Urlopy zmniejszają ryzyko L4 i wypalenia zawodowego
Wypoczynek i regeneracja to kluczowe czynniki zwiększające produktywność pracowników i ograniczające związane z ich utrzymaniem koszty. A te są ogromne.
W Stanach Zjednoczonych aż 55 proc. pracujących obywateli nie wykorzystuje całego, płatnego czasu wolnego. Co piąty z nich doświadcza problemów ze zdrowiem psychicznym.
Planowanie urlopów na linii manager - pracownik
Managerowie odgrywają szczególną rolę w kształtowaniu czasu wolnego pracowników. Z jednej strony promują silną kulturę firmy, ale i zadowolenie pracowników. Ich zadaniem jest bowiem zatrzymanie najlepszych talentów oraz utrzymanie motywacji i zaangażowanie zespołu.
Z drugiej zaś strony są odpowiedzialni za terminy realizacji projektów swojego zespołu i oczekiwania dotyczące jego wydajności. To oznacza odpowiedzialność za świadome zarządzanie wnioskami o urlopy swoich współpracowników. Pomagają im w tym skuteczne narzędzia do planowania urlopów, z których mogą świadomie korzystać członkowie ich zespołów.
Rozwiązania proponowane przez Platformę Worksmile udowadniają jak bardzo wdrożenie nowoczesnych narzędzi zarządzania urlopami może poprawić efektywność obsługi tego procesu. W skali miesiąca pozwala ona zaoszczędzić pracownikowi HR nawet 40 godzin pracy!
Zobacz więcej > Moduł zarządzania nieobecnościami
Kluczowe elementy zarządzania urlopami
Polityka urlopowa
Jasne i klarowne zasady polityki urlopowej oraz składania wniosków o urlop są podstawą dobrego zrozumienia stron – pracodawca-pracownik. Polityka urlopowa łączy szacunek dla prawa zatrudnionych do wypoczynku z poczuciem wspólnoty obowiązków związanych z realizacją wyznaczonych planów biznesowych firmy.
Dzięki polityce urlopowej pracownicy zyskują precyzyjne wytyczne i wiedzę, jak postępować z wnioskami o urlop. To właśnie w tym dokumencie firmy starają się określać ważne dla ich funkcjonowania okresy. Wszystko po to by urlopy pracowników nie destabilizowały funkcjonowania organizacji.
Proces wnioskowania o urlop
Polityka urlopowa zawiera także informacje o tym, z jakim wyprzedzeniem pracownicy powinni składać swoje wnioski urlopowe, oraz kto ma pierwszeństwo w wyborze terminów. Tworzenie jasnych wytycznych i zapisanie ich w dokumentach polityki urlopowej z pewnością ułatwia proces zgłaszania urlopów dla pracowników, a co za tym idzie pracę działu HR.
By zapisy polityki urlopowej były skuteczne i budowały ich zrozumienie warto przedstawiać je pracownikom w miejscach, w których są łatwe do odnalezienia i zaznajomienia się z nimi. Taką przestrzeń oferuje np. Platforma Worksmile. Dzięki temu wszystkie elementy zarządzania nieobecnościami są w jednym miejscu. Pracownik poznaje zasady i od razu z tego samego miejsca może składać swoje wnioski.
Zarządzanie urlopami w firmie – 12 dobrych praktyk >
Wnioski urlopowe online
Proces manualnego zatwierdzania wniosków o urlop jest trudny i czasochłonny, co może prowadzić do opóźnień w przetwarzaniu płac, niskiego poziomu satysfakcji pracowników oraz błędów w zarządzaniu czasem pracy.
Systemy do składania wniosków urlopowych online pozwalają pracownikowi na w pełni samoobsługowe i elektroniczne zarządzanie własnymi wnioskami. Mogą oni samodzielnie wybierać dni urlopowe i podawać szczegóły dotyczące swojego urlopu. Jeśli wniosek wymaga zatwierdzenia przez przełożonego, system automatycznie wyśle powiadomienie e-mailem. Automatyzacja zmniejsza również obciążenia administracyjne działów HR.
To największy walor takich rozwiązań. W ramach Platformy Worksmile każdy pracownik ma dostęp do panelu zarządzania wszystkimi rodzajami swoich nieobecności – np. urlopami czy zwolnieniami, a także pracą zdalną.
Jakie nowe urlopy przysługują pracownikom? Sprawdź nowelizację Kodeksu pracy w sprawie work-life balance >
Wnioski urlopowe online - korzyści dla pracodawcy i pracownika
Dzięki elektronicznemu systemowi do składania wniosków Pracodawca zyskuje pełny obraz nieobecności pracowników, z możliwością filtrowania takich danych jak rodzaje nieobecności, ich terminy, informacji o działach, w których zatrudnieni są na urlopie oraz o stanowiskach, które zajmują.
Forbes uznaje możliwość udostępnienia pracownikom narzędzi automatyzujących proces składania wniosków urlopowych za jeden z trzech elementów istotnych dla komfortu funkcjonowania pracownika w firmie.
Automatyzacja zarządzania urlopami usprawnia wszystkie procesy związane z tym obszarem i dotyczy:
- przyjmowania wniosków o urlop;
- kontroli salda urlopów pracownika;
- uzyskanie zgody przełożonego;
- ewidencji urlopu do naliczania płac.
Wnioski urlopowe online stają się coraz popularniejszym narzędziem oferowanym pracownikom do samodzielnego użytku przez działy HR. To już nie tylko platformy webowe, ale i aplikacje na urządzenia mobilne. Pracownicy zyskują możliwość zarządzania swoimi wnioskami, kontrolowania przebiegu ich zatwierdzania i śledzenia ilości pozostałych dni urlopu w zasadzie z każdego dowolnego miejsca, w którym się znajdują.
Wnioski urlopowe online - chcesz mieć je w swojej firmie?
Platforma Worksmile to dobry przykład tego jak w prosty i łatwy dla wszystkich sposób wdrożyć w firmie w pełni elektroniczny obieg wniosków urlopowych. I zyskać możliwość automatycznego zarządzania saldem dni wolnych oraz generowania raportów na temat urlopów pracowników.
Przeczytaj więcej o zarządzaniu nieobecnościami od Worksmile lub umów się na bezpłatną konsultację. Zobaczysz naszą platformę od wewnątrz podczas prezentacji demo!
