Wraz z wejściem w życie nowelizacji Kodeksu pracy, praca zdalna okazjonalna stała się jednym z najczęściej wykorzystywanych rozwiązań elastycznego organizowania pracy. Okazjonalna praca zdalna ma szczególny charakter i jest wykonywana na wniosek pracownika w określonych sytuacjach. Wniosek pracownika o okazjonalną pracę zdalną jest niezbędny do skorzystania z tej formy pracy.
Nowe przepisy pozwalają każdemu pracownikowi wnioskować o maksymalnie 24 dni pracy zdalnej w roku kalendarzowym, przy czym limit okazjonalnej pracy zdalnej został określony w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni. To z jednej strony upraszcza codzienne funkcjonowanie wielu zespołów, ale z drugiej wymusza wprowadzenie klarownych i zgodnych z prawem procedur dokumentacji formalnej – pracownik musi złożyć wniosek, aby móc skorzystać z tej formy pracy. Naprzeciw tym potrzebom wychodzi narzędzie „Wniosek o Pracę Zdalną Okazjonalną – wzór do szybkiego wykorzystania”, które stworzyliśmy z myślą o polskich pracownikach i działach HR.
Potrzeba uporządkowania formalności
Zmiany w przepisach były odpowiedzią na dynamiczne trendy rynku pracy i potrzeby pracowników. Coraz więcej osób wykonuje zadania poza biurem, szczególnie w modelu hybrydowym. Niemniej, aby z takich udogodnień korzystać legalnie, konieczne jest prawidłowe udokumentowanie każdej prośby o pracę zdalną okazjonalną. W praktyce firmy wciąż borykają się z niejednolitymi wzorami wniosków, niepełnymi danymi czy nieświadomością obowiązujących limitów. Warto podkreślić, że wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej powinien być przekazany pracodawcy nie później niż w dniu korzystania z okazjonalnej pracy zdalnej. Stąd rośnie potrzeba jednego, sprawdzonego rozwiązania, które będzie czytelne zarówno dla pracownika, jak i przejrzyste do weryfikacji przez dział HR czy pracodawcę.
Przepisy dotyczące pracy zdalnej okazjonalnej
Przepisy dotyczące okazjonalnej pracy zdalnej zostały wprowadzone do Kodeksu pracy, aby umożliwić pracownikom elastyczne wykonywanie obowiązków służbowych poza siedzibą firmy w szczególnych sytuacjach. Okazjonalna praca zdalna może być realizowana w formie zdalnej przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym, niezależnie od stanowiska czy rodzaju wykonywanej pracy. Takie rozwiązanie jest dostępne dla wszystkich pracowników – zarówno tych zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, jak i innych. Pracodawca, udzielając zgody na okazjonalną pracę zdalną, zobowiązany jest do zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, nawet jeśli praca odbywa się poza terenem zakładu pracy. Warto podkreślić, że w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca nie ma obowiązku zwracania kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, takich jak energia elektryczna czy usługi telekomunikacyjne. Nowelizacja kodeksu pracy wprowadziła te przepisy, by ułatwić pracownikom godzenie życia zawodowego z prywatnym, a jednocześnie zapewnić jasne zasady korzystania z tej formy pracy.
Wymiar okazjonalnej pracy zdalnej
Wymiar okazjonalnej pracy zdalnej został jasno określony w przepisach – pracownik może skorzystać z tej formy pracy przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Dni okazjonalnej pracy zdalnej można wykorzystywać zarówno pojedynczo, jak i w kilku dniach z rzędu, w zależności od indywidualnych potrzeb oraz ustaleń z pracodawcą. Należy pamiętać, że niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok kalendarzowy – limit 24 dni dotyczy wyłącznie danego roku. Pracodawca ma prawo odmówić przyjęcia wniosku o okazjonalną pracę zdalną, jeśli uzna, że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub specyfikę wykonywanych obowiązków. W praktyce oznacza to, że każdorazowo decyzja o udzieleniu okazjonalnej pracy zdalnej powinna być poprzedzona analizą potrzeb pracownika oraz możliwości organizacyjnych firmy.
Co zawiera gotowy wzór wniosku o okazjonalnej pracy zdalnej?
Opracowany przez nas wzór wniosku o pracę zdalną okazjonalną w formacie PDF to proste, logiczne narzędzie, które można wykorzystać w każdej polskiej organizacji. Dokument zawiera wszystkie obligatoryjne elementy wymagane przez Kodeks pracy:
- Dane wnioskodawcy, stanowisko i kontakt,
- Określenie liczby i proponowanego terminu dni pracy zdalnej,
- Miejsce na uzasadnienie wniosku (wypełniane w razie potrzeby),
- Oświadczenie dotyczące nieprzekroczenia limitu 24 dni,
- Wyraźne miejsce na decyzję pracodawcy wraz z uzasadnieniem odmowy,
- Jasną sekcję informacyjną o przepisach.
Warto podkreślić, że w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca nie ma obowiązku zapewniać sprzętu, narzędzi pracy ani zapewnienia materiałów niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych.
Wzór przygotowaliśmy w wersji neutralnej graficznie, łatwej do archiwizacji zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dzięki temu proces składania i obsługi wniosków staje się transparentny i błyskawiczny – zarówno dla jednostek, jak i całych zespołów.
Prawa pracownika przy okazjonalnej pracy zdalnej
Pracownik, który chce skorzystać z okazjonalnej pracy zdalnej, powinien złożyć odpowiedni wniosek – może to zrobić zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. We wniosku należy wskazać miejsce wykonywania pracy zdalnej oraz zaproponować termin lub terminy, w których praca będzie realizowana poza siedzibą firmy. Uzyskanie zgody pracodawcy jest warunkiem koniecznym do rozpoczęcia okazjonalnej pracy zdalnej. W trakcie wykonywania pracy zdalnej pracownik zobowiązany jest do przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także procedur ochrony danych osobowych, które obowiązują w firmie. Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o wszystkich zasadach związanych z wykonywaniem okazjonalnej pracy zdalnej, w tym o wymogach dotyczących higieny pracy oraz ochrony informacji. Dzięki temu zarówno pracownik, jak i pracodawca mają pewność, że praca zdalna okazjonalna odbywa się w bezpiecznych i zgodnych z przepisami warunkach.
Dlaczego warto wdrożyć ten wzór w firmie w kontekście procedur ochrony danych osobowych?
Wdrożenie gotowego wzoru minimalizuje ilość błędów formalnych oraz przyspiesza obsługę zgłoszeń. Pracownik ma pewność, że jego wniosek jest kompletny i zgodny z przepisami, a dział HR nie traci czasu na każdorazowe weryfikowanie poprawności formularza albo tłumaczenie podstawowych kwestii proceduralnych. Narzędzie porządkuje także archiwizację dokumentów i przydaje się zarówno w organizacjach zatrudniających setki osób, jak i mniejszych firmach, gdzie odpowiada za to pojedyncza osoba.
Dzięki takiemu rozwiązaniu można łatwiej zachować zgodność z przepisami, zwłaszcza w przypadku kontroli oraz przy dużej rotacji w firmie. Kontrola przestrzegania wymogów podczas okazjonalnej pracy zdalnej powinna odbywać się na zasadach ustalonych z pracownikiem, z poszanowaniem prywatności pracownika. Oszczędność czasu, przejrzystość dokumentacji oraz eliminacja ryzyka formalnych pomyłek to wymierne korzyści, które realnie wpływają na usprawnienie pracy całej organizacji.
Wniosek pracownika do pobrania – jak z niego skorzystać?
Nasz wzór można pobrać i wdrożyć od ręki – nie wymaga żadnej adaptacji, wystarczy wypełnienie wskazanych pól. Dokument nadaje się zarówno do indywidualnego wykorzystania przez pracownika, jak i jako załącznik do polityk firmowych lub elektronicznych obiegów dokumentów. To praktyczne narzędzie, dzięki któremu każda prośba o pracę zdalną okazjonalną zostanie szybko obsłużona i poprawnie zarchiwizowana.
Jeżeli pracujesz w dziale HR, zarządzasz zespołem lub po prostu chcesz mieć pewność, że Twoja dokumentacja jest zawsze zgodna z obowiązującym prawem – ten wzór skutecznie rozwiąże codzienne problemy związane z obsługą wniosków o pracę zdalną okazjonalną. Sprawdź, jak może usprawnić obieg dokumentów również w Twojej firmie!
Liczba wykorzystanych dni okazjonalnej pracy zdalnej powinna być odnotowana w świadectwie pracy pracownika. Należy pamiętać, że za niewykorzystane dni okazjonalnej pracy zdalnej nie przysługuje ekwiwalent pieniężny.
