Koniec roku to dla organizacji czas intensywnych przygotowań do rozliczeń i podsumowań oraz sprawdzian z umiejętności organizacyjnych. To właśnie wtedy kluczowe terminy i obowiązki pracodawcy wobec ZUS, Urzędów Skarbowych i innych instytucji stają się dla nas priorytetem. Zaplanujmy dobrze ten okres, aby uniknąć pośpiechu i błędów, które mogą kosztować naszą firmę czas i pieniądze. O co warto zadbać w szczególności?
Rozliczenia z ZUS – podstawowe terminy
Zacznijmy od Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Do końca roku pracodawcy muszą upewnić się, że na czas opłacili wszystkie składki. Dużo zmian w tym zakresie wniósł ze sobą – wprowadzony w 2022, z poprawkami w 2023 roku – Polski Ład. Najważniejsze terminy to te dotyczące konieczności złożenia deklaracji i opłacenia składek:
- do 5. dnia miesiąca – jednostki i zakłady budżetowe;
- do 15. dnia miesiąca – płatnicy posiadający osobowość prawną: spółki akcyjne, spółki z o.o., spółdzielnie, stowarzyszenia czy fundacje;
- do 20. dnia miesiąca – pozostali płatnicy składek: przedsiębiorcy opłacający składki jedynie na własne ubezpieczenia czy spółki osobowe jak cywilne, jawne, partnerskie, komandytowe czy jednoosobowe spółki z o.o.;
- do 20 maja 2024 należy dokonać rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2023 rok.
Deklaracje podatkowe w US
Przed końcem roku należy również pamiętać o rozliczeniach z Urzędem Skarbowym. Terminy złożenia deklaracji i dokonania płatności VAT, wpłacenia zaliczek na podatek dochodowy PIT oraz przygotowania do rocznego zeznania podatkowego są ściśle określone. Ich niedotrzymanie może skutkować przykrymi sankcjami finansowymi. Warto zatem dokładnie sprawdzić, czy wszystkie należności zostały przez nas prawidłowo obliczone i opłacone w terminie.
Deklaracje VAT:
1. Przy rozliczeniu miesięcznym składamy i rozliczamy:
- do 25 grudnia – deklaracje VAT za listopad;
- do 25 stycznia 2024 – deklaracje VAT za grudzień.
2. Przy rozliczeniu kwartalnym (dotyczy ono tzw. małych podatników VAT, których wartość sprzedaży nie przekroczyła w danym roku 2 mln EUR):
- deklaracje składamy i podatek rozliczamy do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale. W najbliższym okresie – do 25 stycznia 2024 roku za IV kwartał 2023.
Roczne rozliczenia podatkowe:
Pracodawcy powinni również przygotować się do rocznego rozliczenia podatkowego. Ważne terminy to:
- do 31 stycznia 2024 – przekazanie pracownikom PIT-11. Dokument ten zawiera informacje o dochodach pracownika i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Ważne jest, aby dane były dokładne i zgodne z rzeczywistością, gdyż błędy mogą skutkować problemami dla pracowników przy rozliczeniu rocznym.
- do 31 stycznia 2024 – złożenie informacji podsumowującej PIT-4R do Urzędu Skarbowego. PIT-4R jest deklaracją roczną o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy przez przedsiębiorcę od podatników: pracowników, zleceniobiorców itp. Przedsiębiorca przekazuje deklarację PIT-4R wyłącznie do Urzędu Skarbowego.
- do 30 kwietnia 2024 – podatnicy składają zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu lub straty, którą ponieśli w roku podatkowym 2023. Są to PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39.
- do 30 kwietnia 2024 – podatnicy regulują, jeżeli występuje taka konieczność, różnicę między podatkiem należnym a sumą wpłaconą do US, a wynikającą ze złożonego rocznego zeznania podatkowego za 2023 rok.
Obowiązki pracodawcy wobec GUS
Przedsiębiorstwa, do których Główny Urząd Statystyczny zwróci się o udostępnienie określonych danych, mają obowiązek ich przekazania. GUS wskazuje w skierowanych pismach (przesyła je pocztą e-mail, warto sprawdzać skrzynki!), z jaką częstotliwością i w jakim terminie należy tego dokonywać.
W przypadku przedsiębiorstw dane te mogą być przekazywane miesięcznie, kwartalnie i roczne, dlatego pracodawcy powinni pamiętać o tym obowiązku. Jego niedopełnienie może skutkować nałożeniem na przedsiębiorcę kary w wysokości od 200 do 5000 zł.
Dokumentacja pracownicza
Kolejnym elementem, o który muszą zadbać pracodawcy przed końcem roku to aktualizacja dokumentacji pracowniczej, zwłaszcza w kontekście zmieniających się przepisów. Warto przy tej okazji pamiętać o RODO. Wszelkie działania związane z danymi osobowymi pracowników muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami.
Bezpieczeństwo i higiena pracy
Zakres obowiązków pracodawców obejmuje również kwestie BHP. Przed końcem roku warto przeprowadzić audyt wewnętrzny oraz aktualizację procedur. Należy pamiętać o bieżącym planowaniu regularnych szkoleń pracowników zarówno z zakresu BHP, jak i obowiązujących przepisów.
Polityka płacowa i świadczenia
Przed końcem roku należy również przeanalizować politykę płacową firmy i ewentualnie dokonać jej korekt np. w związku z koniecznością zagwarantowania pracownikom minimalnego wynagrodzenia za pracę. Od 1 stycznia 2024 roku wyniesie ona 4 242 zł, a od 1 lipca 2024 roku 4 300 zł.
Do końca lutego 2024 pracodawca jest zobowiązany do przekazania pracownikom informacji rocznej o przychodzie stanowiącym podstawę wymiaru składek i wysokości odprowadzonych składek do ZUS, tzw. RMUA.
Przeczytaj więcej >
Budżet ZFŚS — jak mądrze wykorzystać środki przed końcem roku?
Ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy to kolejny istotny element, o którego kontroli, zwłaszcza pod koniec roku, nie powinniśmy zapominać. Należy upewnić się, że wszystkie zapisy są dokładne i aktualne. Pracodawca powinien także ustalić wymiar czasu pracy na rok 2024.
Przeczytaj również >
Jak zarządzać czasem pracy, aby zapewnić work-life balance?
Zarządzanie urlopami - obowiązki pracodawcy
Jednym z ważniejszych obowiązków pracodawcy jest również udzielenia pracownikom zaległych urlopów. Jeżeli nie jest to możliwe, przechodzą one na 2024 rok. Pracodawca określa także wysokość urlopu na kolejny rok, ponieważ z pierwszym jego dniem, wszyscy pracownicy nabywają prawa do nowego urlopu wypoczynkowego.
Dowiedz się więcej > Zarządzanie urlopami w firmie – 12 dobrych praktyk
Aktualizacja regulaminów
Każdy pracodawca powinien zadbać o aktualność regulaminów pracy i innych dokumentów wewnętrznych. Ważne jest również śledzenie zmian w przepisach, które mogą wpłynąć na obowiązki pracodawcy w kolejnych latach.
Dobre przygotowanie do kontroli
Zawsze natomiast pracodawcy powinni być gotowi na ewentualne kontrole, zarówno ze strony ZUS, jak i Urzędu Skarbowego czy Państwowej Inspekcji Pracy. Wbrew obiegowej opinii przedstawiciele tych urzędów mogą dokonywać kontroli w dowolnym terminie, a nie tylko pod koniec lub na początku roku.
