Case Study
Jak pomogliśmy zautomatyzować obsługę benefitów
w grupie E.ON?
E.ON Polska i Worksmile
"W tej chwili mamy na platformie Worksmile zalogowanych ponad 97% użytkowników i nasi pracownicy chętnie z niej korzystają."
E.ON Polska S.A.
To firma z branży energetycznej, zatrudniającą powyżej 1500 pracowników.
W Polsce działa głównie na terenie Warszawy, obsługując ponad milion klientów. Oferuje szeroki wybór nowoczesnych produktów i usług. Wspierają również rozwój energii ze źródeł odnawialnych.
Informacja o benefitach:
- opieka medyczna,
- karta Multisport,
- dofinansowanie do wypoczynku,
- możliwość udziału w szkoleniach,
- ubezpieczenie na życie,
- karta lunchowa.
O wspólnych doświadczeniach i korzyściach z wdrożenia platformy Worksmile rozmawialiśmy z Ewą Kuczyńską-Witek.
Jakie korzyści dostrzega Pani z perspektywy firmy, działu HR, pracowników
po wdrożeniu Kafeterii Benefitów Worksmile?
Korzyści dla firmy to przede wszystkim uproszczenia zarządzania zamówieniami, elastyczność i możliwość rozbudowy narzędzia, dostęp do raportów zamówień oraz efektywne wykorzystanie środków z ZFŚS. To także rezygnacja z papierowego obiegu dokumentów – oszczędność i pro ekologia. Korzystanie z platformy to dla pracowników przede wszystkim: swobodny i szerszy wybór benefitów, proste zarządzanie i realizacja zamówień, dostępność 24/7 (bez potrzeby posiadania służbowego e-maila).
Oczekiwania, wyznaczone cele, efekty
Dlaczego grupa E.ON zdecydowała się wdrożyć Kafeterię Benefitów Worksmile?
Jako organizacji zatrudniającej ponad 1 500 osób zależało nam przede wszystkim na uporządkowaniu i usprawnieniu procesów związanych z zarządzeniem i zamawianiem benefitów. Naszym głównym celem było znalezienie odpowiedniego narzędzia, które z jednej strony ułatwiłoby pracę administratorów i skróciłoby czas, jaki na to poświęcają a z drugiej, dało pracownikom dużą samodzielność i swobodę. Mam tutaj na myśli kwestie związane z zamawianiem i rezygnacją ze świadczeń poza płacowych takich jak np.: karty sportowe i ubezpieczenia.
Ponadto, zależało nam na wprowadzeniu w firmie nowoczesnego rozwiązania, jakim właśnie jest system kafeteryjny. Pozwala on na zaoferowanie szerokiego wachlarza ofert i produktów oraz na udostępnienie pracownikom benefitów, z których mogą wybierać zgodnie ze swoim preferencjami, czy aktualnymi potrzebami.
Bardzo ważna była dla nas także kwestia wdrożenia i wsparcia w dalszej obsłudze takiego narzędzia ze strony dostawcy. Worksmile zaoferował nam dedykowanego opiekuna oraz zespół IT, który czuwał nad całym procesem implementacji, a obecnie pozostaje z nami w stałym kontakcie, służąc swoją pomocą.
Jakich korzyści, czy efektów firma oczekiwała?
łatwe w obsłudze narzędzie do kompleksowego zarządzania firmowymi benefitami;
możliwość jego rozbudowy i wprowadzania dodatkowych funkcjonalności (np.: połączenie z innymi systemami kadrowo-płacowymi);
wyeliminowanie z procesów HR dokumentacji w formie papierowej;
możliwość uzyskania wsparcia od dostawcy narzędzia, także po jego wdrożeniu.
zminimalizowanie liczby błędów pojawiających się podczas obsługi benefitów oraz skrócenie czasu poświęcanego na obsługę pracowników;
rozszerzenie oferty świadczeń oraz benefitów pracowniczych i budowanie dzięki temu wizerunku atrakcyjnego pracodawcy (wsparcie działań employer-branding);
Czy udało się osiągnąć cel i w jakim zakresie?
Tak, nasze cele udało się osiągnąć. Stosunkowo szybko po etapie testów i wdrożenia, zauważyliśmy:
- zmniejszenie czasu potrzebnego na obsługę benefitów,
- zredukowanie liczby niezgodności w obszarze płatności za nie.
Bardzo cieszy nas też fakt, że wyeliminowaliśmy z obiegu papierowe wnioski, dzięki czemu znacznie ograniczyliśmy ilość zużywanego papieru. Są to wymierne oszczędności nie tylko w kosztach firmy, ale i korzyści dla naszego środowiska.
Wdrożenie, integracja, UX
Jak wyglądała integracja Kafeterii z systemem kadrowo-płacowym SAP?
Z tego również jesteśmy zadowoleni. W tej chwili oba systemy są ze sobą połączone i współpraca między nimi przebiega naprawdę zadowalająco. Integracja platformy Worksmile z systemem kadrowo-płacowym (w grupie E.ON korzystamy z SAP HR) całościowo zautomatyzowała proces rozliczeń za zamawiane benefity.
Dodatkowo na platformie funkcjonują wnioski o dofinansowanie wypoczynku, które również połączone są z systemem SAP. Zyskaliśmy w tym przypadku zdecydowanie szybsze procesowanie spraw pracowniczych.
Czy kafeteria jest łatwa
w obsłudze?
Przyznam, że obsługa kafeterii jest prosta i intuicyjna. Zarówno z zarządzaniem nią przez Administratorów, jak również z wykorzystywaniem jej możliwości przez pracowników radzimy sobie świetnie.
Z mojego punktu widzenia niezwykle przydatne w codziennej pracy okazały się dostępne tam raporty.
Jak ocenia Pani współpracę i wdrożenie platformy Worksmile?
Współpraca z zespołem Worksmile na każdym etapie przebiega bez zarzutu. Na etapie wdrożenia otrzymaliśmy niezbędne wsparcie oraz pomoc, której na początku potrzebowaliśmy całkiem sporo. Mija rok odkąd administrujemy benefitami za pośrednictwem Waszej platformy. Zdobyliśmy cenne doświadczenia i dużo wiemy, mimo to czasem potrzebujemy pomocy ze strony naszego opiekuna. Pomoc na szczęście zawsze przychodzi na czas.
Reakcje pracowników
Jakie były reakcje lub komentarze pracowników w odpowiedzi
na udostępnienie Kafeterii Benefitów Worksmile?
Na początku wspomnę, że w naszej firmie pracuje grupa osób, która nie posiada służbowych kont e-mail. W zespole projektowym obawialiśmy się, że nie będą chcieli wykorzystywać swoich prywatnych adresów do logowania się do platformy. Podobne wątpliwości mieli ich przełożeni. Na szczęście wszystkie okazały się niesłuszne.
W tej chwili mamy na platformie Worksmile zalogowanych ponad 97% użytkowników i nasi pracownicy chętnie z niej korzystają.
Jeżeli chodzi o pracowników, to większość z nich ma pozytywne doświadczenia i wyraża bardzo dobre opinie. Zgłaszają jedynie prośby o zapewnienie w kafeterii jeszcze szerszego wybór produktów dostępnych w ramach środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Pracowniczych. W planach mamy przeprowadzenie badania satysfakcji użytkowników. Obiecuję, że podzielę się wynikami i dodatkowymi informacjami
Jak zmieniła się sytuacja pracowników po wprowadzeniu Kafeterii Worksmile?
Po wdrożeniu platformy pracownicy uzyskali szerszy i swobodniejszy wybór dostępnych benefitów. Procesowanie zamówień stało się łatwiejsze, nie wymaga już oczekiwania na kontakt z pracownikiem HR, wszystkie procesy przebiegają automatycznie za pośrednictwem platformy
Korzyści dla firmy i pracowników
Jakie główne korzyści przyniosło firmie i pracownikom wdrożenie Kafeterii Benefitów Worksmile?
Jeżeli chodzi o to, co zyskaliśmy jako firma, to z perspektywy czasu śmiało mogę powiedzieć, że są to takie rzeczy jak:
łatwiejsze zarządzanie zamówieniami na benefity,
elastyczne narzędzie, które możemy dostosowywać do własnych potrzeb i łączyć z wewnętrznymi rozwiązaniami czy innymi systemami (np. własne wnioski zintegrowane z systemem kadrowo-płacowym),
redukcja niezgodności finansowych w obszarze benefitów,
dostęp do licznych raportów i danych (np. raport zamówień),
efektywne wykorzystanie ZFŚS.
W przypadku pracowników i ich perspektywy, to do ewidentnych korzyści zaliczyć możemy:
swobodny i szerszy wybór benefitów,
dostępność do kafeterii 24/7 (bez potrzeby posiadania służbowego e-maila),
w pełni elektroniczny obieg dokumentów (wygoda i ekologia),
szybsza realizacji zamówień i skrócony czas oczekiwania.
Czy i jak wdrożenie Kafeterii Benefitów Worksmile wpłynęło na poziom zaangażowania i motywacji pracowników oraz na działania employer branding?
Niestety nie jesteśmy jeszcze w stanie poprzeć wypowiedzi badaniem satysfakcji, ale dociera do nas wiele pozytywnych sygnałów i opinii. Co bardzo nas cieszy! Posiadanie platformy, jako benefitu pracowniczego jest postrzegane jako zaleta pracodawcy i dodatkowo buduje na rynku jego przewagę konkurencyjną. Obecnie systemy kafeteryjne posiadają raczej duże firmy i z całą pewnością fakt ten wspiera ich działania budowania pozytywnego employer brandingu.Przywołam tu ponownie zintegrowanie platformy Worksmile z systemem kadrowo-płacowym, z jakiego korzystaliśmy. Pozwoliło to na pełne zautomatyzowanie procesu rozliczania benefitów, co zaowocowało z kolei skróceniem czasu obsługi oraz ograniczeniem liczby występujących pomyłek.
Jak wyglądają ułatwienia w zarządzaniu i rozliczaniu benefitów pracowniczych
oraz korzystanie z budżetu ZFŚS w ramach platformy Worksmile?
Przywołam tu ponownie zintegrowanie platformy Worksmile z systemem kadrowo-płacowym, z jakiego korzystaliśmy. Pozwoliło to na zautomatyzowanie procesu rozliczania benefitów, co zaowocowało z kolei skróceniem czasu obsługi oraz ograniczeniem liczby występujących pomyłek.
Posiadanie platformy, jako benefitu pracowniczego jest postrzegane jako zaleta pracodawcy i dodatkowo buduje na rynku jego przewagę konkurencyjną.
Worksmile
Sprawdź jak silną
kulturę organizacyjną
stworzysz przy pomocy Worksmile
Wspólnie ustalimy potrzeby Twojej firmy i zaproponujemy najodpowiedniejszy moduł. Zarezerwuj termin w naszym kalendarzu,
a z chęcią odpowiemy na wszystkie pytania.
