W dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy, specjaliści ds. kadr i płac muszą nieustannie mierzyć się z nowymi wyzwaniami. Stale zmieniające się przepisy prawne oraz wymogi dotyczące zatrudnienia czy rozwój technologiczny wymuszają na pracownikach działów kadrowo-płacowych konieczność ciągłego dostosowywania się do nowych sytuacji i wyzwań. Dzięki swoim funkcjom, Worksmile znacząco wspomaga pracę, ułatwiając obsługę benefitów pracowniczych, zarządzanie nieobecnościami oraz optymalizuje procesy HR, a także wspiera podejmowane decyzje w oparciu o pryzmat danych.
1. Zarządzanie benefitami w organizacji
Jednym z najbardziej czasochłonnych i wymagających procesów jest zarządzanie benefitami w organizacji. Worksmile umożliwia pełną automatyzację tego procesu, oferując platformę, która integruje wszystkie dostępne benefity pracownicze, w tym również benefity abonamentowe od innych dostawców, w jednym miejscu. Pracownicy mogą samodzielnie zdecydować jakie usługi są dla nich najbardziej interesujące w ramach przyznanych budżetów. Ponadto, Administratorzy mają pełną kontrolę nad rozliczeniami oraz monitorowaniem wykorzystania budżetów, co eliminuje konieczność ręcznego zarządzania tym procesem, oraz zmniejsza ilość błędów. Worksmile nie tylko zaoszczędzi czas specjalistów kadr i prac, ale także podnosi zadowolenie pracowników, oferując im elastyczność i swobodę wyboru spośród 350 partnerów oferujących różnego rodzaju produkty i usługi dostępne w ramach systemu kafeteryjnego.
2. Integracja z systemami księgowo-kadrowymi
Worksmile oferuje możliwość integracji z popularnymi systemami kadrowo-płacowymi, takimi jak enova365 i Teta, co znacząco ułatwia proces naliczania wynagrodzeń. Automatyzacja tego procesu pozwala na płynne przenoszenie danych dotyczących pracowników i wykorzystanych świadczeń pomiędzy Worksmile a systemami księgowo-kadrowymi . Dzięki synchronizacji danych, firma ma pewność, że wszystkie informacje są aktualne i spójne. Zmiany w strukturze organizacyjnej, nowi pracownicy, czy zmiany w zatrudnieniu są automatycznie odzwierciedlane w obu systemach. Dzięki automatyzacji przenoszenia danych unikniemy wielu błędów wynikających z ręcznego wprowadzania informacji, co z kolei zminimalizuje ryzyko ponoszenia dodatkowych kosztów. Integracja z systemami płacowymi sprawia, że proces rozliczeniowy staje się bardziej przejrzysty i efektywny, a specjaliści ds. kadr i płac mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
3. Digitalizacja wniosków
Worksmile świetnie sprawdza się jako narzędzie, które wspiera cyfryzację procesów oraz usprawnia workflow. Większość wniosków, które do tej pory wypełniana była ręczna, znajdzie swoje miejsce w wirtualnej przestrzeni na platformie, co zredukuje czas poświęcony na biurokrację. Pracownicy mogą szybko i wygodnie składać wnioski, np. o dofinansowanie do okularów czy rozliczenie podróży służbowej, a dział HR lub wskazani Menadżerowie mogą je efektywnie przetwarzać i zatwierdzać. Co więcej, użytkownik ma dostęp do wniosków z poziomu aplikacji mobilnej, dzięki czemu ich składanie staje się jeszcze prostsze i szybsze. Pracownicy na bieżąco mogą monitorować informację, na jakim etapie znajduje się ich wniosek, co zwiększa również zaufanie i komfort. Przeniesienie wniosków na platformę minimalizuje również ryzyko popełnienia błędów, ponieważ system może automatycznie weryfikować poprawność danych, a cyfrowy format zmniejsza ryzyko zagubienia dokumentów.
4. Moduł Nieobecności
Moduł Nieobecności w Worksmile wspiera elektroniczny obieg wniosków o nieobecność, automatyzuje i usprawnia cały proces ich składania, zatwierdzania i zarządzania. Dzięki niemu, pracowniany oraz współpracownicy mają możliwość składanie wniosków o urlop, dni wolne czy inne formy nieobecności w pełni online, eliminując konieczność ręcznego wypełniania papierowych formularzy. Automatyzacja pozwala na natychmiastowe przekazanie wniosku do odpowiednich osób decyzyjnych, co znacznie przyspiesza cały proces. Zainteresowane osoby mogą na bieżąco śledzić status swojego wniosku oraz zweryfikować saldo dostępnych dni urlopowych, co wpływa na zminimalizowanych dodatkowych zapytań czy nieporozumień, a także pozwala zaoszczędzić czas dla pracowników HR. Moduł nieobecności, to również uprawnienie pracy dla menadżerów, którzy w szybki sposób, mogą zatwierdzić lub odrzucić wnioski pracowników. Dzięki automatycznym powiadomieniom, menadżer otrzymuje informację o nowych zgłoszeniach, co minimalizuje czas oczekiwania na decyzję i przyczynia się do szybszego podejmowania działań. Z drugiej strony pracownik oraz współpracownik także może na bieżąco śledzić status swojego wniosku.
5. Raportowanie i Specyfikacje
Platforma Worksmile dostarcza wiele wartości z zakresu raportowania i analizy danych HR, usprawniając zarządzanie pracownikami, optymalizując procesy oraz ułatwiając podejmowanie decyzji w oparciu o pryzmat danych. W łatwy i intuicyjny sposób mamy możliwość otrzymania szczegółowych danych dotyczących poziomu zaangażowania pracowników w różne inicjatywy firmowe, programy benefitowe czy akcje well-beingowe. Analizując te informacje, dział HR może ocenić, które działania są skuteczne, a które wymagają poprawy. Zebranie wszystkich danych w jednym miejscu wspomaga dostosowanie strategii motywacyjnych i programów rozwoju. Dzięki zaawansowanej analizie danych HR, Worksmile umożliwia identyfikowanie wczesnych sygnałów problemów, takich jak spadek zaangażowania pracowników, rosnąca liczba nieobecności czy nadmierny stres. Dział HR może w porę zareagować, wprowadzając odpowiednie działania zapobiegawcze, zanim problem się nasili.
Podsumowanie
Rola specjalisty ds. kadr i płac wymaga nie tylko doskonałej znajomości przepisów prawa pracy i podatkowego, ale również umiejętności zarządzania różnorodnymi procesami administracyjnymi. Nowoczesne narzędzia i funkcje, takie jak automatyzacja naliczania składników wynagrodzeń, elektroniczne zarządzanie wnioskami, analiza danych, mogą znacząco uprościć codzienną pracę specjalistów HR. Wprowadzenie tych funkcji pozwala nie tylko na redukcję obciążeń administracyjnych, ale również na lepsze zarządzanie personelem i efektywniejsze wykorzystanie zasobów w organizacji.
