Prawdopodobnie nie zdajemy sobie do końca sprawy, jak wiele zagadnień tematycznych składa się na pracę osób odpowiedzialnych za obszar HR. Zarządzanie budżetami ZFŚS w tym szeroko rozumiana papierologia, kwestie kadrowo – płacowe i wiele innych zagadnień.
W rozmowie z Ewą Górską, Dyrektor ds. pracowników i kultury organizacyjnej w UNIQA na przykładzie wdrożenia platformy Worksmile, pokażemy jak tematy związane z zarządzaniem wnioskami ZFŚS, zostały ograniczone do minimum, a tym samym firma zaoszczędziła ilość czasu pracy porównywalny z etatem jednej osoby, zyskując miejsce na inne zadania.
Pierwsze spotkanie Uniqa z Worksmile
Mój szef, Jarosław Matusiewicz, ówczesny Prezes UNIQA, obecnie Wices Prezes Zarządu UNIQA, miał okazję uczestniczyć w spotkaniu na którym Tomasz Chaciński, CEO Worksmile, wówczas jeszcze FitQbe, „rozdawał swoje wizytówki” oraz mówił o platformie FitQbe, której działania koncentrowały się głównie na tematach związanych z promowaniem zdrowego trybu życia i aktywności fizycznej.
Początek współpracy
W tamtym momencie, a było to rok 2018, świeżo dołączyłam do organizacji i wiele tematów było dla nas ważnych i wymagających innego podejścia. Jednym z istotnych elementów było budowanie pozytywnego doświadczenia pracowników. Wiele rzeczy zaczynałam robić zupełnie od nowa, poszukiwałam uproszczeń i usprawnień. Rozpoczęłam poszukiwanie atrakcyjnych benefitów dla pracowników, które będziemy mogli oferować wszystkim pracownikom w całej Polsce, a nie tylko lokalnie. Jednym z ważnych elementów dla części pracowników było uprawnianie sportu – np. bieganie czy piłka nożna. Spodobał nam się pomysł FitQbe i wspólnie z moim prezesem, zdecydowaliśmy , aby zamiast dofinansowania do zajęć z trenerem w jednym mieście, zacząć promować aktywność fizyczną w szerszym kontekście.
Grupy tematyczne – Integracja
Cały budżet przeznaczony na program wellbeingowy, przekierowaliśmy do Worksmile (FitQbe) co pozwoliło nam na integrację pracowników w większych grupach, wzajemną motywację, poczucie przynależności do firmy. Pierwsze wyzwanie (eng. Challenge) wdrożyliśmy w 2018 roku. Było to dla nas zdecydowanie kluczowy moment, w którym udało się nam się zbudować poczucie, że jesteśmy jedną firmą, a nie osobnymi oddziałami rozlokowanymi po całej Polsce. Od tego momentu, zarówno my jak i nasi pracownicy aktywnie korzystamy z platformy.
Od kiedy wprowadziliście synchronizacje z iWatch sama jestem bardziej aktywna. Codziennie ćwiczę jogę, a moja aktywność jest od razu widoczna na wall’u.
Szukanie usprawnień – Podejście proklienckie Worksmile
Digitalizacja wniosków ZFŚS - Oszczędność czasu
Dzięki wsparciu Worksmile i wdrożeniu elektronicznego wniosku ZFŚS, udało się nam zdigitalizować wszystkie procesy związane z obsługą świadczeń. Ten krok pozwoliła nam na zaoszczędzenie czasu, który stanowił odpowiednik 40 godzin pracy ludzkiej – czyli był porównywalny do wymiaru pracy pracownika etatowego. Wdrożenie innowacyjnych rozwiązań, umożliwiło nam również przeliczenie, ile czasu zajmowało nam zarządzanie tematami związanymi z benefitami pracowniczymi czy wnioskami. Okazało się, że dzięki wdrożeniu nowego modułu Worksmile, jesteśmy w stanie zminimalizować czas na to poświęcany, a zaoszczędzoną przestrzeń przeznaczyć na intensyfikację działań kadrowo-płacowych.

Pani Ewo, a gdyby miała Pani powiedzieć, który z modułów jest Pani faworytem?
Będę tutaj pewnie jednostronna, ponieważ patrzę na całość z perspektywy DR Działu HR.
Najważniejsze dla mnie jest to, że dzięki jednemu narzędziu mogłam połączyć kilka kluczowych dla nas elementów. Oferta dedykowana naszym pracownikom, stała się prostsza, a zarządzanie poszczególnymi elementami – w tym przypadku wnioskami ZFŚS, szybsze i skuteczniejsze. Ludzie nauczyli się korzystać z wniosków elektronicznych, dzięki czemu nie mam już np. sytuacji związanych z tym, że coś zginęło. Cały proces stał się transparentny.
Za proces wdrożenia Worksmile w Uniqa, odpowiedzialna była Ewa Górska – Dyrektor ds. pracowników i kultury organizacyjnej
Ewa Górksa, od 4 lat pracuje w UNIQA. Od maja odpowiedzialna z kulturę organizacyjną, ważnego filaru integracji firm przy fuzji UNIQA z AXA. Całe swoje życie zawodowe związana z obszarem HR. Najbliższym jej tematem jest kultura organizacyjna i procesy transformacji. Tworzyła rozwiązania i zarządzała projektami z zakresu rozwoju pracowników, wynagradzania, opracowania struktur organizacyjnych, etatyzacji, tworzenia systemów motywacyjnych.
Ponadto prowadziła prace mające na celu ocenę potencjału i kompetencji pracowników, jak i kulturową gotowość do zmian. Aktywnie prowadzi działania rozwojowe w organizacji.
W pracy nie lubi chodzić utartymi ścieżkami. Ceni nowe technologie i wszystko co wiąże się z digitalizacją. Wierzy, że w ludziach drzemie ogromny potencjał i wiele talentów

Z Ewą Górską, Dyrektor ds. pracowników i kultury organizacyjnej rozmawiała Natalia Żurawska, Head of Marketing Worksmile