Benefity pozapłacowe zwiększają zaangażowanie pracowników oraz konkurencyjność firmy jako potencjalnego pracodawcy. Jednak aby teoria miała przełożenie na rzeczywistość, muszą zostać spełnione przynajmniej dwa warunki: system benefitów musi być sprawnie zarządzany oraz dostosowany do potrzeb pracowników. Dlatego warto zainteresować się rozwiązaniem, jakim jest system kafeteryjny – możliwość stworzenia pakietu benefitów przez pracodawcę, z którego następnie mogą wybierać jego pracownicy. Sprawdź, jakie rozwiązania w zakresie benefitów pozapłacowych oferuje.
Czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, w skrócie ZFŚS, nazywany powszechnie funduszem socjalnym, to środki gromadzone przez pracodawcę na specjalnym koncie firmowym, które są przeznaczane na wsparcie pracowników.
Ustawa określa, że obowiązek utworzenia funduszu socjalnego spoczywa na firmach zatrudniających co najmniej 50 osób (50 pełnych etatów), a także na jednostkach budżetowych i samorządowych, niezależnie od liczby zatrudnionych osób. W przypadku firm zatrudniających mniej niż 50 pracowników utworzenie ZFŚS jest dobrowolne.
Co można finansować z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, a czego nie?
Zakres możliwości finansowania ze źródła, jakim jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, określa ustawa o związkach zawodowych oraz stworzony przez pracodawcę regulamin. Jednak jego swoboda w tworzeniu tego regulaminu jest ograniczona — powinien on zawierać wyłącznie zapisy, które są zgodne z obowiązującą ustawą.
W systemie pozapłacowym wydatki na cele socjalne mogą być uzupełnione o środki obrotowe. W ich przypadku nie istnieją żadne ograniczenia prawne odnośnie ich rozdysponowania (zasady ich rozdzielania są określone w wewnętrznych regulaminach bądź zarządzeniach firmy).
Zgodnie z zapisami w ustawie środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych można przeznaczyć wyłącznie na działalność socjalną, która obejmuje na przykład różne formy wypoczynku, wydarzenia kulturalne, sport i rekreację oraz udzielanie pomocy materialnej w określonych sytuacjach.
Przykładami wykorzystania funduszu socjalnego są między innymi:
- dofinansowania wczasów i kolonii dla dzieci,
- zakup biletów do kina, teatru i na koncerty,
- dofinansowanie posiłków dla pracowników,
- dofinansowanie do przedszkoli i żłobków dla dzieci pracowników,
- zapomogi finansowe dla pracownika, który znalazł się w trudnej sytuacji,
- bony towarowe i usługowe,
- paczki okolicznościowe dla dzieci,
- zwrotne lub bezzwrotne wsparcie na zakup mieszkania czy budowę domu.
Finansowanie z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych elementów, które nie obejmuje działalność socjalna, jest niezgodne z prawem i może skutkować nałożeniem grzywny. Czego zatem nie można finansować z funduszu socjalnego? Przykładem nieprawidłowego dysponowania środkami z tego źródła jest między innymi finansowanie:
- szkoleń i innych form edukowania pracowników,
- opieki medycznej,
- ubezpieczeń,
- dopłat do transportu z i do pracy,
- upominków dla pracowników.
Jaka jest zasada ustalania zakresu świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?
Zakres świadczeń finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest ustalany wyłącznie na podstawie kryterium socjalnego, czyli stanu materialnego pracownika. Jego wyniki, staż pracy czy wielkość etatu nie może decydować o należności i wielkości świadczenia socjalnego.
Benefity pracownicze finansowane z ZFŚS — zachęta dla pracowników i sposób budowania lojalności
Współcześnie to firmy konkurują o pracowników. Ten trend powoduje, że benefity pracownicze finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych mogą być istotnym czynnikiem w wyborze konkretnego pracodawcy.
Atrakcyjny pakiet benefitów pozapłacowych jest czymś, co w przypadku pracowników o niepewnym statusie materialnym daje poczucie bezpieczeństwa. Jeśli chcesz czerpać maksymalne korzyści z istnienia ZFŚS, konieczny jest dobrze skonstruowany i sprawnie zarządzany pakiet benefitów pracowniczych w Twojej firmie.
Co stoi na przeszkodzie, aby go wdrożyć? Zniechęca Cię poziom skomplikowania obsługi rozbudowanego pakietu benefitów pracowniczych, myślenie o setkach wniosków, ogromie raportów czy definiowanie źródeł finansowania? To wcale nie musi być trudne i czasochłonne! Musisz wiedzieć, że istnieją nowoczesne narzędzia, które pomogą Ci w zarządzaniu. Takim narzędziem jest platforma Worksmile, która pomoże Ci sprawnie zarządzać środkami z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Jak Worksmile pomoże zarządzać Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych?
Platforma Worksmile to innowacyjne narzędzie, które umożliwia integrację całego systemu benefitów pracowniczych działających w Twojej firmie, rozbudowanie go oraz dostosowanie do potrzeb Twoich pracowników. Platforma mocno wspiera także procesy HR-owe. Umożliwi Ci kontrolę nad benefitami dostępnymi dla pracowników w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz tych finansowanych z pozostałych źródeł.
Co zyskasz w zakresie zarządzania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, korzystając z Worksmile? W Platformie zarządzisz budżetem ZFŚS w kilku prostych krokach:
- Stwórz dedykowany budżet ZFŚS w platformie Worksmile i zasil konta swoich pracowników.
- Wybierz pulę benefitów, które będą dostępne w ramach budżetu ZFŚS w Kafeterii Worksmile. Będziesz mieć możliwość udostępniania pracownikom wybranych benefitów.Ty decydujesz, które produkty i usługi będą mogli opłacić środkami z budżetu ZFŚS
- Stwórz wnioski elektroniczne, które będą zbierać informacje niezbędne do przydzielania świadczeń z ZFŚS. Elektroniczne wnioski o świadczenia z ZFŚS to brak konieczności składania wniosków papierowych! Co więcej, Worksmile umożliwi Ci dodanie progów dochodowych oraz zbieranie informacji o przychodach na członka rodziny,, dzięki czemu unikniesz błędów w przyznawaniu świadczeń i zmniejszysz ryzyko wystąpienia nieprawidłowości.
- Daj pracownikom dostęp do dedykowanych ofert ZFŚS w Kafeterii Worksmile. Twoi pracownicy nie będą musieli oczekiwać na benefity — uzyskają stały dostęp do kafeterii, gdzie dedykowane oferty ZFŚS łatwo odnajdą, dzięki filtrom i specjalnym oznaczeniom graficznym.Poza tym można tworzyć elektroniczne formularze, a następnie udostępnić je pracownikom w celu uzupełnienia i odesłania, co także odbywa się w ramach Platformy. 5. Wygeneruj automatyczne raporty z wykorzystania benefitów przez pracowników. W platformie Worksmile masz wygodny dostęp do raportów z poziomu Panelu Administratora.
