Jak stworzyć skuteczny plan HR? Specjaliści HR odgrywają kluczową rolę w sukcesie swojej organizacji. Wyrażenie „kapitał ludzki” przez lata zaliczane do kanonu korposłownictwa, dzisiaj nabiera znaczenia szczególnego. Odpowiedzialność za pozyskiwanie, rozwój i powstrzymywanie odejść talentów, czyni z HR-managera „rozgrywającym” na polu najcenniejszych zasobów firmy. Jeżeli do tego dołączymy także zarządzanie relacjami z pracownikami i budowanie kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa również w oparciu o regulujące rynek pracy prawodawstwo – jego rolę trudno przecenić. Przy tak wielu obowiązkach, staranne zaplanowanie roku pracy specjalisty HR jest podstawą jego późniejszych sukcesów.
Plan HR z wyprzedzeniem
Jako specjaliści HR musimy umieć planować swoje działania z wyprzedzeniem. Oznacza to konieczność rozumienia przez nas mechanizmów rynku pracy, branży, w której działa nasza organizacja i trendów na nią wpływających. Musimy także umieć „czytać” ludzi, rozumieć ich motywacje i to, czego szukają w pracy. Dzięki tej wiedzy możemy pomóc swojej firmie wyprzedzać konkurencję sprawiając, że będziemy dysponowali odpowiednimi ludźmi na właściwych stanowiskach, we właściwym czasie.
Jak najlepiej budować plan działań HR w oparciu o wiedzę nt. pracowników firmy? W małych organizacjach to nie jest problem. W średnich i dużych, dostęp do tych informacji to już prawdziwe wyzwanie. Z pomocą przychodzi nam technologia. Nowoczesne aplikacje – takie jak Worksmile – nie tylko ułatwiają automatyzację pozyskiwania wiedzy np. o pracownikach, ale także ułatwiają komunikację z nimi, angażowanie do wspólnych projektów, a tym samym kształtowanie kultury organizacyjnej firmy w oparciu o przyjętą przez nas strategię i plan działań HR.
Na początek: pytania
Planując swój kolejny rok pracy, powinniśmy upewnić się, że maksymalnie wykorzystujemy swój czas i zasoby:
- Ustaliliśmy cele na dany rok - mamy wizję, co i dlaczego chcemy osiągnąć;
- Sporządziliśmy listę priorytetów - co jest dla nas najważniejsze?;
- Zaplanowaliśmy czas w swoim kalendarzu - kiedy będziemy pracowali nad każdym celem?
- Delegowaliśmy zadania i zbudowaliśmy sieć wsparcia - kto może pomóc nam osiągnąć cele?
- Określiliśmy narzędzia pomiaru - jak zmierzymy swój sukces?
10 kluczowych elementów planu HR
Element 1: Wizja i cele
Będąc specjalistami HR powinniśmy wiedzieć, co chcemy osiągnąć i dlaczego. Nie czekajmy, aż organizacja określi, czym powinien być nasz HR.
Dostępnych jest wiele źródeł wiedzy, z których możemy skorzystać. Analiza dostępnych badań rynku pracy pozwoli nam zorientować się, co jest możliwe. Studiujmy wszystko, co może nam pomóc. Omówmy swoje pomysły z zespołem kierowniczym, aby uzyskać ich wkład i poparcie.
Skoncentrujmy się na pozyskiwaniu i zatrzymywaniu talentów, motywowaniu pracowników i zwiększaniu ich zaangażowania. Aby określić jasne cele w rocznym planie działań HR, musimy wziąć pod uwagę doświadczenie pracowników, proces onboardingu, plany kariery itp.
Oczywiście pozyskiwanie danych z zewnątrz organizacji, zakup badań i analiz rynkowych może być dla działów HR kosztowny. Dlatego w naszych planach zawsze warto uwzględnić takie narzędzia jak wewnętrzne ankiety.
Sprawdź, jak przeprowadzić ankietę satysfakcji pracowników >
I tutaj również bardzo dużym ułatwieniem, zarówno w przygotowaniu i udostępnianiu ankiet jak i pozyskiwaniu informacji, będzie skorzystanie z narzędzi takich jak Worksmile. To nie tylko sposób na sprawną techniczna obsługę naszej ankiety, ale i stworzenie warunków dla budowania konkretnych wydarzeń, grup, które aktywnie wesprą nasze działania.
Zdanie skupionej wokół tematu społeczności może przynieść nam ten rodzaj wiedzy, której w żaden inny sposób nie będziemy w stanie pozyskać.
Element 2: Strategia HR
Nasze cele jako liderów HR muszą być zgodne z celami organizacji i przez nią wspierane. Pracownicy na każdym szczeblu powinni znać i rozumieć swoją rolę we wspieraniu kultury organizacyjnej i strategii HR. Także poprzez umiejętność posługiwania się dostarczanymi im narzędziami HR. Po dokonaniu oceny potrzeb wewnętrznych firmy, ale i jej otoczenia, możemy przejść do tworzenia skutecznego planu działania HR.
Tworzenie i aktualizacja schematów organizacyjnych to doskonały sposób, aby zwizualizować strukturę firmy. Pokazać, kto jest za co w niej odpowiedzialny. Kto komu w firmie podlega. To właśnie wtedy doskonale widać, jak powinno przebiegać planowanie w obszarze zatrudnienia.
Element 3: Przewodnik zatrudnienia
Narzędziem, które zdecydowanie ułatwia pracę specjaliście HR jest przewodnik zatrudnienia. Głównym jego celem jest pomoc w prowadzeniu polityki zatrudniania i wdrażania pracowników. Przewodnik służy także do nakreślenia ról i obowiązków pracowników, których chcemy zatrudnić. Powinien również zawierać informacje o rodzajach umów na każdym stanowisku. Warto doń włączyć szablon rocznego planu szkoleń HR.
Warto też zadbać o to, by do tego typu informacji pracownik miał zawsze łatwy dostęp. Worksmile daje taką możliwość działom HR. Więcej, umożliwia aktywny dialog z pracownikami.
Możliwość zadania bezpośredniego pytania i otrzymania na nie szybkiej odpowiedzi buduje zaufanie do firmowego HR-u.
Element 4: Komunikacja
Jako głos kultury organizacyjnej naszej firmy powinniśmy wykorzystać swoje umiejętności do budowania skutecznej komunikacji wewnętrznej. Także w kontekście pomocy innym w komunikowaniu się między sobą i zespołami. Ale nie tylko.
Komunikacja wewnętrzna to także te działania, które skutecznie budują wspólnotę organizacji wokół realizacji wyznaczonych celów. O ich sukcesie decyduje jednak szybkość podejmowanych inicjatyw oraz umiejętność zaangażowania w nie jak najliczniejszej rzeszy pracowników. Jeszcze lepiej gdy to sami pracownicy organizując się w społeczność, moderując grupy tematyczne czy organizując wydarzenia, będą współkształtowali kulturę organizacyjną firmy.
To najlepszy sposób na budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy. Nie tylko tego wewnętrznego, ale również w wymiarze zewnętrznym, mającego ogromne znaczenie dla polityki zatrudnienia firmy.
Zobacz, jak wykorzystać platformę benefitową do budowania zaangażowania pracowników i pozytywnego wizerunku pracodawcy>
Element 5: Nowe praktyki i wiedza
Uczmy się. Poświęćmy czas na poszukiwanie nowych, lepszych praktyk komunikacyjnych. Bądźmy liderami zmian. Obszar HR to doskonała platforma informowania, kształtowania i wprowadzania zmian. Ułatwi nam to praktyka zarządzania projektami.
W usprawnianiu procesów i efektywności HR warto budować własną wiedzę techniczną. Ma to szczególne znaczenie w czasach gdy prowadzenie rekrutacji na stanowiska w obszarach IT wpływa bezpośrednio na tempo rozwoju firmy lub jej oferty i aktywności na bardzo konkurencyjnym rynku.
Element 6: Budżet w planie HR
By być kreatywnym, wprowadzać, nowoczesne, postępowe zmiany potrzebna jest konsekwencja w promowaniu swoich programów i budżetów, które służą ich realizacji.
Jeżeli jesteśmy w stanie pokazać wartości, które przyniesie nam ich uruchomienie, pokażmy to. Tylko w taki sposób zyskamy wsparcie organizacji dla naszych działań.
Element 7: Partnerstwo
Poznając potrzeby i oczekiwania związane z HR wszystkich komórek organizacji, budujemy zaufanie i akceptację dla naszych pomysłów i działań. Możemy ten etap realizować poprzez grupy focusowe czy też projekty testowe zapewniające rzeczywisty udział w planowaniu działań HR organizacji.
Element 8: Biurko naszym wrogiem
Częstsze przebywanie wśród interesariuszy HR, niż przyjmowanie ich w swoim biurze buduje wzajemne zaufanie i zrozumienie procesów oraz roli współpracy współczesnego HR z jej wewnętrznymi klientami. Oznacza to ułatwienie przekazywania wiedzy na temat planowanych działań oraz pozyskiwania wewnątrzorganizacyjnego poparcia dla ich realizacji.
Element 9: Zarządzanie zmianą
Plan działań HR powinien uwzględniać ewentualne ryzyka. Obejmują one możliwość niepowodzenia w realizacji celów w związku z brakiem aprobaty dla działań specjalistów HR czy też w związku ze zmianą celów organizacji, a tym samym konieczności rewizji praktyk, które chcemy podjąć. Może to także wynikać z ograniczeń budżetowych. Wtedy koniecznością może się okazać redukcja naszych planów i dostosowanie ich do aktualnych uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych.
Analiza potencjalnych ryzyk ma fundamentalne znaczenie dla przygotowania zespołu na nadchodzące wyzwania. Ponadto wiedza o tym, jakie zmiany, wydarzenia i działania będą miały miejsce w nadchodzących miesiącach i jak prawdopodobnie wpłyną one na nasz zespół, pozwala lepiej zarządzać tym, co nas czeka.
Element 10: Kreatywność i inspiracja
Współczesny, skuteczny plan działań HR nie istnieje bez kreatywności specjalisty HR. Dzięki niej rodzą się wszystkie najlepsze pomysły w budowaniu postępowej kultury organizacyjnej firmy. Najlepsze projekty inspirują całą organizację.
Zmiana podejścia do HR jako elementu nie tylko organizacyjno-porządkującego obszar polityki pracowniczej w firmie, jej odbiurokratyzowanie, zmienia podejście do niej samych pracowników. HR jest dzisiaj partnerem pracownika, a nie wieszczycielem złych informacji. Działa „na rzecz”, a nie w oderwaniu „od”.
Worksmile jako narzędzie wspierające Twoje plany HR
Trudno dzisiaj nazywać planowanie działań HR nowoczesnym, gdy nie korzystamy z nowoczesnych narzędzi budowania kultury organizacyjnej firmy.
Narzędzia te ułatwiają angażowanie pracowników oraz wspieranie ich w utożsamianiu się z celami firmy i ich realizacji. Worksmile pod tym względem jest narzędziem kompletnym. Dającym się „zaprzęgnąć” do nawet najbardziej wymagających zadań.
Firmowe wydarzenia, szkolenia, integracje, grupy tematyczne, społeczność firmowa, tablica aktualności? To wszystko działa na korzyść realizacji naszego planu HR i skupia wokół jego celów społeczność naszej organizacji.
Jak przekonać zarząd do inwestycji w nowe narzędzia HR? – Przeczytaj>
