Jak wynika z badania „The Remote Future. Rynek pracy zdalnej a oczekiwania pracowników.” przeprowadzonego w połowie 2018 roku (czyli jeszcze przed pandemią) przez Kantar TNS, blisko 70% respondentów stwierdziło, iż ich pracodawcy nie oferują możliwości pracy zdalnej. Z kolei, w marcu 2022 roku raport Grupy Pracuj pt. „Dwa lata nowej normalności”, pokazał, że obecnie ok 85% pracowników chciałoby po zakończeniu pandemii pracować zdalnie lub hybrydowo, co najmniej kilka dni w miesiącu. Wydaje się, że okres pandemii był wielkim światowym testem pracy zdalnej. Ujawnił on nie mało wyzwań, ale i wiele korzyści i to zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Najlepszym tego dowodem jest fakt, iż praca zdalna już wkrótce zostanie uregulowana (przynajmniej częściowo) także w polskich przepisach Kodeksu Pracy.
Praca zdalna w Kodeksie Pracy – stan obecny
Obecne zapisy Kodeksu Pracy opisując pracę zdalną posługują się pojęciem telepracy, której poświęcony jest art. 675 Kodeksu, wprowadzony w 2007 roku. Co dowiemy się z zapisu?
Po pierwsze jako telepracę uznano wówczas świadczenie pracy poza zakładem pracy przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przepisy dot. telepracy zakładają, iż zarówno pracodawca, jak i pracownik muszą się zgodzić na telepracę, co jest poparte odpowiednim dokumentem – porozumieniem lub aneksem do umowy o pracę.
Po drugie, pracodawca jest zobowiązany przedstawić telepracownikowi informację o warunkach zatrudnienia, która najczęściej zawiera:
- obowiązującą pracownika,
- dobową i tygodniową normę czasu pracy,
- częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę,
- wymiar przysługującego urlopu wypoczynkowego,
- obowiązujący pracownika okres wypowiedzenia,
- informację o układzie zbiorowym pracy, a także jednostkę organizacyjną, w której strukturze znajduje się jego stanowisko pracy, czy podmiot dokonujący czynności z zakresu prawa pracy odpowiedzialny za współpracę z telepracownikiem oraz upoważniony do przeprowadzenia kontroli w miejscu wykonywania pracy.
Po trzecie, Kodeks Pracy w części dot. telepracy, mówi o tym, że pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi niezbędny do wykonywania telepracy sprzęt, ubezpieczyć i pokryć koszty związane z jego instalacją i serwisem. Art. 6711 podkreśla, iż jeśli strony (czyli pracodawca i pracownik) ustalą, iż telepraca będzie wykonywana przy wykorzystaniu sprzętu pracownika, przysługuje mu z tego tytułu ekwiwalent pieniężny, ustalony pomiędzy stronami.
Należy również pamiętać, iż w okresie pierwszych 3 miesięcy pracy w formie telepracy, zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą się „rozmyślić”, czyli złożyć wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków zatrudnienia (jeśli telepraca dotyczy pracownika dotychczas pracującego tradycyjnie). Wniosek taki jest wiążący, czyli druga strona musi się do niego dostosować.
Planowane zmiany w Kodeksie Pracy w zakresie pracy zdalnej
W pierwszym tygodniu czerwca 2022 roku, po wcześniejszym zatwierdzeniu przez Radę Ministrów, do Sejmu trafił projekt zmian w Kodeksie Pracy, którego celem jest uregulowanie m.in. pracy zdalnej. Oczywiście projekt może ulec zmianie; nie wiemy również kiedy finalnie zostanie uchwalony i wejdzie w życie. Niemniej, na tym etapie możemy założyć, że jego kręgosłup utrzyma się w zaproponowanym kształcie, zwłaszcza, że projekt był już konsultowany na forum Rady Dialogu Społecznego. Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu:
Pandemia COVID-19 wpłynęła na wszystkie sfery życia społecznego, w tym także na sferę zawodową, a w związku z tym także na stosunki pracy. (…) Skutkiem rozpowszechnienia pracy zdalnej oraz dostrzeżenia zalet takiej pracy przez obie strony stosunku pracy były także sygnały oraz postulaty napływające zarówno od pracowników, jak i od organizacji pracodawców, aby wprowadzić regulacje dotyczące pracy zdalnej, jako rozwiązanie stałe
Projekt wprowadza do Kodeksu pojęcie pracy zdalnej, zachowując jednocześnie wcześniejsze zapisy dot. telepracy. Zgodnie z propozycją zawartą w projekcie ustawy pracą zdalną będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Powyższe oznacza, iż praca będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika.
Najważniejsze zasady dot. pracy zdalnej według proponowanej nowelizacji Kodeksu Pracy:
Pracodawca powinien zawrzeć porozumienie z organizacjami związkowymi działającymi na terenie zakładu pracy lub określić regulamin pracy zdalnej. Jeśli jednak tego nie zrobi, może każdorazowo uzgadniać z pracownikiem zasady pracy zdalnej. Uzgodnienie pracy zdalnej pomiędzy pracodawca a pracownikiem będzie mogło być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika.
W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa, czy też całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu Pracy.
Miejsce wykonywania pracy zdalnej, niezależnie od tego, czy będzie to miejsce pod adresem zamieszkania pracownika, czy też inne miejsce wybrane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę, zawsze będzie przedmiotem wzajemnego ustalenia między stronami stosunku pracy. Oznacza to, iż ani pracodawca ani pracownik nie będzie mógł narzucić drugiej stronie miejsca wykonywania pracy zdalnej.
Brak wymogu świadczenia pracy zdalnej regularnie – co w praktyce oznacza, że dopuszcza się prace zdalną okazjonalną np. 1 dzień w tygodniu lub miesiącu, w sposób nieregularny.
Praca zdalna może być realizowana na polecenie pracodawcy (w konkretnych sytuacjach np. w trakcie trwania stanu wyjątkowego, epidemii itp. lub w trakcie sytuacji, kiedy pracodawca nie jest w stanie czasowo – w wyniku siły wyższej – zagwarantować odpowiednich warunków BHP), przy czym najpierw pracownik winien złożyć oświadczenie (dowolnie w postaci papierowej lub elektronicznej), iż ma odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Dopiero wówczas pracodawca może wydać takie polecenie pracownikowi.
Pracodawca – tak samo, jak przy telepracy – będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym odpowiedniego sprzętu, a także jego instalacji, konserwacji i ubezpieczenia. Ponadto, pracodawca winien pokryć również koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych (Internet) niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Zapisów takich nie ma w regulacji dot. telepracy.
Możliwe będzie używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera, drukarki) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem, że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek wypłaty ekwiwalentu będzie mógł być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.
Wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy zdalnej nie będzie co do zasady dla pracodawcy wiążący (wymaga obustronnej zgody), za wyjątkiem wniosków pracowników – kobiet w ciąży, pracowników wychowujących dziecko do 4 roku życia lub pracowników – opiekunów dziecka niepełnosprawnego.
Pracodawcy będzie przysługiwać prawo kontrolowania wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolowania w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Taka kontrola będzie przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej oraz w godzinach pracy pracownika. Kontrola pracownika przeprowadzona w miejscu pracy zdalnej będzie ograniczona prawem pracownika do prywatności.
W praktyce więc taka kontrola będzie odbywać się co do zasady przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się (np. telefon, poczta elektroniczna, chat), ale także będzie ona mogła być prowadzona bezpośrednio w miejscu wykonywania takiej pracy, jednak w takim przypadku konieczne będzie uprzednie porozumienie się z pracownikiem.
Praca zdalna musi się odbywać w bezpiecznych i higienicznych warunkach. Co do zasady zapewnienie odpowiednich warunków pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy, przy czym ze względu na specyfikę pracy zdalnej szczególne znaczenie ma więc współdziałanie pracowników i pracodawców. Zgodnie z uzasadnieniem do projektu, proponuje się, by to pracownik zapewniał właściwą organizację stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii.
Przygotowanie miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika do wykonywania pracy w formie pracy zdalnej może wymagać podjęcia różnych czynności dostosowawczych, np. konieczność przemeblowania pomieszczenia w celu uzyskania lepszego dostępu do naturalnego oświetlenia. Obowiązek pracodawcy w tym przypadku będzie sprowadzał się więc do przygotowania pracownika do tego, jak powinno wyglądać optymalne (zdrowe i bezpieczne) stanowisko pracy. Przepisy dotyczące wypadku przy pracy będą stosowane odpowiednio także do pracy zdalnej.
Predykcje na przyszłość
Wszystko wskazuje na to, że praca zdalna będzie cieszyć się coraz większym zainteresowaniem i widać to wśród trendów HR-owych. Pracownicy przy rekrutacji zwracają uwagę, czy istnieje możliwość pracy zdalnej lub hybrydowej. Tydzień w biurze zaczyna odchodzić do lamusa, dlatego firmy powinny być gotowe na coraz większą liczbę pracowników pracujących zdalnie. Jak pracodawcy powinni się do tego przygotować? Na początku na pewno muszą zadbać o digitalizację procesów oraz komunikację wewnętrzną w firmie.
Zobacz, jak Worksmile pomógł digitalizować procesy w grupie E.ON!
Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź >>
Chcesz wiedzieć, jak skuteczna jest Twoja komunikacja wewnętrzna? Nie zgaduj – sprawdź, gdzie stoisz za pomocą Barometru komunikacji wewnętrznej! Rozpocznij Quiz >
