_CASESTUDY
Jak zwiększyliśmy aktywność pracowników Alsendo w firmowych inicjatywach, ograniczając rozproszenie procesów HR, komunikacji wewnętrznej i benefitów?
Alsendo – szczegóły:
- branża usługowa
- ponad 250 pracowników
Rozproszenie procesów HR i komunikacji wewnętrznej w Alsendo
Alsendo jest wiodącą w Polsce firmą technologiczną działającą od 2009 roku w obszarze usług logistycznych i kurierskich. Firma zatrudnia ponad 150 pracowników w Polsce, stale rośnie i skupia się na ekspansji zagranicznej, szczególnie w regionie Europy Środkowo-Wschodniej, zatrudniając łącznie ponad 250 osób. Dynamiczny rozwój firmy wymagał także sprawnego zarządzania wewnętrznymi procesami HR, skutecznej komunikacji wewnętrznej oraz zaangażowania pracowników.
Przed wdrożeniem platformy Worksmile organizacji brakowało narzędzia, które pomogłoby rozwiązać problemy:
- rozproszonej komunikacji wewnętrznej – jednocześnie kanałami mailowymi i w formie papierowej;
- cyfryzacji procesów HR – aktywności administracyjne zajmowały znacznie więcej czasu, niż powinny;
A także osiągnąć wyznaczone cele:
- regularnego zbierania informacji zwrotnych od pracowników, by mogli efektywnie uczestniczyć w rozwoju firmy;
- zwiększenia aktywności pracowników w inicjatywach ESG i wellbeingowych.
Pojawiła się przez to potrzeba wdrożenia jednej platformy, która usprawniłaby komunikację wewnętrzną, umożliwiła digitalizację procesów HR i przyczyniła się do zwiększenia aktywności pracowników.
_CASESTUDY
Rozwiązanie – trójfazowe wdrożenie platformy Worksmile
-
Faza pierwsza - włączenie modułu Komunikacji.
Dzięki temu firma zyskała wgląd w skuteczność komunikatów skierowanych bezpośrednio do pracowników firmy – możliwe stało się monitorowanie ich odczytywalności i zbieranie szybkich reakcji. Moduł komunikacji okazał się fundamentalną bazą do dalszego, skutecznego wdrażania kolejnych narzędzi. -
Faza druga - digitalizacja procesów administracyjnych poprzez wprowadzenie modułu Wnioski i Sprawy.
W rezultacie całkowicie cyfrową formę zyskało aż 13 wcześniej papierowych typów wniosków. To znacząco zmniejszyło nakłady czasowe zespołu HR na czynności administracyjne i przyspieszyło czas ich realizacji. -
Faza trzecia - wdrożenie modułu Benefitów.
To pozwoliło pracownikom wybierać samodzielnie warianty benefitów spośród 9 dostępnych w pakiecie (np. karta sportowa, ubezpieczenie, opieka medyczna). Dzięki temu zarządzanie benefitami zostało uproszczone i przeniesione na platformę, uwalniając zasoby kadrowe i zwiększając satysfakcję pracowników.
_CASESTUDY
Jak zmieniły się kluczowe wskaźniki aktywności pracowników (Usage Score)?
Dzięki rozbudowie i sukcesywnemu wzbogacaniu platformy Worksmile o kolejne funkcje oraz treści (jak posty, wnioski, benefity, inicjatywy), firma Alsendo odnotowała wymierne wzrosty głównych wskaźników aktywności pracowników na platformie.
Pierwszym i najważniejszym wskaźnikiem był Usage Score – autorski wskaźnik platformy Worksmile, który analizuje aż 19 różnych obszarów użytkowania. Wynik ten wzrósł ponad trzykrotnie do poziomu 51%, co pokazuje, że im więcej funkcjonalności dostępnych na platformie, tym intensywniej pracownicy korzystają z tej technologii na co dzień.
*Usage Score to autorskie narzędzie Worksmile, które pozwala mierzyć poziom wykorzystania funkcjonalności w ramach platformy z uwzględnieniem 19 wskaźników.
Wynik
Usage Score*
51%
Pracownicy logujący się co najmniej raz miesięcznie
90,3%
Pracownicy logujący się codziennie
29,5%
Docieralność firmowych komunikatów do pracowników
69%
Reakcje na komunikację firmową
23%
_CASESTUDY
Inicjatywy ESG i wellbeingowe – jak Alsendo buduje dobrostan pracowników?
_CASESTUDY
Korzyści dla firmy i pracowników
Usprawnienie i cyfryzacja wewnętrznych procesów HR
Dzięki digitalizacji aż trzynastu różnych rodzajów wniosków pracowniczych (m.in. kadrowych, urlopowych, ZFŚS), firma Alsendo znacząco ograniczyła ilość dokumentacji prowadzonej wcześniej w formie papierowej. Powstał jednolity system pozwalający pracownikom wygodnie załatwiać wszelkie formalności online, co przełożyło się na istotną redukcję czasu pracy działu HR oraz oszczędności związane z ograniczeniem dokumentów papierowych.
Efektywna komunikacja wewnętrzna
Przeniesienie komunikacji wewnętrznej na platformę Worksmile pozwoliło na precyzyjne monitorowanie poziomu docieralności informacji, odczytów oraz reakcji pracowników. Poprawiła się szybkość zbierania opinii, pytań czy sugestii od pracowników, co pozwala sprawniej podejmować decyzje opierające się na głosie zespołu. Z perspektywy pracowników, wygodny dostęp do informacji oraz możliwość szybkiego reagowania znacznie upraszcza codzienne zadania i wzmacnia poczucie bycia na bieżąco z działaniami firmy.
Łatwe zarządzanie benefitami
Pracownicy Alsendo mogą teraz w łatwy sposób zarządzać swoimi benefitami poprzez platformę Worksmile. Mają możliwość wyboru spośród dziewięciu dostępnych wariantów benefitów abonamentowych, takich jak karta sportowa, ubezpieczenia czy prywatna opieka medyczna. Taka elastyczność zwiększa satysfakcję z pracy i pozytywnie wpływa na dobrostan zespołu. Jednocześnie dział HR otrzymał uproszczone narzędzie administracyjne, zmniejszając czas obsługi benefitów.
Promowanie zdrowia, dobrostanu oraz działań społecznych
Platforma umożliwia Alsendo realizowanie wielu różnorodnych inicjatyw ESG oraz działań wellbeingowych. Firma efektywnie prowadzi projekty promujące zdrowy styl życia oraz organizuje aktywności prospołeczne. W rezultacie zespół Alsendo uczestniczy w programach sportowych wzbogaconych o elementy grywalizacji oraz akcjach społecznie odpowiedzialnych, co wzmacnia kulturę organizacyjną i poczucie przynależności pracowników.