Przepisy w Kodesie pracy 2023 -pytania i odpowiedzi
Jakie urlopy i w jakim wymiarze przysługują pracownikom - rodzicom i opiekunom?
Urlopy rodzicielskie, ojcowskie, macierzyńskie
Zgodnie ze znowelizowanym Kodeksem pracy rodzicom dzieci od 26 kwietnia 2023 roku przysługuje 9 tygodni dodatkowego urlopu rodzicielskiego, przy czym należy pamiętać, iż ten dodatkowy wymiar przysługuje drugiemu rodzicowi.
W praktyce oznacza to, że żaden z rodziców nie może mieć więcej niż 32 z 41 tygodni łącznego wymiaru urlopu rodzicielskiego. W tej konkretnej sytuacji obydwoje rodzice mają prawo do dodatkowego dziewięciotygodniowego urlopu rodzicielskiego przy założeniu, że żadne z nich nie przekroczy wspomnianych 32 tygodni.
Ojciec dziecka może skorzystać z urlopu rodzicielskiego równocześnie z matką dziecka, przebywającą na urlopie macierzyńskim, przy czym należy pamiętać, iż urlop rodzicielski przysługuje na wniosek pracownika złożony co najmniej 21 dni wcześniej.
Należy również pamiętać, iż ojcu przysługuje 2-tygodniowy urlop ojcowski, przy czym jego termin został skrócony w najnowszej nowelizacji Kodeksu pracy – od 26.04 ojciec dziecka może skorzystać z urlopu ojcowskiego do dnia pierwszych urodzin dziecka (a nie 2 lat jak było wcześniej).
Kluczowa dla ustalenia terminu w jakim ojciec może skorzystać z urlopu jest data urodzenia dziecka.
Do dnia wejścia w życie przepisów (czyli do 25.04.2023 włącznie), urlop ojcowski przysługuje ojcu do dnia ukończenia przez dziecko 2 roku życia.
Po nowelizacji, czyli dla dzieci urodzonych od 26.04.2023 termin graniczny to dzień ukończenia 1 roku życia.
Zgodnie z tzw. “ustawą za życiem”, rodzicom dziecka przysługuje 65 tygodni urlopu rodzicielskiego. Podstawą do takiego wymiaru jest odpowiednie zaświadczenie wydane przez lekarza. Zaświadczenie nie musi zawierać szczegółów, zwłaszcza natury medycznej.
Jeśli w dniu wejścia wżycie ustawy Rodzic przebywa na urlopie rodzicielskim przyznanym według dotychczasowych regulacji, wymiar urlopu zostanie wydłużony w zależności od sytuacji do 41, 43 lub 65, 67 tygodni, przy czym obowiązuje zasada, że 9 tygodni z całkowitego wymiaru przysługuje drugiemu rodzicowi.
Zgodnie ze znowelizowanym Kodeksem pracy rodzicom dzieci od 26 kwietnia 2023 roku przysługuje 9 tygodni dodatkowego urlopu rodzicielskiego, przy czym należy pamiętać, iż ten dodatkowy wymiar przysługuje drugiemu rodzicowi. W praktyce oznacza to, że żaden z rodziców nie może mieć więcej niż 32 z 41 tygodni łącznego wymiaru urlopu rodzicielskiego.
Urlop rodzicielski może zostać wykorzystany przez rodziców do końca roku, w którym dziecko skończyło 6 lat.
Zgodnie z artykułem 182 ustęp 1a paragraf 2 Kodeksu Pracy pracownicy – rodzice dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstało w okresie prenatalnym rozwoju dziecka lub w trakcie porodu mają prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad tym dzieckiem w wymiarze do 65 lub 67 tygodni w zależności od tego, czy mówimy o jednym czy o więcej niż jednym dziecku.
Podwyższony wymiar urlopu rodzicielskiego przyznawany jest pracownikowi na podstawie zaświadczenia wystawionego przez lekarza posiadającego specjalizację drugiego stopnia lub tytuł specjalisty w dziedzinie położnictwa i ginekologii perinatologii neonatologii neurologii dziecięcej kardiologii dziecięcej lub chirurgii dziecięcej. Pracodawca nie ma możliwości dopytywania czy żądania jakichkolwiek dodatkowych informacji w tym zakresie, przy czym takie zaświadczenie powinno być dla niego w pełni wystarczające by przyznać pracownikowi podwyższony wymiar urlop.
Uporządkowany proces zarządzania urlopami – 12 dobrych praktyk >
Zasiłek macierzyński
Pracownica, która w dniu wejścia przepisów w życie (26.04.2023) przebywa na urlopie rodzicielskim, może w okresie 21 dni od dnia wejście nowych przepisów (czyli do 17.05.2023) wnioskować o podwyższenie zasiłku rodzicielskiego z 80% do 81,5% lub – jeśli są na 60% zasiłku – do 70%.
Podwyższenie świadczeń odbywa się na wniosek pracownika.
Zgodnie ze zmianami w Kodeksie Pracy pracownikowi przebywającemu na urlopie rodzicielskim przysługuje zasiłek w wymiarze 81,5% podstawy.
Oznacza to de facto zmianę tego wskaźnika o półtora procenta, przy czym dla pracowników przebywających w dniu wejścia w życie ustawy, czyli 26 kwietnia 2023 roku podwyższenie tego zasiłku może odbyć się jedynie na wniosek pracownika uprawnionego do urlopu. Pracodawca sam nie może dokonać takiej korekty.
Jeśli pracownik korzystał dotychczas z urlopu rodzicielskiego powinien wycofać dotychczasowy wniosek (w którym było 80%) i zawnioskować o 81.5%. Sama treść wniosku nie zmienia się, i może wyglądać np. tak:
Wnoszę o udzielenie mi urlopu rodzicielskiego w wymiarze …… tygodni od ………………. (data) do ………………. (data) na ………………. (imię i nazwisko dziecka), ur. ………………. (data urodzenia dziecka). Jednocześnie informuję że:
1. dotychczas wykorzystałam/łem urlop rodzicielski:−w ……….części/ciach, −na podstawie ……….. wniosku/ów, −w terminie:
od ………………….. do …………………..
od ………………….. do …………………..
2. Liczba wykorzystanych części urlopu rodzicielskiego lub liczba wniosków o zasiłek macierzyński za okres odpowiadający części urlopu rodzicielskiego złożonych przez ubezpieczoną –matkędziecka/ubezpieczonego–ojcadziecka*:…………………..
Do wniosku załączam:
Urlop opiekuńczy
Wprowadzone do Kodeksu pracy 2023 prawo do urlopu opiekuńczego przysługuje pracownikowi w ciągu roku kalendarzowego w wymiarze 5 dni. Urlop ten jest udzielany w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.
Art. 173 1 par. 2 wskazuje wprost, iż za członka rodziny uznaje się syna córkę matkę ojca lub małżonka we wniosku składanym przez pracownika wskazuje się imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika.
W przypadku członka rodziny stopień pokrewieństwa, a w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny adres zamieszkania tej osoby.
Jeśli chodzi o nowy rodzaj urlopu – urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, pracodawca będzie zmuszony polegać na oświadczeniu pracownika.
Przepisy (art. 173 1 par. 5) zakładają, iż „We wniosku wskazuje się imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika oraz w przypadku członka rodziny – stopień pokrewieństwa z pracownikiem lub w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny – adres zamieszkania tej osoby.”
Pracodawca nie może domagać się jakichkolwiek dodatkowych informacji np. nt. stanu zdrowia bliskiej osoby, nie ma też kompetencji do oceny, czy przyczyna jest faktycznie poważna.
Zgodnie z art. 80 Kodeksu pracy wynagrodzenie przysługuje pracownikowi za pracę wykonaną oraz za czas niewykonania pracy tylko wtedy, gdy przepisy tak stanowią.
W odniesieniu do nowego urlopu opiekuńczego nad bliską osobą (w wymiarze 5 dni) brak jest podstawy prawnej do wypłaty wynagrodzenia za czas tego urlopu.
Dodatkowe dni wolne dot. tzw. „siły wyższej” czy też „opieki nad osobą bliską” są regulowane przez Kodeks Pracy. Jeśli dany pracownik jest zatrudniony w oparciu o odrębne przepisy np. dotyczące służb mundurowych, jego uprawnienia regulują te przepisy.
Zarządzaj wszystkimi wnioskami o urlopy pracowników z jednego miejsca. Poznaj nasze rozwiązanie ’Zarządzanie nieobecnościami pracowników’ >
Jakie obowiązki informacyjne narzuca na pracodawcę Kodeks pracy 2023?
Jawność zatrudnienia
Artykuł 94 znowelizowanego Kodeksu Pracy 2023 nakłada na pracodawcę obowiązek informowania pracowników w sposób przyjęty udanego pracodawcy o możliwościach zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy o możliwościach awansu i o wolnych stanowiskach pracy.
Czytając ten przepis należy podkreślić, iż informacja taka może być przekazywana przez pracodawcę w dowolny przyjęty u niego sposób, czyli także poprzez odpowiednie ogłoszenia na przykład w intranecie danego pracodawcy czy na stronie kariera.
Wszelkie informacje dot. możliwości awansu lub zatrudnienia w pełnym wymiarze pracy, pracodawca ogłasza w sposób przyjęty zwyczajowo u siebie, np. poprzez stosowne ogłoszenia w intranecie firmowym, na stronie kariera czy np. w korespondencji mailowej do całej organizacji. Informacje takie mogą być również dostępne każdorazowo w dziale HR itp.
Nowelizacja Kodeksu pracy 2023 nakłada na pracodawcę obowiązek poinformowania pracowników w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy o instytucjach zabezpieczenia społecznego do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym zapewnianej przez pracodawcę. Obowiązek ten nie dotyczy tych przypadków, w których to pracownik sam dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.
W praktyce oznacza to, iż pracodawca powinien poinformować pracowników o Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych lub innej analogicznej instytucji, do której odprowadzane są składki, a także o instytucji obsługującej Pracownicze Plany Kapitałowe, do której odprowadzane są również składki PPK. Przepisy w tym zakresie nie są jednoznaczne jednak wydaje się, iż pracodawca powinien również informować pracowników o nazwie instytucji, do której wpłacane są składki w ramach tak zwanego Pracowniczego Programu Emerytalnego (PPE), jeśli taki obowiązuje u danego pracodawcy.
Wydaje się, że dobrą praktyką w odniesieniu do zakresu przekazywanej informacji oprócz nazwy instytucji byłby również jej adres, przy czym nie wynika to wprost z przepisów znowelizowanego Kodeksu pracy 2023.
Znowelizowane przepisy Kodeksu pracy 2023 w zakresie dot. informacji dodatkowej zawierają istotną zmianę, wskazując, iż pracodawca ma obowiązek odpowiedniego poinformowania pracownika w ciągu 7 dni od DOPUSZCZENIA do pracy, nie od zawarcia umowy.
W związku z tym, po 26.04.2023 przy aneksowaniu obowiązującej umowy o pracę, można argumentować, iż – jeśli zmianie nie uległa zawartość merytoryczna informacji dodatkowej (np. wymiar urlopu, normy czasu pracy itd.) – zmianie uległy te ustalenia, które nie są objęte informacją dodatkową, a pracownik został dopuszczony do pracy przed dniem obowiązywania znowelizowanych przepisów i został poinformowany (przekazano mu informację dodatkową) wg „starego” zakresu.
Należy jednak zastrzec, że praktyka zarówno pracodawców jak i Inspekcji Pracy pokaże dopiero, czy powyższe stanowisko się utrzyma. Na ten moment powyższe podejście wydaje się być rozsądnym i praktycznym z jednej strony, a nie ograniczającym prawa pracownika z drugiej.
Przewidywalne warunki pracy
Brak odpowiedzi ze strony pracodawcy na jakikolwiek wniosek pracownika nie oznacza automatycznie pozytywnego lub negatywnego rozpatrzenia tego wniosku.
Należy jednak pamiętać, iż przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę obowiązek rozpatrzenia składanych przez pracowników wniosków w wyznaczonych terminach, a brak spełnienia tego obowiązku może wiązać się z sankcją na pracodawcę nałożoną przez Państwową inspekcję pracy lub inne organy administracji państwowej (Kara za wykroczenie przeciwko prawom pracownika wynosi od 1 000 do 30 000 zł).
Jeżeli pracodawca wprowadził nowy składnik wynagrodzenia, prawdopodobnie powinien go uregulować w Regulaminie Wynagradzania.
Jeśli pracodawca wprowadził nowy benefit, to warto się zastanowić, czy jest to faktycznie nowe rozwiązanie, czy jedynie modyfikacja dotychczasowego (lub „formy podania”). Przykładowo, jeśli pracodawca zmienił operatora medycznego, z którego usług mogą korzystać pracownicy lub zmienił operatora kafeterii z bonami (lub zmianie uległ ich zakres, forma korzystania), to można uznać, iż zmianie uległa jedynie „forma podania”, a nie sam benefit.
Jeśli pracodawca wprowadzi jednak zupełnie nowe świadczenie lub zmienia warunki korzystania z niego, powinien poinformować pracowników o tym, przy czym praktyczniejszym wydaje się stworzenie regulacji wewnętrznej w tym zakresie (np. polityki świadczeń dodatkowych), do której pracodawca odwołuje się w informacji dodatkowej.
Wówczas opublikowanie w zwyczajowy sposób tej polityki nie zmienia merytoryki informacji dodatkowej, co może oznaczać, że kolejna zmiana w zakresie benefitów nie będzie wymagać zmiany informacji dodatkowej.
Pracodawca nie ma obowiązku informować pracowników o zmianach w Kodeksie pracy.
Szkolenia pracowników
Wszyscy pracodawcy zgodnie z artykułem 237 z indeksem 3 są zobowiązani do przeprowadzenia odpowiednich szkoleń wszystkich pracowników z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Jeżeli polityka szkoleniowa pracodawcy sprowadza się jedynie do szkoleń BHP może on o tym wspomnieć w regulaminie pracy lub właśnie w informacji dodatkowej dla pracownika. Nie ma konieczności stworzenia oddzielnego dokumentu pod nazwą „Polityka szkoleniowa”.
Jednak, jeżeli pracodawca w sposób zorganizowany, systemowy wspiera rozwój swoich pracowników, organizując różnego rodzaju szkolenia, stworzenie polityki szkoleniowej jest dobrym rozwiązaniem.
Niektórzy pracodawcy w zależności od swojej specyfiki są zobowiązani różnego rodzaju przepisami branżowymi do szkolenia swoich pracowników na przykład z zakresu obsługi maszyn i pojazdów (przykładowo wózki widłowe, dźwigi, transport specyficznych towarów np. paliw itp.) czy też szkoleń branżowych (np. szkoleń sepowskich dla elektryków). Część pracodawców zapewnia swoim pracownikom szkolenia rozwojowe, związane z utrzymaniem uprawnień i kwalifikacji, na przykład z zakresu przepisów prawa (księgowi, doradcy podatkowi, czy biegli rewidenci).
Pracodawca może stworzyć oddzielną regulację zwaną polityką szkoleniową, w której określa częstotliwość, zakres, kryteria doboru pracowników do odpowiednich szkoleń. Polityka taka może również zawierać zapisy dotyczące szkoleń wynikających z planów rozwojowych pracowników. Należy jednak pamiętać, iż sformalizowanie tego zagadnienia nakłada na pracodawcę obowiązek jego realizacji.
Jakie są zasady zawierania umów z pracownikami według nowych przepisów Kodeksu pracy 2023?
Umowy na okres próbny i czas określony
Znowelizowane przepisy Kodeksu Pracy 2023 stanowią, iż jeśli pracodawca po okresie próbnym ma zamiar zawrzeć z pracownikiem kolejną umowę na okres od 6 do 12 miesięcy, maksymalny okres próbny wynosi 2 miesiące.
W zakresie kolejnych umów na czas określony przepisy nakładają ograniczenie: 33 miesiące pracy na czas określony w maksymalnie 3 umowach / okresach.
Jeśli umowa na okres próbny była zawarta na 3 miesiące, kolejna umowa powinna być zawarta na co najmniej 12 miesięcy lub czas nieokreślony.
Przepisy (Art. 25 Par 2 2) stanowią, iż:
Umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający:
1) 1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;
2) 2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.
Tym samym umowa o prace na czas określony, zawierana po okresie próbnym wynoszącym 3 miesiące musi być zawarta na co najmniej 12 miesięcy.
Tak, oczywiście, przy czym należy pamiętać, iż pracodawca jest ograniczony łącznym czasem pracy pracownika na umowach na czas określony wynoszącym 33 miesiące, przy jednoczesnym zachowaniu 3 umów na czas określony. Ponadto zmiany w Kodeksie pracy 2023 objęły również wymagania dot. wypowiedzenia umowy na czas określony (np. konieczność uzasadnienia).
Zamiar taki można wpisać do umowy na czas próbny, przy czym nie jest to niezbędne. Strony bowiem obowiązują przepisy kodeksu pracy w tym względzie i ewentualne pominięcie tej kwestii w umowie nie zmienia prawa pracownika do umowy na okres 12 miesięcy + po okresie próbnym wynoszącym 3 miesiące.
Wprowadzenie takiego zapisu do umowy może być jednak praktyczniejsze, bo ograniczy np. pytania pracownika w tym zakresie.
Umowa na czas próbny, zawarta na więcej niż 2 miesiące oznacza, iż pracodawca ma zamiar zawrzeć kolejną umowę z pracownikiem na czas określony wynoszący co najmniej 12 miesięcy lub umowę na czas nieokreślony.
Przepisy w tym zakresie są dość nieprecyzyjne, bowiem nie stanowią one dokładnie co to jest zamiar pracodawcy do zatrudnienia pracownika na konkretny czas. Z samej definicji słownikowej pojęcia „zamiar” (SJP: „to, co ktoś planuje zrobić”) wynika, iż zamiar może ulec zmianie. Jeśli tak się stanie, pracodawca będzie „w ryzyku” zarzucenia mu, iż podpisując umowę na okres próbny np. na 3 miesiące nie miał zamiaru zatrudnić pracownika na więcej niż 12 miesięcy lub na czas określony.
W takiej sytuacji, to na pracodawcy będzie ciążył obowiązek wykazania, że pierwotny zamiar uległ zmianie w wyniku zdarzeń i okoliczności, na które nie miał wpływu i których nie mógł przewidzieć.
Praca na rzecz dwóch pracodawców równocześnie
Kodeks pracy wprost wskazuje (art. 101 1 par. 1), iż zakaz konkurencji powinien być uregulowany pomiędzy pracownikiem a pracodawcą w oddzielnej umowie.
W zależności od zapisów w tej umowie może ona wygasać w ostatnim dniu umowy o pracę lub w dowolnie innym czasie (także np. w dniu wypowiedzenia), na który strony się umówią, przy czym, jeśli zakaz konkurencji ma być stosowany po ustaniu stosunku pracy, pracownikowi będzie przysługiwać odszkodowanie.
Nagranie webinaru - Nowelizacja Kodeksu pracy 2023
Dostępne jest również nagranie z całego webinaru, podczas którego eksperci opowiedzieli o tytułowych 12 wyzwaniach dla pracodawcy związanych z wprowadzeniem dyrektyw work-life balance oraz payment transparency. Posłuchaj, jak zmieniły się przepisy Kodeksu pracy 2023. Wypełnij poniższy formularz zapisu do newslettera Worksmile, a otrzymasz nielimitowany dostęp do nagrania całkowicie za darmo.
Zapisz się do newslettera Worksmile i odblokuj dostęp do webinaru!
Jeśli już z nami jesteś, Twój adres e-mail zostanie jedynie zweryfikowany.
Zapisz się do newslettera Worksmile i odblokuj dostęp do webinaru!
Jeśli już z nami jesteś, Twój adres e-mail zostanie jedynie zweryfikowany.
Znasz już przepisy z pierwszej nowelizacji Kodeksu pracy na wylot? Uzupełnij wiedzę! Obejrzyj nagranie z webinaru > ’10 najważniejszych pytań o pracę zdalną po zmianach w Kodeksie pracy’
Chcesz wiedzieć, jak skuteczna jest Twoja komunikacja wewnętrzna? Nie zgaduj – sprawdź, gdzie stoisz za pomocą Barometru komunikacji wewnętrznej! Rozpocznij Quiz >
