Dbanie o prawidłowy proces rozstania z pracownikiem jest równie ważne, jak profesjonalny onboarding. Jednym z kluczowych elementów zakończenia współpracy, zwanego także offboardingiem, jest exit interview, czyli wywiad offboardingowy. To rozmowa na zakończenie współpracy, prowadzona po otrzymaniu przez pracownika wypowiedzenia lub złożeniu wypowiedzenia przez firmę. Dzięki niej możesz zebrać cenne informacje, które pomogą poprawić warunki pracy, procesy HR oraz zminimalizować rotację w zespole. Nowoczesne rozwiązania umożliwiają przeprowadzanie ankiety ofboardingowej w formie elektronicznej, zintegrowanej z systemem kadrowo księgowym, co pozwala obsługiwać sprawy lokalnie i centralnie. Platformy te umożliwiają także tworzenie nieograniczonej liczby elektronicznych wniosków, w tym o dofinansowanie, zapewniając elastyczność i automatyzację procesów HR. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest exit interview, jakie pytania warto zadać oraz – co najważniejsze – udostępniamy gotowy szablon exit interview do pobrania w formacie PDF.
Dlaczego warto przeprowadzić rozmowę na zakończenie współpracy w kontekście utrzymywaniu najlepszych talentów?
Rozmowa końcowa, czyli wywiad offboardingowy, pozwala poznać powody odejścia pracownika i zidentyfikować obszary w firmie wymagające działania. Taki wywiad przeprowadzany podczas etapu offboardingu to kluczowy moment, by zebrać szczere opinie o kulturze organizacyjnej, atmosferze, relacjach z przełożonymi i klarowności codziennej komunikacji. To również okazja do uzyskania informacji zwrotnych, których obecni pracownicy mogą nie chcieć przekazywać wprost. Exit interview to także moment doceniania odchodzących pracowników oraz szansa, by monitoruj opinie i monitoruj zaangażowanie zespołu. Właściwie przeprowadzone exit interview wspiera budowanie pozytywnego wizerunku firmy i usprawnia jej funkcjonowanie, także w obszarze rekrutacji nowych pracowników.
Co powinna zawierać dobra ankietę ofboardingową i szablon wywiadu offboardingowego?
Profesjonalny szablon wywiadu z odchodzącym pracownikiem powinien być prosty i przemyślany. Zadbaj o to, by znalazły się w nim:
- Kilka otwartych pytań dotyczących: powodów odejścia lub wypowiedzenia, doświadczeń w firmie, współpracy z zespołem, oceny benefitów czy sugestii dla przyszłych pracowników.
- Przestrzeń na uwagi pracownika oraz notatki prowadzącego wywiad offboardingowy.
- Podsumowanie i rekomendacje dla działu HR lub kadry menedżerskiej.
- Możliwość wyboru pytań oraz uproszczenie procesu zapisów dzięki cyfrowym narzędziom, co zwiększa elastyczność i pozwala lepiej dopasować szablon do potrzeb organizacji.
Szablon powinien zapewniać poufność oraz komfort rozmówcy. Łatwość powielenia i modyfikacji pytań pozwoli dopasować go do profilu i specyfiki organizacji.
Exit interview krok po kroku – praktyczne wskazówki, jak monitoruj opinie
Aby rozmowa na zakończenie współpracy była efektywna i komfortowa dla obu stron, HR powinien zadbać o odpowiednie warunki i czas na spokojną wymianę opinii. Exit interview czy wywiad offboardingowy nie powinien być formalnością – rozpocznij go od szczerego podziękowania za dotychczasową współpracę. Zachęć pracownika do dzielenia się opinią i zapewnij o pełnej poufności. Zapisuj kluczowe informacje, by móc potem do nich wrócić i wyciągnąć odpowiednie wnioski.
Warto zadawać pytania otwarte, na przykład:
- Co skłoniło Cię do podjęcia decyzji o wypowiedzeniu i rozstaniu z firmą?
- Co najbardziej ceniłeś/aś w pracy w naszej organizacji?
- Jak oceniasz przebieg offboardingu i przekazanie obowiązków?
- Jak możesz opisać współpracę z przełożonymi i zespołem?
- Co możemy zmienić, by lepiej wspierać pracowników?
Nowoczesne narzędzia HR pozwalają analizować zachowania zespołu, typy nieobecności (np. urlop wypoczynkowy, wnioski na żądanie) oraz inne aspekty procesu offboardingu, co usprawnia zarządzanie i komunikację w organizacji.
Procesy administracyjne podczas offboardingu pracownika
Sprawne zarządzanie procesami administracyjnymi podczas offboardingu pracownika to klucz do zachowania spójności i efektywności w firmie. Właściwe podejście do zarządzania benefitami pracowniczymi oraz nieobecnościami pracowników pozwala nie tylko ograniczyć ryzyko błędów, ale także usprawnić wykorzystanie zasobów i utrzymać najlepsze talenty w organizacji.
Worksmile to innowacyjna platforma intranetowo-społecznościowa, która skutecznie angażuje użytkowników i wspiera zarządzanie benefitami pracowniczymi na każdym etapie współpracy – również podczas offboardingu. Dzięki Worksmile możesz w prosty sposób monitorować nieobecności pracowników, raportować je oraz automatycznie zarządzać benefitami pracowniczymi, co znacząco upraszcza procesy administracyjne i pozwala ograniczyć marnotrawstwo zasobów.
Projektując program świadczeń, warto uwzględnić indywidualne potrzeby twojej firmy i pracowników. Worksmile umożliwia tworzenie elastycznych, spersonalizowanych programów świadczeń, które wspierają utrzymywaniu najlepszych talentów i budują silne poczucie przynależności w zespole. Automatyczne zarządzanie benefitami pracowniczymi pozwala na centralne sterowanie świadczeniami, minimalizując ryzyko błędów i zapewniając szybki dostęp do wszystkich niezbędnych informacji z jednego miejsca.
Podczas offboardingu niezwykle istotna jest także sprawna synchronizacja danych oraz zarządzanie dostawcami usług. Worksmile integruje się z innymi narzędziami i systemami kadrowo-płacowymi, co pozwala na płynne przekazywanie informacji i usprawnia firmowe procesy. Dzięki temu możesz mieć pewność, że wszystkie świadczenia i benefity zostaną rozliczone zgodnie z polityką firmy, a dostępność pracowników oraz ich zaangażowanie będą stale monitorowane.
Worksmile umożliwia również monitorowanie opinii pracowników poprzez ankiety pulse check oraz analizę anonimowych wniosków, co pozwala lepiej zrozumieć potrzeby zespołu i optymalizować strategię benefitową. Innowacyjna platforma intranetowo-społecznościowa nie tylko ułatwia komunikację, ale także buduje silne poczucie przynależności i podnosi produktywność, skutecznie angażując użytkowników w życie firmy.
Wdrożenie nowoczesnych narzędzi, takich jak Worksmile, pozwala usprawnić zarządzanie benefitami pracowniczymi, uprościć procesy administracyjne i lepiej odpowiadać na potrzeby twoich pracowników. To inwestycja, która przekłada się na większą efektywność, spójność i satysfakcję całego zespołu – również podczas zakończenia współpracy.
Pobierz darmowy szablon exit interview PDF i wykorzystaj go do analizy odejść pracowników
Aby ułatwić cały proces offboardingu, przygotowaliśmy gotowy szablon wywiadu offboardingowego do pobrania w formacie PDF. Skorzystaj z niego podczas rozmowy na zakończenie współpracy, by zebranie opinii i wniosków było szybkie i uporządkowane.
Stosowanie dobrze zaplanowanego exit interview/wywiadu offboardingowego pokaże, że naprawdę liczysz się ze zdaniem pracowników i chcesz stale podnosić jakość działań HR w Twojej organizacji.
