W czasach, w których idea work-life balance stała się nam się szczególnie bliska, kształtowanie polityki urlopowej w firmach jest kluczowym elementem dobrego zarządzania zasobami ludzkimi. Według badania przeprowadzonego w 2022 roku przez Society for Human Resource Management, 82 proc. pracowników wymienia urlop jako jedną z najważniejszych korzyści, jakie oferuje im pracodawca.
Uporządkowany proces zarządzania urlopami
Efektywne zarządzanie urlopami w firmie obejmuje kilka kluczowych działań: planowanie, komunikację, politykę urlopową, zapewnienie zgodności z przepisami prawa oraz politykami firmy, a także dbałość o zadowolenie pracowników.
Proces ten jest złożonym zadaniem, a jego skuteczność wymaga od HR-u przestrzegania określonych wytycznych. Wiele firm wspiera go poprzez wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych, takich jak aplikacje webowe i mobilne. Ułatwiają one zarządzanie urlopami oraz zapewniają szybką i skuteczną komunikację między pracownikami a pracodawcą.
Funkcjonalności tego typu oferuje Platforma Worksmile. Umożliwia ona zarządzanie nie tylko urlopami, ale wszystkimi nieobecnościami pracowników. Wnioski urlopowe składane są w postaci elektronicznej. Platforma pozwala na zorganizowane planowanie urlopów, ich akceptację i raportowanie.
12 dobrych praktyk zarządzania urlopami
1. Stworzenie polityki urlopowej wspierającej wellbeing
Firma powinna projektować politykę urlopową w taki sposób, by jej priorytetem było zagwarantowanie wellbeingu pracowników.
Gallup, amerykańska firma analityczna i doradcza wskazuje, że dobrze przygotowany proces buduje poczucie bezpieczeństwa pracowników. W sytuacji, gdy muszą oni mieć zagwarantowany czas na budowanie zdrowia fizycznego i psychicznego czy obowiązki rodzinne, nie mogą się obawiać, że ich przerwa w pracy będzie rodziła negatywne konsekwencje.
Specjaliści określają to mianem kultury zaufania. Kultury wspierającej pracowników biorących wolne, kiedy tego potrzebują i nie są za to karani.
Forbes podkreśla, że firmy powinny ustalić jasną politykę urlopową, która nakreśla rodzaje dostępnych urlopów, kryteria kwalifikujące oraz proces wnioskowania i zatwierdzania urlopu.
2. Oferowanie elastycznych opcji urlopowych
Firmy powinny rozważyć zaoferowanie elastycznych opcji urlopowych, które pozwolą pracownikom wziąć czas wolny w sposób odpowiadający ich indywidualnym potrzebom. Mogą one dotyczyć: urlopu w niepełnym wymiarze godzin, dzielenia pracy na godziny lub pracy zdalnej.
3. Planowania urlopów z dużym wyprzedzeniem
Zachęcanie pracowników do planowania swoich wakacji z dużym wyprzedzeniem, może pomóc w zapobieganiu konfliktom terminów i zapewnić firmom płynność operacji biznesowych.
4. Dodatkowy urlop jako nagroda
5. Nadanie priorytetu zdrowiu psychicznemu
Opieka psychologiczna dla pracowników. Jak pracodawca może pomóc?
6. Zarządzanie urlopami przez menedżerów
7. Szkolenie menedżerów w zakresie polityki urlopowej
8. Jasne komunikowanie zasad dotyczących urlopów
Każdy dział HR powinien się upewnić, że wszyscy pracownicy firmy rozumieją jej politykę urlopową i sposób wnioskowania o czas wolny. Obejmuje to przedstawienie jasnych wytycznych dotyczących sposobu wnioskowania o urlop, osób, z którymi należy się skontaktować, oraz aspektów prawnych regulujących ten obszar.
Funkcjonalności te zapewnia np. Platforma Worksmile. Dzięki prostemu kreatorowi formularzy każdy papierowy wniosek można zamienić na wersję online. Dzięki temu pracownik ma w jednym miejscu wszystkie informacje i swobodę wnioskowania w dowolnym momencie. Złożone wnioski można na bieżąco monitorować i sprawdzać status rozpatrzenia.
9. Technologie usprawniające zarządzanie urlopami
Coraz częściej firmy wdrażają dedykowane aplikacje lub inne narzędzia, które automatyzują proces zarządzania urlopami. Dzięki temu liczba błędów jest mniejsza, a wnioski o urlop są śledzone i zatwierdzane zgodnie z terminami.
Korzystanie z oprogramowania do monitoringu urlopów może pomóc menedżerom HR nadzorować wnioski urlopowe pracowników i upewnić się, że są one poprawnie wystawiane.
I w tym przypadku Worksmile udostępnia swoim użytkownikom ciekawe rozwiązanie. To panel zarządzania wszystkimi typami nieobecności: urlopem wypoczynkowym, macierzyńskim, ojcowskim, okolicznościowym, bezpłatnym, na żądanie czy opieką nad dzieckiem. Dzięki opcji filtrowania HR manager szybko znajduje potrzebne mu informacje i monitoruje wykorzystanie urlopów przez pracowników.
10. Wsparcie dla pracowników powracających z dłuższych urlopów
Organizacje mogą wspierać pracowników, gdy ci wracają do pracy po dłuższych urlopach. Może to obejmować oferowanie programów coachingowych lub mentorskich, zapewnianie dodatkowych szkoleń.
11. Kontrola poprawności wynagradzania
Oprócz prawidłowego dokumentowania wszystkich dni wolnych, konieczne jest upewnienie się, że pracownicy są prawidłowo wynagradzani – wskazuje Forbes. Czy dostali odpowiednie wynagrodzenie za czas wolny lub zwrot kosztów za pracę zdalną?
Sprawdź, jak policzyć koszty pracy zdalnej. Case study >
12. Monitorowanie i analizowanie danych dotyczących urlopów
Firmy coraz częściej wdrażają monitoring i analizę danych dotyczących urlopów, aby zidentyfikować trendy, ale też i potencjalne problemy. Może to pomóc firmom w identyfikacji obszarów, w których potrzebne jest dodatkowe wsparcie, np. dla pracowników, którzy biorą przedłużony urlop lub są narażeni na wysoki poziom stresu.
Zarządzanie urlopami - chcesz robić to efektywniej?
Platforma Worksmile ma nowy moduł zarządzania nieobecnościami, który wzniesie na wyższy poziom wnioski urlopowe w Twojej firmie! System sam zbiera wszystkie dane i generuje automatyczne raporty. Ponadto wylicza i aktualizuje saldo dni urlopowych, a następnie udostępnia te informacje pracownikom.
Przeczytaj więcej o zarządzaniu nieobecnościami od Worksmile lub umów się na bezpłatną konsultację. Zobaczysz naszą platformę od wewnątrz podczas prezentacji demo!