Ostatnie zamieszanie wokół koronawirusa ma wieloaspektowy wpływ na różne obszary naszego życia. Objawia się on między innymi w tym, że w polskim prawie znalazł się bezprecedensowy zapis. W ustawie z dnia 2 marca 2020 po raz pierwszy umieszczono sformułowanie „praca zdalna”. Jest to ewenement, ponieważ jak dotąd prawo Rzeczypospolitej operowało jedynie terminem „telepracy”. W tym artykule przybliżymy konkretne strategie i rozwiązania pomocne w zarządzaniu firmą podczas kryzysu.
Czy praca w trybie home office stała się koniecznością?
W nowym akcie prawnym figuruje zapis, który umożliwia pracodawcy zlecenie pracownikowi wykonywanie swoich obowiązków zdalnie, jeśli inna forma wiązałaby się z ryzykiem eskalacji zagrożenia wirusem. Co istotne, niewywiązanie się pracownika z tego nakazu może skutkować dotkliwymi konsekwencjami, włącznie z zerwaniem umowy o pracę.
Ponadto, Główny Inspektor Sanitarny zyskał możliwość nakazania pracodawcy konkretnych działań prewencyjnych. Mowa tu między innymi o ograniczeniu lub rezygnacji z podróży służbowych do krajów, w których ogniska zapalne są wyjątkowo rozwinięte. Do państw tych należą na Starym Kontynencie Włochy, Hiszpania, Francja, Niemcy i Szwajcaria. Jeśli mamy do czynienia z firmą o zasięgu międzynarodowym, wówczas warto ograniczyć kontakt z zagranicznymi filiami jedynie do zdalnych kanałów.
Jak postępować w przypadku szybkiego wprowadzenia trybu home office?
Szybka implementacja pracy zdalnej, spowodowana niespodziewanym kryzysem, implikuje duże wyzwania. Przeanalizujmy, jak wyglądają one z perspektywy kadry zarządzającej oraz działu HR.
Praktyczne wskazówki dla pracodawcy
Po pierwsze, kluczowe staje się precyzyjne zaznajomienie pracowników z tym, jak ma przebiegać ich regularna praca zdalna. Może się to odbyć poprzez dystrybuowany w formie cyfrowej instruktaż, w którym sprecyzowano godziny dostępności, kanały komunikacji (e-mail, Skype, Slack) oraz metody zabezpieczania urządzeń.
Po drugie, trzeba zadbać o regularny kontakt z zespołem. Poza popularnymi kanałami elektronicznymi warto rozważyć na przykład wideokonferencje. Do komunikacji wewnętrznej wykorzystać można zarówno komercyjne aplikacje (jak na przykład Webex tudzież Zoom) oraz te darmowe, takie jak Skype i Google HangOuts.
Po trzecie, ważne pozostaje systematyczne nadzorowanie prac nad konkretnymi projektami. Można w tym zakresie skorzystać nie tylko z dedykowanych aplikacji, takich jak Asana oraz Trello, ale także z Google Drive. W tym ostatnim przypadku warto skonkretyzować terminy opracowywania dokumentów.
Koronawirus jako wyzwanie dla działu HR
Szalejąca epidemia spowodowała, że wiele prowadzonych osobiście rozmów rekrutacyjnych zostało anulowanych. Już intuicyjnie widać, że taki stan rzeczy ma negatywny wpływ na employer branding. Co zatem możemy zrobić? Po pierwsze, warto pokusić się o przygotowanie rozmowy rekrutacyjnej w formie video, np. przez Skype lub Google HangOuts. Ważne w tym aspekcie pozostaje przestrzeganie odpowiedniego harmonogramu, pewne łącze internetowe i odrobina empatii dla kandydata.
Osobnym zagadnieniem jest efektywne przyuczenie nowego pracownika, który w czasie epidemii nie będzie fizycznie obecny w firmie. Onboarding w trybie online obejmować może na przykład wideokonferencje i zabezpieczone hasłem przestrzenie e-learningowe oraz bazy wiedzy.
Strategia komunikacyjna działu HR względem obecnych pracowników powinna także uwzględnić powagę sytuacji. Emocje, jakie wywołała pandemia – na przykład gniew, uczucie niepewności i lęk – nie są bowiem łatwe, również dla aktualnego zespołu. Z tego właśnie powodu komunikaty o konieczności pracy zdalnej powinny być utrzymane w wyważonym i pełnym empatii tonie. Wykonywanie obowiązków zawodowych w domu może okazać się nie lada wyzwaniem, zwłaszcza gdy ktoś ma pod opieką kilkuletnie dziecko. Ponadto, sposób komunikacji z obecnymi pracownikami powinien mieć podobny wydźwięk co komunikaty wysyłane do kandydatów i klientów. Pozostaje to konieczne dla zachowania skuteczności działań w obszarze employer branding.
Materialne i niematerialne sposoby motywowania w dobie niepewnej sytuacji na świecie
W przypadku materialnych impulsów motywacyjnych warto zwrócić uwagę przede wszystkim na prywatną opiekę medyczną oraz pakiety ubezpieczeniowe. Wspomniane świadczenia pozapłacowe mogą ugruntować lojalność pracowników na skutek synergii dwóch niekorzystnych zjawisk: zaniedbania publicznej służby zdrowia i obecnej epidemii COVID-19.
Jeśli mowa z kolei o środkach niematerialnych, warto zadbać o adekwatną i możliwie szybką informację zwrotną. Nie powinna się ona ograniczać jedynie do kompilacji mocnych i słabych stron danej osoby, lecz zawierać wskazówki ułatwiające progres oraz stanowić przestrzeń do wyrażenia własnych twórczych refleksji. Do wysyłania informacji zwrotnej można wykorzystać także rozwiązania mobilne, dystrybuowane przez wyspecjalizowane firmy. Dzięki dedykowanej aplikacji nie musimy czekać z naszym feedbackiem aż do dnia oceny rocznej, ale już teraz przekazać naszemu pracownikowi wyrazy uznania i konstruktywną krytykę. Skupienie się na krótkoterminowych celach i cząstkowych etapach pracy jest szczególnie istotne ze względów motywacyjnych, zwłaszcza w obliczu globalnego niepokoju.
Powinniśmy pamiętać także o tym, że alienacja jest czynnikiem, który ewidentnie podwyższa ryzyko spadku motywacji. Według publikacji naukowych nieodzownym skutkiem doświadczenia wyobcowania jest poczucie bezradności, które przejawia się w deprecjonowaniu wpływu własnego wysiłku na osiągane rezultaty. Aby do tego nie dopuścić, warto organizować nie tylko wideokonferencje, ale także spotkania integracyjne online. Damy w ten sposób poszczególnym pracownikom unikalną sposobność do wymiany osobistych i – z uwagi na obecną sytuację – bezprecedensowych doświadczeń z innymi pracownikami.
Dedykowane platformy cyfrowe i aplikacje – wsparcie kultury organizacji w czasach rosnącego znaczenia pracy zdalnej
Panująca obecnie pandemia jeszcze bardziej spotęgowała rolę, jaką telepraca pełni we współczesnym świecie. Integracja zespołu, którego każdy członek pracuje zdalnie, jest nie lada wyzwaniem. To właśnie dlatego dedykowane platformy, ukierunkowane na wykreowanie przyjaznej kultury organizacji, ułatwiają budowanie ciepłych relacji zdalnych. Odbywa się to na przykład poprzez zacieśnianie znajomości pomiędzy pracownikami o zbliżonych zainteresowaniach. Co istotne, poza przełomowymi systemami informacji zwrotnej, platformy takie jak platforma Employee Wellbeing od Fitqbe mogą zawierać wskazówki i ciekawe artykuły dotyczące dobrostanu pracowniczego. Niewątpliwie jest to adekwatna odpowiedź na wyzwania naszych czasów!