Każda nowoczesna organizacja przykłada dużą wagę do pierwszego wrażenia, jakie wywiera na nowo zatrudnionych osobach. W świecie HR onboarding to kluczowy proces, wpływający nie tylko na początkowy entuzjazm i motywację nowych pracowników, ale przede wszystkim na długość ich współpracy z firmą. Równie istotnym – lecz wciąż niedocenianym tematem – jest skutecznie przeprowadzony offboarding, czyli procedura zakończenia współpracy z pracownikiem. Z myślą o HR przygotowaliśmy dwie kompleksowe checklisty: onboardingu i offboardingu, dostępne w wersji PDF do pobrania za darmo na końcu tego wpisu.
Dlaczego potrzebujesz checklist w procesach onboardingu i offboardingu?
Wielu specjalistów ds. HR zdaje sobie sprawę, że zaplanowanie wszystkich działań związanych z powitaniem nowego pracownika jest prawdziwym wyzwaniem. Efektywność tego procesu w dużej mierze zależy od jasności, kompleksowości oraz struktury zastosowanych narzędzi. To właśnie wtedy checklista onboardingu okazuje się nieocenioną pomocą – pozwala uniknąć najczęstszych błędów i zagwarantować, że żaden z kluczowych etapów nie zostanie przeoczony. Proces adaptacji dobrze przeprowadzony gwarantuje nie tylko szybsze wdrożenie w obowiązki, ale także poprawia ogólne doświadczenia i wrażenie pracowników.
Podobną wagę ma offboarding. Nawet jeśli kończąca się współpraca naturalnie wiąże się z pewnym poziomem dyskomfortu, odpowiednio poprowadzony proces ma szanse pozostawić dobre wrażenie u byłego pracownika. Ostatecznie dawna kadra to ambasadorzy firmy na rynku pracy. Czy to przez rekomendacje znajomym, czy też poprzez pozytywny wpływ na employer branding w mediach społecznościowych – nie można pozwolić sobie na zaniedbanie ostatnich wrażeń odchodzącego pracownika.
Checklista onboardingu – kluczowe elementy
Tworząc checklistę onboardingu, pamiętaj o tym, żeby uwzględnić działania na kilku różnych poziomach organizacyjnych. Obszary istotne z punktu widzenia efektywnego onboardingu to m.in.:
Sprawy administracyjne i formalne
Każdy proces onboardingu musi rozpocząć się od jasnej i uporządkowanej procedury działania w aspekcie dokumentacji formalnej. Nowy pracownik powinien jasno wiedzieć, jakie dokumenty dostarczyć, w jakich terminach i do jakich osób. Musisz zadbać o podpisanie umowy, dostarczenie regulaminów, RODO oraz wszystkich niezbędnych oświadczeń związanych z zatrudnieniem.
Stanowisko pracy i systemy informatyczne
Zadbaj, by stanowisko pracy było gotowe przed pojawieniem się nowej osoby w firmie. Konfigurowanie sprzętu na ostatnią chwilę jest niewskazane i może negatywnie wpłynąć na wrażenia dotyczące firmy. Pracownik musi wiedzieć, jak uzyskać dostęp do firmowych systemów informatycznych, jakich zabezpieczeń używać i do kogo zwrócić się w razie problemów technicznych.
Integracja zespołowa
Onboarding to nie tylko administracja, ale przede wszystkim adaptacja emocjonalna i integracja pracownika z zespołem. Zaplanuj wprowadzenie nowej osoby do zespołu, przedstawienie jej pracownikom z innych działów i zorganizuj nieformalne wydarzenie, np. wspólny lunch, który ułatwi nawiązanie relacji.
Checklista offboardingu – profesjonalnie zakończ współpracę
Zakończenie współpracy z pracownikiem nie powinno polegać jedynie na podpisaniu wypowiedzenia czy przekazaniu dokumentów. Rozstania (podobnie jak powitania) wymagają także przemyślanego podejścia. Kluczowe aspekty procesu offboardingu obejmują kilka różnych, równie ważnych poziomów działań.
Procedury formalne i rozliczenia
Upewnij się, że odchodzący pracownik jasno zna wszelkie terminy i zasady formalne zakończenia współpracy. Zweryfikuj termin zdania niezbędnych dokumentów, sprzętu czy kart dostępu. Ważne jest także sprawne rozliczenie zaległych wynagrodzeń, urlopów oraz innych zobowiązań finansowych wobec firmy.
Wywiad exit interview
Exit interview pozwala na zebranie cennych informacji zwrotnych w kontekście kultury organizacyjnej, zarządzania i satysfakcji pracowników. W oparciu o te informacje możesz budować lepszą strategię HR i ulepszać firmowe procesy. Zadbaj, by wywiad przeprowadzony był w sposób profesjonalny, empatyczny i umożliwiający swobodę wypowiedzi.
Pożegnanie z zespołem
To, jak ostatni dzień przebiegnie w firmie, jest nie mniej istotne niż pierwszy dzień pracy. Dobrym praktykom jest oznajmienie odejścia pracownika zespołowi w odpowiedni, pełen szacunku sposób. Krótkie spotkanie integrujące, pożegnalna kawa czy drobny prezent mogą znacząco wpłynąć na odbiór całego okresu współpracy.
Pobierz darmowe checklisty onboardingu i offboardingu w PDF
Chcąc wesprzeć profesjonalne prowadzenie procesów w Twojej firmie, przygotowaliśmy konkretne i funkcjonalne checklisty onboardingu oraz offboardingu. Możesz je bezpłatnie pobrać, klikając poniżej – wystarczy, że zostawisz nam swój adres email, a w zamian otrzymasz praktyczne, gotowe do wykorzystania narzędzia.
Dbaj o profesjonalny wizerunek organizacji na każdym etapie współpracy – pobierz nasze checklisty i usprawnij swoje procesy HR już dziś!
Podsumowanie
Choć checklisty onboardingowe i offboardingowe mogą początkowo wydawać się drobiazgiem administracyjnym, to właśnie te narzędzia często decydują o efektywności oraz wrażeniu, jakie organizacja wywiera na pracownikach na przestrzeni całego ich zawodowego doświadczenia. Coraz więcej firm rozumie, że profesjonalne zarządzanie powitaniem lub pożegnaniem pracowników wpływa wprost na ich wizerunek oraz bezpośrednio przekłada się na poziom rotacji, rekomendacji oraz gotowość do powrotu do firmy. Zastosowanie prostych i skutecznych checklist onboardingu i offboardingu to krok, który każda firma powinna zrobić jak najszybciej – na dobre praktyki HR nigdy nie jest za późno.
