Sukcesy firmy zależą od skuteczności jej pracowników: ludzi zaangażowanych i oddanych firmie. Stąd tak ważne, by pracownicy czuli się w pełni zsocjalizowani i by dobrze rozumieli swoje obowiązki. Aby tak się stało, konieczny jest skuteczny onboarding, coraz częściej wspierany przez narzędzia cyfrowe. Co daje digitalizacja onboardingu i w jaki sposób usprawnia pracę działu HR?
Czym jest onboarding pracownika?
Onboarding (z angielskiego „on board” – „na pokład”) to termin odnoszący się do procesu wprowadzania nowo zatrudnionego pracownika do organizacji. Znany również jako socjalizacja organizacyjna, onboarding pomaga adeptom zrozumieć stanowisko, na które zostali powołani i czekające ich wyzwania. Pozwala również płynnie zintegrować się z resztą firmy.
Co sprawia, że proces ten jest tak istotny? Dla nowego pracownika onboarding jest czymś więcej niż tylko wdrożeniem do pracy. Umożliwia mu zaprzyjaźnienie się z firmą i pokazuje, jakie ma możliwości rozwoju. Z perspektywy hr-u onboarding obejmuje wiele działań, począwszy od złożenia oferty pracy, a skończywszy na szkoleniu zespołu.
Onboarding może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy, najczęściej jednak wymaga co najmniej kilka miesięcy. Idealnie byłoby, gdyby pracownicy czuli się pewni siebie i kompetentni po jego zakończeniu.
Onboarding – dlaczego jest ważny?
Onboarding pracownika pozwala nowym członkom zespołu:
- czuć się swobodnie w miejscu pracy,
- podejmować się codziennych wyzwań bez obaw, że sobie nie poradzą,
- bez skrępowania odnajdować się w grupie i w relacjach z kolegami.
Aby mogło to się udać, konieczne są działania integracyjne, ale przede wszystkim ułatwienie procedur administracyjnych, kontaktów, spotkań i komunikacji
Efektywność pracy a onboarding
Ponieważ izolacja jest głównym źródłem absencji i rotacji pracowników, od jakości onboardingu zależy stabilność sytuacji w firmie, a pośrednio także jej sukces. Badania SHRM&Brandon Hall Group pokazują, że pracownicy poddani procesowi onboardingu stają się o 50% bardziej efektywni. W tym kontekście fundamentalne znaczenie ma wprowadzenie narzędzi, które pozwolą nowemu pracownikowi lepiej zrozumieć kontekst, w jakim rozwija się jego pracodawca, ale również przeszkolić go w zakresie zadań, które będzie musiał szybko wykonać.
Digitalizacja onboardingu - dlaczego warto?
Powitanie i wdrożenie pracownika w środowisku niewspomaganym cyfrowo wiązało się z dużym wysiłkiem ze strony pracodawcy, koniecznością przeprowadzania szkoleń i sporym zaangażowaniem bardziej doświadczonych członków zespołu. Wiedza pozostawała rozproszona, w związku z czym łatwo było o to, by coś istotnego do przekazania umknęło. Digitalizacja onboardingu pozwoliła przeprowadzać cały proces prościej, taniej i bardziej przejrzyście.
Pandemia Covid 19 pokazała, że w trakcie sytuacji kryzysowych o wiele lepiej radzą sobie te firmy, które sprawnie posługują się narzędziami cyfrowymi. Bardzo dużą pomocą są gotowe systemy dla firm, takie jak platforma benefitowa Worksmile, które dają szansę na wymianę informacji oraz tak ważną w onboardingu pracownika informację zwrotną. Taka forma komunikacji jest również najbliższa młodszym pokoleniom pracowników, choć i starsze generacje coraz chętniej z niej korzystają.
Onboarding – dobre praktyki w cyfrowym świecie
Bardzo dużą korzyścią z używania platformy do onboardingu jest niemal natychmiastowe włączenie nowego pracownika w firmową społeczność, dzięki czemu szybciej staje się on częścią drużyny. Może też łatwo zapoznać się z misją, wizją, wartościami i kulturą przedsiębiorstwa. Warto zachęcić go do zadawania pytań, aby poczuł się komfortowo.
Dobrą praktyką onboardingu jest wyznaczenie konkretnej osoby, która będzie dla nowicjusza mentorem i opiekunem. Pomoże mu ona w pełni się zaaklimatyzować, życzliwie doradzając w sprawach, którymi nowy nie chce zawracać głowy swojemu menedżerowi.
O ile wdrażany pracownik potrzebuje informacji zwrotnych, o tyle warto zbierać je także od niego, by od samego początku mógł mieć poczucie wpływu na to, co dzieje się w firmie. Takie dane mogą też stać się cenną opinią kogoś, kto patrzy świeżym okiem na organizację.
Digitalizacja onboardingu krok po kroku
Mail powitalny
Aktualności
Jeśli firma korzysta z platform komunikacyjnych, warto, aby dołączyć nowego pracownika do kanału z aktualnościami. Dzięki temu, będzie on wiedział czym obecnie żyje firma, jakie informacje są przekazywane itd. Dodatkowo pracownik od razu będzie na bieżąco z najważniejszymi informacjami w firmie. W Worksmile, oprócz aktualności, pracownik ma również dostęp do różnych grup firmowych, które porządkują wiedzę firmową w jednym miejscu. Dowiedz się więcej o grupach w Worksmile.
Baza wiedzy
Baza kontaktów
Onboarding a Worksmile
Warto pracować nad komunikacją w firmie, która ułatwi pracę na co dzień, jak i w sytuacjach wyjątkowych, jak włączenie nowego pracownika do zespołu. Zaangażowanie w proces onboardingu członków zespołu jest bardzo istotne, żeby nowy pracownik czuł się dobrze w firmie. Platforma Worksmile wspiera zaangażowaną kulturę organizacji właśnie poprzez udostępnienie pracownikom miejsca do dyskusji, kontaktów i budowania relacji.
