Digitalizacja i automatyzacja w HR
Digitalizacja polega na wykorzystywaniu cyfrowej technologii w celu poprawy funkcjonowania firmy oraz zyskania przewagi nad konkurencją. W jej wyniku procesy, które wcześniej występowały w postaci analogowej, przekształcane są w odpowiedniki cyfrowe. Umożliwia to przechowywanie wielu danych oraz ich łatwe i szybkie udostępnianie przy użyciu cyfrowych kanałów komunikacyjnych.
Elementy digitalizacji pomagają udoskonalać pracę działów HR oraz ją automatyzować. Dzięki usprawnieniu i cyfryzowaniu procesów w firmie związanych z administracją, komunikacją wewnętrzną, czy benefitami pracowniczymi, HR może poprawić obsługę pracowników i umożliwić im wykonywanie swoich obowiązków poza siedzibą firmy. Automatyzacja i digitalizacja w działach HR to również sposób na optymalizację czasu pracy, przyspieszenie procesów rekrutacyjnych, czy bieżący dostęp do danych. Cyfrowe narzędzia pracy dla HR-owca to także szansa na obniżenie kosztów działania.
Dlaczego mówimy o tym coraz częściej?
Cyfryzacja i automatyzacja procesów w firmach są obecnie w trendzie – nie mamy ku temu najmniejszych wątpliwości. Upowszechnienie tematu nowych technologii zarówno w firmach, jak i w życiu prywatnym wywołała premiera narzędzia ChatGPT. Chatbot uruchomiony przez OpenAI w listopadzie, natychmiast osiągnął ogromną popularność i zyskał wielu entuzjastów.
Jednak wykorzystanie sztucznej inteligencji w procesach firmowych, to obszar już wcześniej zagospodarowanych przez wiele przedsiębiorstw, w tym również w działach HR.
40% funkcji HR w firmach międzynarodowych ma wbudowane aplikacje AI, które pomagają powiększać pulę kandydatów, umożliwiają szybsze zatrudnianie oraz poprawiają zaangażowanie i retencję.
Academy to Innovate HR, 11 HR Trends for 2023: Seizing the Window of Opportunity, 2023
Udogodnienia, które wykorzystujemy prywatnie – np. komunikacja online – powinny funkcjonować również w miejscach pracy. Coraz więcej firm decyduje się na cyfrową transformację również dlatego, że w dużym stopniu przyspiesza ona obieg informacji i wpływa na zadowolenie pracowników.
Automatyzacja w HR - 7 ważnych procesów
Automatyzacja procesów administracyjnych
Dzięki automatyzacji w HR działań administracyjnych można zminimalizować czas poświęcany na pracę biurową. Dzięki temu mniej czasu poświęcamy na przetwarzanie dokumentów, wniosków urlopowych, badań okresowych czy śledzenie czasu pracy. Dzięki temu pracownicy HR mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, takich jak rekrutacja, angażowanie pracowników, employer branding, czy budowanie kultury organizacyjnej.
W obliczu zmian w prawie pracy dotyczących pracy zdalnej oraz dyrektywy work-life balance, digitalizacja procesów administracyjnych stała się priorytetem dla wielu firm. Platforma Worksmile wspiera pracowników HR i Administracji, dostarczając im technologie, która automatycznie wylicza saldo dostępnych dni pracy zdalnej okazjonalnej oraz urlopu dla każdego pracownika.
Jak łatwo administrować wnioskami o pracę zdalną okazjonalną, częściową i całkowitą? Przeczytaj >
Komunikacja wewnętrzna online
W dobie pracy zdalnej i hybrydowej, komunikacja wewnętrzna staje się jeszcze ważniejsza. Automatyzacja komunikacji wewnętrznej pozwala na szybkie przesyłanie informacji, zarówno między pracownikami, jak i między zespołami. Dzięki temu można uniknąć niepotrzebnych opóźnień i błędów wynikających z ręcznego przetwarzania informacji.
W Platformie Worksmile zastosowaliśmy kilka rozwiązań, które automatyzują pracę osoby odpowiedzialnej za tworzenie treści dla pracowników. Udostępniamy narzędzia zbliżone do tych, które dobrze znamy z publikacji wpisów w mediach społecznościowych. Na przykład Planer komunikacji pozwala zaplanować wszystkie komunikaty do pracowników (krótkie posty i dłuższe artykuły), które automatycznie się opublikują we wskazanym terminie.
Automatyzacja w HR procesów rekrutacyjnych i onbordingowych
Dzięki automatyzacji procesów rekrutacyjnych HR może znacznie przyspieszyć proces rekrutacji, zmniejszyć koszty oraz zapewnić lepszą jakość wyboru kandydatów. Automatyzacja procesów rekrutacyjnych obejmuje wstępną selekcję kandydatów, harmonogramowanie spotkań z kandydatami, czy prowadzenie badań i testów kwalifikacyjnych.
Proces onboardingu może być długi i żmudny, ale dzięki automatyzacji można go znacznie przyspieszyć i ułatwić. HR może zautomatyzować wiele zadań związanych z onboardingiem, takich jak przekazywanie dokumentów i informacji o firmie oraz zapewnienie szkoleń i wsparcia.
Wnioski elektroniczne
Digitalizacja pozwala na wprowadzenie do firm m.in. dokumentów elektronicznych – np. wniosków pracowniczych. Mowa zarówno o wnioskach o urlop wypoczynkowy czy na żądanie, jak i tych związanych np. z wynagrodzeniem za pracę w godzinach nadliczbowych.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza to dla pracowników bardzo duże ułatwienie. Stała się ona standardem w większości przedsiębiorstw, które wykorzystują cyfrową transformację. Już samo usunięcie etapu przekazywania wniosków w formie papierowej pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu – zarówno w przypadku wnioskodawców, jak i tych, którzy rozpatrują podania. Wnioski złożone drogą elektroniczną nie niszczą się, nie gubią i są automatycznie archiwizowane – bez względu na decyzję.
W Platformie Worksmile dostępne są automatyczne powiadomienia dotyczące statusu złożonego przez pracownika wniosku. To automatyzacja w HR, która oszczędza czas pracy osoby akceptującej wnioski. Wystarczy jedno kliknięcie, aby system zmienił status wniosku i natychmiast wysłał informację do pracownika.
Automatyzacja procesów wynagradzania
Benefity przez system kafeteryjny
Cyfrowa transformacja sprawiła, że pracownicy mają możliwość wyboru benefitów pozapłacowych poprzez system kafeteryjny. Oznacza to, że w jednym miejscu w sieci mają oni dostęp do tysięcy benefitów, spośród których mogą wybierać najkorzystniejsze dla siebie propozycje. Mogą to być bilety do miejsc rozrywki, catering dietetyczny, kursy językowe, zniżki na pobyty wypoczynkowe czy opieka psychologiczna.
System kafeteryjny to alternatywa dla tradycyjnych kart podarunkowych i znacznie wygodniejsza opcja dobierania benefitów. Pracownik może w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca przejrzeć całą ich listę – bez konieczności odbywania długich rozmów w biurze.
Poznaj 5 rozwiązań firmowych dla pokolenia Z i stwórz program benefitowy dopasowany do potrzeb młodych pracowników >
Dostęp do benefitów abonamentowych
Dzięki cyfryzacji pracownicy mają również dostęp do benefitów abonamentowych. To m.in. polisy ubezpieczeniowe, pakiety opieki medycznej, a nawet leasing samochodów. Kafeteria benefitów – np. Worksmile – pozwala na ich prostą oraz szybką obsługę.
Ponadto, na podstawie danych umożliwia ona przełożonemu indywidualne dopasowanie oferty benefitów. Może on brać wówczas pod uwagę na przykład wyniki w pracy oraz zaangażowanie konkretnych pracowników. System sam podpowiada, które benefity okażą się najlepsze dla danej osoby i pozwala pracodawcom poznać jej preferencje.
Chcesz więcej automatyzacji w swoim dziale HR?
Znajdziesz je w Platformie Worksmile! Przeczytaj więcej o Platformie lub umów się na bezpłatną konsultację. Zobaczysz nasz system od wewnątrz podczas prezentacji demo!
Chcesz wiedzieć, jak skuteczna jest Twoja komunikacja wewnętrzna? Nie zgaduj – sprawdź, gdzie stoisz za pomocą Barometru komunikacji wewnętrznej! Rozpocznij Quiz >
