyjnej oferty benefitów dla pracowników jest niewątpliwym wyzwaniem. Gdy spojrzymy na organizację szerzej zauważymy różne grupy pracowników, z różnymi potrzebami i oczekiwaniami.

Większość oferowanych przez dostawców rozwiązań HR to platformy działające w modelu SaaS. Dzięki temu uruchomienie takiego systemu w firmie może trwać chwilę. Mam na myśli to, że wdrożenie nie wiąże się z czasochłonnym projektem i skomplikowaną konfiguracją techniczną,  który angażuje wiele działów w organizacji.  Tak więc samo uruchomienie rozwiązania nie jest wyzwaniem, wyzwaniem jest to jakiego dostawcę wybrać i na co zwrócić uwagę.

Przygotowałam listę czterech punktów, które z naszego doświadczenia często wydają się być przez Klientów pomijane na samym początku przy wyborze platformy kafeteryjnej, a doceniane po jakimś czasie. Wtedy gdy system jest wykorzystywany na co dzień przez pracowników.

Platforma kafeteryjna – Aplikacja mobilna

W sferze prywatnej jesteśmy przyzwyczajeni, że mamy zainstalowaną na telefonie aplikację swojego banku, by szybko i sprawnie zrobić przelew, sprawdzić stan konta czy zapłacić rachunek. Mamy aplikację ulubionego sklepu, platformy społecznościowej czy nawigacji. Tego samego oczekujemy od rozwiązań biznesowych. Niezależnie czy jest to CRM, poczta firmowa czy platforma kafeteryjna. Nie chcemy czekać aż papierowy voucher zostanie mi dostarczony po kilku tygodniach, chcę zdecydować i wymienić punkty w tej samej sekundzie. Będąc w galerii handlowej chcę skorzystać z punktów ze świadczenia z  ZFŚS, które mogę wykorzystać na bilet do kina.

Kafeteryjny system benefitów Worksmile to również aplikacja mobilna, w której użytkownicy mogą w dowolnym momencie zweryfikować stan swojego portfela, sprawdzić jakie mają włączone benefity, złożyć wniosek o dofinansowanie okularów czy dowiedzieć się w jaki sposób może wykorzystać dodatkowy dzień wolny z okazji urodzin. Przejrzysty dostęp do informacji o świadczeniach pracowniczych jest istotny, gdy spojrzymy na swoją firmę szerzej: zarówno pracownik z centrali jak i pracownik z oddziału regionalnego, pracujący na produkcji czy zdalnie będzie miał równy dostęp do informacji.

Platforma kafeteryjna – Modułowość platformy / all-in-one

Praca w HR nie dotyka jedynie zarządzania benefitami i świadczeniami pracowniczymi, pracodawcy czy pracownicy HR odpowiadają za wiele różnych obszarów począwszy od rekrutacji, budowania kultury organizacji, wzmocnienia zaangażowania i motywowania pracowników aż po planowanie systemu szkoleń i rozwoju. Wychodząc naprzeciw powyższym potrzebom powstało mnóstwo rozwiązań, które odpowiadają na wyzwania konkretnego problemu. Wiąże się to z ogromnymi kosztami, ale również czasem, który jest niezbędny do utrzymywania takich systemów i odpowiedniej ich moderacji.

Jednym z nadchodzących trendów w obszarze HR jest all-in-one, czyli połączenie wielu różnych funkcji w jednym rozwiązaniu oraz integracja rozwiązań poprzez API z funkcjonującymi już wewnątrz firmy rozwiązaniami.  

Platforma kafeteryjna w firmie wymaga więc spojrzenia holistycznego: pracownicy dostaną dostęp do miejsca, gdzie będą umieszczone wszystkie benefity i świadczenia pracownicze (niezależnie od tego czy są to ubezpieczenia medyczne, czy dopłata dojazdów do pracy). Dodatkowo będą mieć możliwość korzystania z portalu pracowniczego, dzięki któremu komunikacja wewnętrzna w firmie stanie się dużo łatwiejsza i przyjemniejsza. Pracownicy działu HR w artykułach czy ogłoszeniach, będą mieć możliwość publikowania informacji o wszystkich dostępnych benefitach czy innych elementach w kafeteryjnym systemie wynagrodzeń, aktualizacjach regulaminu, zasad korzystania z danego świadczenia pracowniczego, czy też przekazać zmiany lub nowości w tym obszarze. Platforma kafeteryjna Worksmile to również dodatkowe miejsce dla pracowników do tworzenia grup społecznościowych wspierających ich zainteresowania i pasje. Jako element wspierający komunikację wewnętrzną w firmie dodaliśmy możliwość tworzenia ankiet, tak by w szybki sposób zapytać pracowników na przykład o to, którego dostawcę ubezpieczenia wybierają, czy wolą owoce w biurze w poniedziałek czy czwartek lub czy są zadowoleni z dostępnych benefitów i świadczeń pracowniczych.

Ciekawym rozwiązaniem jest połączenie  tego z wellbeingową grywalizacją, która wspiera pracodawców w tworzeniu zdrowej kultury organizacji i sprawnej komunikacji w firmie. Takiej gdzie pracownicy zbierają punkty za spalone kalorie, które wymieniają na nagrody dostępne w kafeterii benefitów. Innych z kolei może zainteresować wzięcie udziału w wydarzeniu firmowym lub akcji CSR. W konsekwencji platforma kafeteryjna będzie częściej odwiedzana przez pracowników, którzy zostaną zachęcani różnymi bodźcami zwiększając swoją świadomość oraz wiedzę dotyczącą oferowanych przez pracodawcę świadczeń pozapłacowych w kafeteryjnym systemie benefitów.

Warto zauważyć, że tradycyjna platforma kafeteryjna jest odwiedzana przez pracownika kilka razy w roku, więc nie jest to narzędzie, które buduje satysfakcję pracowników, a raczej jest traktowane jako kolejny system, do którego muszą zapamiętać login i hasło. Gdy firma szuka platformy kafeteryjnej w międzyczasie może się pojawić dodatkowa potrzeba w zakresie motywowania pracowników na przykład narzędzie do doceniania i nagradzania. W Worksmile w łatwy sposób przekażesz pracownikom informację zwrotną czy swoje uznanie dla ich pracy.

Worskmile jest rozwiązaniem modułowym, które posiada szeroki zakres funkcjonalności i pomaga firmom budować skuteczny kafeteryjny system wynagrodzeń. Platforma kafeteryjna Worksmile jest na tyle eleastyczna, że z łatwością można dostosować ją do własnych oczekiwań oraz projektu, który firma chce zrealizować w konkretnym momencie włączając lub wyłączając poszczególne funkcje w dowolnym czasie.

Platforma kafeteryjna – Elastyczność / Wszystkie benefity w jednym miejscu

Żyjemy w zmiennym otoczeniu, świat nie stoi w miejscu, tak samo jak firma, w której pracujesz. Zmiany są widoczne szczególnie jeśli patrzymy na rozwiązania technologiczne. Tradycyjne świadczenia pracownicze oraz platformy, które były popularne i nowoczesne – dzisiaj, jutro mogą okazać się niewystarczające. Co więcej zmieniają się również potrzeby organizacji w zakresie budowania skutecznego systemu wynagrodzeń i benefitów.

Przystępując do poszukiwań platformy kafeteryjnej kierujemy się tym co jest dla nas ważne w chwili obecnej. Warto jednak spojrzeć długofalowo na projekt i mieć świadomość, że będzie się on zmieniał i rozwijał. 

Tak samo stale powinna rozwijać się platforma kafeteryjna, którą wybieramy, aby w przyszłości odpowiadała na realne potrzeby administratorów i oczekiwań użytkowników. W Worksmile tworzymy rozwiązanie, które jest elastyczne i pozwala na realizację zmiennej strategii w systemie benefitów. Nasza platforma kafeteryjna jest tak skonstruowana, by można było ją łatwo modyfikować, zmieniać i by podążała za nadchodzącymi trendami. Niezależnie od tego czy od kilku lat oferujesz swoim pracownikom benefity w postaci karty sportowej, czy za kilka miesięcy będziesz ją chciał zmienić na kartę innego dostawcy – zawsze możesz ją umieścić w Worksmile, by pracownicy mogli w łatwy sposób przejść przez cały proces zamawiania karty online. To samo dotyczy systemów zewnętrznych. Jeśli teraz korzystasz z systemu kadrowo płacowego „A”, a w styczniu wymienisz go na system „B” – Worksmile dopasowuje się do takich systemów jakich potrzebujesz, a nie odwrotnie.  

Platforma kafeteryjna – Digitalizacja wniosków papierowych

Zarządzanie benefitami dla pracowników może być uciążliwe zarówno dla działów HR jak i dla samych pracowników. A to dlatego, że każde świadczenie pracownicze zamawia się w inny sposób, wypełnia się inne dokumenty, w innym czasie i z inną częstotliwością. Tworzy się z tego skomplikowany zestaw procesów, które po pierwsze trzeba opracować, następnie odpowiednio skomunikować, a potem dbać i pamiętać by były one stale aktualizowane. Jeśli pomyślimy tutaj o zmianie prawa pracy czy opodatkowaniu, zaczynamy się zastanawiać czy po pierwsze mamy zasoby wewnętrzne by jakościowo się tym zająć, a po drugie czy zwrot z takiego projektu będzie dla nas satysfakcjonujący i opłacalny. Warto więc wykorzystać udogodnienia i osiągnięcia transformacji cyfrowej również w sferze zawodowej. 

System kafeteryjny fitMarket od Worksmile pomaga automatyzować i przenosić papierowe wnioski do wersji elektronicznej. W rezultacie zmniejsza to znacząco ilość czasu potrzebnego do wypełnienia wniosku, ale również zmniejsza ryzyko błędów wynikających z nieprawidłowego wypełnienia danego formularza o benefity w pracy.

Dbamy również o doświadczenie pracownika, który nie musi szukać w intranecie lub w bazie wiedzy wzorów dokumentów do pobrania, które pozwolą mu uzyskać świadczenia pracownicze w postaci dofinansowania do okularów czy bezzwrotnej zapomogi. Pracownik nie traci czasu na drukowanie, wypełnianie, skanowanie i dostarczenie dokumentów do odpowiedniej osoby. Zamiast tego otwiera aplikację mobilną lub loguje się do Worksmile na komputerze, wypełnia odpowiednie pola i załącza niezbędne dokumenty. Widzi status swojego wniosku i na każdym etapie wie, co się z nim dzieje.

Podsumowując, kiedy stajemy przed wyborem platformy kafeteryjnej warto poświęcić trochę czasu na poznanie zalet i wad poszczególnych rozwiązań, i wybrać takie, które będzie odpowiadać potrzebom i oczekiwaniom firmy, a także podąży za nią i jej rozwojem. Należy wziąć pod uwagę ofertę benefitów i funkcjonalności dostępnych dla użytkowników, ale też zastanowić się, która platforma kafeteryjna pomoże nam w zbudowaniu skutecznego systemu motywowania pracowników, nie tylko w zakresie świadczeń pracowniczych. 

Chętnie odpowiemy na wszelkie pytania i pomożemy wybrać najlepsze rozwiązania dla Twojej firmy. Umów się na prezentację

[System kafeteryjny by Wikipedia]