Wyobraź sobie, że Twoja firma ma własną aplikację – coś na kształt firmowego Facebooka, ale z zaawansowanymi narzędziami HR.
Brzmi intrygująco, prawda?
Właśnie takie wrażenie sprawia Worksmile – platforma, którą miałam okazję niedawno przetestować. Łączy w sobie znane nam wszystkim i łatwo przyswajalne funkcjonalności mediów społecznościowych z narzędziami HR i komunikacji wewnętrznej, obiecując rozwiązanie wielu bolączek współczesnych organizacji.
Przyznaję, że moja pierwsza reakcja była sceptyczna: „Świetnie, kolejne narzędzie, którego pracownicy będą musieli się nauczyć, a HR procesować jego wdrożenie i zarządzanie zmianą na szeroką skalę”, jednak po zalogowaniu się do systemu, poczułam się jak w ulubionej kawiarni, która niespodziewanie rozszerzyła swoją ofertę. Nie tylko kawa, ale też pyszne ciasta, zdrowe lunche i wieczory z muzyką na żywo – wszystko w jednym miejscu!
W tej recenzji wspólnie przyjrzymy się bliżej temu, jak Worksmile radzi sobie z wyzwaniami komunikacji wewnętrznej, zarządzaniem benefitami, kulturą organizacyjną i innymi funkcjami HR w ramach jednego systemu oraz czy rzeczywiście może zwiększyć efektywność i zoptymalizować czas HR-owców.
Nowa platforma firmowa. I co dalej?
…No właśnie! Co na to pracownicy? Każdy, kto pracował w HR, zna ten scenariusz: firma wdraża nowe narzędzie, które po kilku tygodniach popada w zapomnienie. Albo wprowadza benefit, o którym pracownicy nawet nie wiedzą. Czy program, za który płaci się co miesiąc, ale nikt z niego nie korzysta. Worksmile zdaje się rozumieć te wyzwania i proponuje kilka sprytnych rozwiązań. Aby zachęcić pracowników do regularnego korzystania z platformy, Worksmile stosuje następujące strategie:
- Integracja w ramach systemu kluczowych procesów HR, takich jak wnioskowanie o urlop.
- Umieszczenie informacji o benefitach i środkach na nie przeznaczonych w platformie.
- Oferowanie ekskluzywnych zniżek dostępnych tylko przez Worksmile.
Pierwsze wrażenie? Znajomy, ale profesjonalny interfejs.
Logując się do Worksmile, od razu zauważyłam podobieństwo do popularnych platform społecznościowych. To tak zwany clever design – użytkownicy instynktownie wiedzą, jak nawigować po interfejsie, co znacznie skraca krzywą uczenia. Jednocześnie platforma zachowuje profesjonalny wygląd, przypominając, że to narzędzie pracy, a nie kolejna aplikacja do scrollowania w wolnym czasie.
Ponadto platforma dostępna jest zarówno w wersji przeglądarkowej, jak i jako aplikacja mobilna, co zapewnia elastyczność w korzystaniu z jej funkcji. Pomyślano tutaj o pracownikach funkcjonujących “w terenie”, którzy zdecydowanie częściej korzystają z telefonu, a nie komputera, co jest bardzo istotnym plusem!
W skrócie? Worksmile udowadnia, że firmowe systemy nie muszą wyglądać jak panel sterowania promu kosmicznego. Można zrobić coś, co jest i funkcjonalne, i przyjemne dla oka. To wciąż narzędzie do pracy, ale takie, które nie przyprawia o ból głowy za każdym razem, gdy musisz złożyć wniosek urlopowy. Kto by pomyślał, że sprawdzanie firmowych spraw może być… nienudne?
Wszystko w jednym miejscu
Worksmile imponuje swoją wszechstronnością. Podczas testowania odkryłam, że platforma oferuje:
Zarządzanie benefitami (użytkownicy mają dostęp do „wirtualnego portfela” z przydzielonymi środkami na benefity. To przejrzyste rozwiązanie zwiększa świadomość pracowników o dostępnych opcjach benefitów i ich warunkach).
Moduł komunikacji wewnętrznej (tablica ogłoszeń i grupy tematyczne przypominają znane z mediów społecznościowych rozwiązania, ale w kontekście firmowym. To skuteczny sposób na zmniejszenie chaosu komunikacyjnego i zachęcenie do interakcji).
- System Kudos
- Zarządzanie nieobecnościami (prosty system wnioskowania o urlop usprawnia ten proces zarówno dla pracowników, jak i działu HR)
- Ankiety i feedback
- Obsługę wniosków pracowniczych
- Dostęp do informacji kadrowo-płacowych
- Organizację wydarzeń firmowych
Co o tym sądzę?
Integracja tych wszystkich funkcji w jednej platformie to nie tylko kwestia wygody. To strategiczne podejście do zarządzania zasobami ludzkimi i komunikacji wewnętrznej, które może przynieść firmom wymierne korzyści. Centralizacja tych procesów może prowadzić do zwiększenia efektywności pracy, redukcji kosztów związanych z utrzymywaniem wielu oddzielnych systemów, a także do poprawy ogólnego doświadczenia pracowników.
Co więcej, łącząc narzędzia HR z elementami znanymi z mediów społecznościowych, Worksmile może przyczynić się do budowania bardziej zaangażowanej i zintegrowanej kultury organizacyjnej. W czasach, gdy firmy coraz częściej konkurują o talenty nie tylko wynagrodzeniem, ale także atmosferą pracy i możliwościami rozwoju, takie kompleksowe podejście może stać się istotnym elementem strategii employer brandingowej.
Ostatecznie, platformy takie jak Worksmile pokazują, że nowoczesne zarządzanie HR to nie tylko administrowanie danymi pracowników, ale przede wszystkim tworzenie środowiska, w którym ludzie chcą pracować i się rozwijać.
Komunikacja wewnętrzna
Ręka w górę komu nigdy nie zdarzyło się, że jego skrzynka mailowa wyglądała jak pole bitwy po starciu gigantów. Ważne informacje ginęły wśród spamu, newsletterów i niekończących się łańcuszków odpowiedzi. Worksmile może położyć temu kres. Oferuje firmową tablicę ogłoszeń, gdzie wszystkie ważne informacje są na widoku. To jak mieć osobistego asystenta, który krzyczy: „Hej, nie przegap tego!”.
Ale to nie koniec możliwości Worksmile. Platforma idzie o krok dalej, oferując system powiadomień, który działa jak czujny strażnik informacji. Powiadomienia push na telefonie i wiadomości e-mail skutecznie przypominają o ważnych sprawach, niezależnie od tego, czy jesteś przy biurku, czy w drodze na spotkanie.
A co z szukaniem kontaktu do współpracowników? Worksmile ma na to sposób. Wizytówki pracownicze to jak nowoczesna, cyfrowa książka kontaktowa firmy. Dzięki nim szybko znajdziesz potrzebne informacje o każdym członku zespołu, co jest szczególnie przydatne w większych organizacjach, gdzie nie zawsze znamy wszystkich osobiście.
Moduł komunikacji wewnętrznej platformy Worksmile skutecznie adresuje problem chaosu informacyjnego w firmie. Usprawnia współpracę zarówno między pojedynczymi pracownikami, jak i całymi zespołami, jednocześnie promując transparentność w organizacji.
Co więcej, narzędzia takie jak tablica ogłoszeń, grupy tematyczne czy system Kudos aktywnie przyczyniają się do budowania pozytywnej kultury organizacyjnej. Dzięki centralizacji komunikacji, platforma nie tylko ułatwia przepływ informacji, ale także wspiera tworzenie spójnego i zaangażowanego środowiska pracy. Worksmile oferuje szereg narzędzi wspierających efektywną komunikację wewnętrzną:
- Tablica ogłoszeń (umożliwia szybkie dzielenie się informacjami o wydarzeniach firmowych, szkoleniach, nowych benefitach, a także śledzenie aktywności, grup, wyzwań, artykułów i wydarzeń)
- Grupy tematyczne (pozwalają pracownikom tworzyć własne społeczności i dzielić się informacjami)
- Funkcja Kudos (umożliwia natychmiastowe wyrażanie wdzięczności i przekazywanie informacji zwrotnej między pracownikami)
- Powiadomienia push i e-mail (platforma umożliwia wysyłanie dedykowanych powiadomień push przez aplikację mobilną i platformę online, a także powiadomień e-mail. Dzięki temu ważne informacje docierają do pracowników szybko i skutecznie, niezależnie od tego, gdzie się znajdują).
- Wizytówki pracownicze (zawierają kluczowe informacje o każdym członku zespołu. Dzięki nim łatwo można sprawdzić stanowisko, dane kontaktowe i inne istotne informacje o współpracownikach, co znacznie usprawnia komunikację wewnętrzną i ułatwia nawiązywanie kontaktów w firmie)
Znaczenie efektywnej komunikacji wewnętrznej w dzisiejszym środowisku biznesowym trudno przecenić. W erze pracy zdalnej i hybrydowej, jasna i spójna komunikacja staje się fundamentem sprawnie działającej organizacji.
Wdrożenie takiego systemu może początkowo stanowić wyzwanie, szczególnie w organizacjach przyzwyczajonych do tradycyjnych metod komunikacji. Jednak potencjalne korzyści – od zwiększonej produktywności po lepsze zaangażowanie pracowników – mogą znacząco przewyższyć początkowe trudności.
Zarządzanie benefitami
W dzisiejszym konkurencyjnym rynku pracy, atrakcyjny pakiet benefitów może być czynnikiem decydującym o przyciągnięciu i zatrzymaniu najlepszych talentów. Worksmile oferuje innowacyjne podejście do zarządzania benefitami pracowniczymi, które może zrewolucjonizować sposób, w jaki firmy dbają o swoich pracowników.
Jak to działa?
- Każdy pracownik ma swój wirtualny portfel z przydzielonymi środkami na benefity.
- Platforma umożliwia łatwe przeglądanie i wybór dostępnych benefitów.
- System oferuje zniżki w ramach platformy Worksmile.
- Funkcjonuje brak minimalnych kwot doładowania na kafeterię benefitów.
- Dodatkowo HR otrzymuje w pakiecie zaawansowany system raportowania dotyczący wykorzystania benefitów, rezygnacji itp.
To rozwiązanie jest szczególnie atrakcyjne dla dwóch grup firm:
- Małe firmy (kilka-kilkanaście osób), które dzięki Worksmile mogą zaoferować benefity pracownikom ze względu na koszta nawiązywania współpracy z poszczególnymi dostawcami.
- Większe organizacje, które mogą usprawnić proces zarządzania benefitami i zwiększyć świadomość pracowników odnośnie kosztów i dostępnych opcji.
Personalizacja i integracje
Nie byłabym sobą, gdybym nie zapytała o to jak Worksmile radzi sobie z indywidualnymi potrzebami poszczególnych organizacji. I nie zawiodłam się, bo platforma faktycznie wyróżnia się możliwościami personalizacji – oferuje opcję wyboru i konfiguracji modułów według potrzeb danej firmy i skupienia się np. tylko na wybranych funkcjach – moduł komunikacji wewnętrznej, panel benefitowy itd.
Worksmile nie funkcjonuje w próżni. Choć celem platformy jest centralizacja narzędzi wewnętrznych, rozumie ona potrzebę współpracy z innymi popularnymi rozwiązaniami biznesowymi, dlatego oferuje szereg integracji. Umożliwiają one płynne łączenie różnych aspektów pracy zespołowej, zwiększając efektywność wykorzystania nie tylko samego Worksmile, ale także innych narzędzi używanych w organizacji. Dzięki temu pracownicy mogą korzystać z ulubionych aplikacji, jednocześnie czerpiąc korzyści z centralizacji danych i procesów w Worksmile.
Wdrożenie i wsparcie
Wracając jednak do początku mojego wywodu o oczywistych trudnościach spoczywających na barkach HR-u z wdrożeniem nowego systemu w ramach organizacji. Nie oszukujmy się, taka zmiana zawsze stanowi wyzwanie. Worksmile zdaje sobie z tego sprawę i oferuje kompleksowe wsparcie przy wdrażaniu platformy:
- Szkolenia dla administratorów
- Tutoriale i baza wiedzy, dostępne dla wszystkich użytkowników.
- Webinary i dni otwart organizowane dla pracowników – docelowych użytkowników.
- Wsparcie bieżące, czyli customer Success Team dostępny na chacie.
HR-owcu, warto, czy nie warto?
Z perspektywy HR, Worksmile oferuje szereg korzyści:
- Centralizację procesów HR-owych
- Automatyzacje i zmniejszenie obciążenia pracą manualną.
- Analitykę, dzięki zaawansowanym narzędziom do raportowania i analizy danych.
- Ankiety satysfakcji – łatwe przeprowadzanie i analiza ankiet pracowniczych.
- Onboarding i offboarding (zautomatyzowane procesy i ankiety)
- Zarządzanie benefitami (pełna kontrola i przejrzystość).
Warto? Warto!
Konkurencja, przewagi rynkowe i….ile to kosztuje?
Czym wyróżnia się Worksmile na tle konkurencji? Jest to ponownie jedno z moich klasycznych pytań. W przypadku Worksmile, kilka cech szczególnie przyciągnęło moją uwagę. Przede wszystkim, platforma nie nalicza dodatkowych opłat za niekonwencjonalne operacje na platformie, co jest rzadkością w tym segmencie rynku. Kolejnym atutem jest zaawansowany system raportowania, który dostarcza szczegółowych analiz i insightów. Worksmile oferuje również możliwość samodzielnego rozwijania platformy, co daje firmom większą elastyczność i kontrolę nad narzędziem. Warto podkreślić też brak minimalnych kwot doładowania na kafeterię benefitów, co czyni system bardziej dostępnym dla firm różnej wielkości. Na koniec, nie można pominąć wysoko ocenianej aplikacji mobilnej, która znacząco ułatwia korzystanie z platformy w dowolnym miejscu i czasie. Ceny Worksmile są elastyczne i zależą od liczby pracowników w organizacji, a także wybranych modułów i funkcjonalności – platforma stara się dostosowywać do organizacji każdej wielkość i stale ułatwiać dostępność nie tylko dla ogromnych korporacji z wielkim budżetem. Warto także zauważyć, że na stronie www Worksmile dostępny jest czat, gdzie można szybko uzyskać wycenę dostosowaną do potrzeb konkretnej firmy.
Umów się na darmową konsultację >
Dla kogo jest Worksmile?
Worksmile sprawdzi się w różnych typach organizacji:
- Małe firmy (kilka-kilkanaście osób): Umożliwia wprowadzenie systemu benefitów i profesjonalnych narzędzi HR.
- Średnie i duże przedsiębiorstwa: Usprawni zarządzanie benefitami i komunikację wewnętrzną.
- Firmy z rozproszonymi zespołami: Ułatwii integrację i komunikację.
Wnioski końcowe
Worksmile jawi się jako nowoczesna i kompleksowa platforma, która może znacząco usprawnić procesy HR i komunikację wewnętrzną w firmach różnej wielkości. Jej główne atuty to intuicyjność, wszechstronność i możliwości personalizacji. Platforma skutecznie adresuje wiele wyzwań, z którymi borykają się współczesne organizacje – od chaosu komunikacyjnego po trudności w zarządzaniu benefitami i budowaniu zaangażowania pracowników. Choć wdrożenie nowego narzędzia zawsze wiąże się z pewnymi wyzwaniami, Worksmile oferuje kompleksowe wsparcie, które może znacząco ułatwić ten proces. Dla firm poszukujących sposobu na usprawnienie procesów HR, poprawę komunikacji wewnętrznej i zwiększenie zaangażowania pracowników, Worksmile może okazać się cennym narzędziem. Ostatecznie, Worksmile to nie tylko platforma – to krok w kierunku stworzenia bardziej zintegrowanego, efektywnego i zadowolonego zespołu. W erze cyfrowej transformacji, takie rozwiązania mogą stanowić kluczowy element budowania przewagi konkurencyjnej.