Sprawna komunikacja wewnętrzna w firmie ma ogromne znaczenie dla efektywnego funkcjonowania całej organizacji tj. wszystkich jej działów odpowiedzialnych za poszczególne obszary pracy czy określone zakresy tematyczne.
Dlaczego to tak ważne? Przecież – teoretycznie – każdy pracownik wie, co do niego należy i ma jasno określony zakres swoich obowiązków. Po co zatem informować wszystkich o postępach w realizacji projektu?
Otóż tak się składa, że nie funkcjonujemy w próżni, a większość zadań, które wykonujemy, jest wieloetapowa i wymaga od nas współpracy z innymi zaangażowanymi w nie osobami.
Komunikacja wewnętrzna w firmie – jakimi informacjami warto się dzielić?
W każdej firmie, szczególnie takiej o rozbudowanej strukturze, w ramach której funkcjonuje wiele działów, obowiązuje bardzo konkretny system delegacji zadań oraz wymiany bieżących informacji. Realizowane projekty podzielone są na poszczególne etapy. Często jest tak, że aby przystąpić do kolejnego etapu, konieczne jest całkowite „dopięcie” poprzedniego. Dopóki wszystko idzie zgodnie z planem, to nie ma większego problemu, ale jeśli pojawiają się opóźnienia lub inne nieprzewidziane trudności, bądź też następuje zmiana koncepcji
(a takie rzeczy zdarzają się często), to konieczne jest podjęcie określonych działań, tak aby całość prac nie ucierpiała.
Dobra komunikacja w firmie – w czym może pomóc?
Dzięki dobrze prowadzonej komunikacji wewnętrznej w firmie, łatwo jest wychwycić w odpowiednim momencie problemy, które – nie rozwiązane w porę – mogłyby urosnąć i wyrządzić więcej szkód. Ważne jest, aby bez zwłoki zawiadamiać o różnych wątpliwościach czy pozornie mało istotnych utrudnieniach np. menadżera nadzorującego cały projekt, czy też inne osoby z naszego zespołu.
Dobrze jest rozmawiać, nie tylko o pracy
Wiele mówi się o komunikacji w firmie w kontekście zawodowym. Wiemy już, że efektywne porozumiewanie się jest niezbędne, aby praca przebiegała płynnie i aby każdy pracownik wiedział, za co jest odpowiedzialny, a tym samym mógł skoncentrować się na określonych zadaniach. Komunikacja w firmie jest jednak istotna także z wielu innych, „pozapracowych” powodów.
Skoro w pracy spędzamy tak wiele czasu, to naturalnym jest, że tworzymy różnego rodzaju relacje z naszymi kolegami i koleżankami. Dzielimy przecież nie tylko miejsca przy biurku i zadania do wykonania, ale często mamy także wspólne pasje i zainteresowania.
Jak poprawić komunikację w firmie?
Za zorganizowanie sprawnie działającego systemu komunikacji wewnętrznej w firmie zazwyczaj odpowiedzialne są konkretne osoby, co oczywiście stanowi dodatkowy, nierzadko wymagający sporego zaangażowania czasowego obowiązek. Co ciekawe, takie osoby bez większego problemu można ,,odciążyć”, a całość komunikacji usprawnić np. poprzez wdrożenie modułu Społeczność, dostępnego w portfolio naszych produktów.
Dzięki tablicy aktualności, dostępnej ww. module, możliwa staje się błyskawiczna i co najważniejsze, skuteczna komunikacje wewnątrzfirmowa. Tablica aktualności jest bardzo wygodna, bo dostęp do niej otrzymujemy nie tylko z poziomu komputera, ale także dedykowanej aplikacji mobilnej.
Dodatkowo to miejsce, które sprzyja integracji, poczuciu budowania społeczności wewnątrzfirmowej. Pracownicy mogą wymieniać się bieżącymi informacjami z życia firmy, ale także rejestrować np. aktywności sportowe, a później sharować je na wallu głównym. Dzięki opcji like czy komentowania, dzielenie się aktywnościami staje się jeszcze przyjemniejsze.
A może grupy tematyczne?
Dla niektórych pracowników interesujące będą nowinki z tematyki IT, marketingu, finansów, a dla innych dzielenie się spostrzeżeniami dotyczącymi np. zdrowego odżywiania. Jak pogodzić tak różne zainteresowania, aby każdy w firmie znalazł obszar do dyskusji dla siebie?
Na ratunek przychodzi możliwość tworzenia Grup tematycznych, inaczej nazywanych Grupami zainteresowań, z poziomu platformy benefitowej Worksmile. Możemy tworzyć grupy otwarte, prywatne i tajne, w zależności od tematyki. Grupy otwarte dobrze sprawdzają się przy komunikacji ogólnofirmowej np. newsy firmowe, sukcesy itp. Grupy prywatne mogą być dedykowane dla wybranych pracowników np. działu IT.
Funkcjonalne rozwiązania dla efektywnej komunikacji w firmie od Worksmile
Skuteczna komunikacja jest sercem każdej firmy. Od niej wszystko się zaczyna i na niej kończy. Usprawnienie procesów komunikacyjnych powinno znaleźć się w priorytetach każdej nowoczesnej i stawiającej na rozwój organizacji. Platforma Worksmile daje możliwość kompleksowego podejścia do tematu.