Dla wielu polskich firm początek 2020 roku wiązał się z koniecznością zmiany trybu pracy na zdalną. Trend home office utrzymuje się jednak do dnia dzisiejszego, a liczba osób chcących pracować zdalnie wzrasta. Jak się okazuje, dla wielu pracowników jest to znacznie korzystniejszy tryb pracy, przy którym chcieliby pozostać na dłużej. Wiąże się on nie tylko ze zwiększeniem produktywności, ale i oszczędnością czasu oraz pieniędzy – np. na dojazdy do biura. Właściciele firm stoją jednak przed pewnymi wyzwaniami w związku z nowym trybem pracy. Jednym z nich jest stałe angażowanie pracowników zdalnych, nie tylko żeby wykonywali swoje obowiązki na odpowiednim poziomie, lecz także żeby umieli sprawnie komunikować się z innymi członkami zespołu.
Przejście na tryb pracy zdalnej dla wielu pracowników było na początku wyzwaniem. Z czasem jednak okazało się, że większość z nich preferuje właśnie ten sposób wykonywania obowiązków zawodowych. Jednym z głównych powodów, dla których pracownicy lubią home office, jest brak konieczności dojazdu do pracy i stania w korkach. Dzięki temu są oni w stanie zaoszczędzić nawet do kilku godzin dziennie. Mają więc więcej czasu dla siebie, na spotkania z bliskimi czy realizację pasji. Oszczędzają oni także środki finansowe, które wydaliby na paliwo bądź przejazdy komunikacją miejską. Wykonując obowiązki zdalnie, pracownicy mogą być znacznie bardziej elastyczni, a z elastycznością wiąże się większa wydajność. Praca zdalna jest także korzystną opcją dla osób z wszelkiego rodzaju problemami zdrowotnymi.
W domu – wbrew pozorom – nie czeka na nie tyle rozpraszaczy, co w biurze, zwłaszcza w hałaśliwym obszarze open space. Ponadto, pracownicy zdalni muszą sami pilnować, aby wykonać wszystkie obowiązki w terminie, przez co mocniej angażują się w pracę. Wbrew pozorom, home office wiąże się także z większym skupieniem i kreatywnością. Oszczędność czasu i pieniędzy związana z pracą zdalną wpływa na większe zadowolenie pracowników oraz większą motywację do działania. Te przekładają się z kolei na sukces firmy.
Angażowanie przez pracodawcę osób pracujących zdalnie jest bardzo istotne, ponieważ mimo tego, że pracują oni z domu, cały czas tworzą zespół i mają swój udział w kształtowaniu i budowaniu kultury organizacyjnej firmy. Warto angażować osoby pracujące zdalnie i zachęcać ich do kontaktu z innymi członkami zespołu. Duża odpowiedzialność spoczywa na menagerach, którzy muszą zwracać uwagę na zgranie zespołu oraz to w jaki sposób zespół się komunikuje. Angażowanie pracowników zdalnych wpływa pozytywnie na ich samopoczucie i odbiór firmy. Jeśli firma buduje relacje z pracownikami zdalnymi, ci mimo nieobecności w biurze, będą czuli się częcią firmy.
Firma musi mieć świadomość, że pracownicy muszą się między sobą komunikować i współpracować, dlatego tak istotne jest danie im narzędzi do sprawnej wymiany informacji. Nowoczesna technologia pozwala już na pełną digitalizacje pracy, warto jest z niej korzystać. Pracownik powinien mieć na platformie firmowej dostęp do najważniejszych firmowych informacji (wnioski, aktualności), jak i do tematów zespołowych. Warto, aby online mógł widzieć swoje projekty oraz informacje, kto czym się zajmuje.
Asana to internetowa i mobilna platforma do zarządzania pracą zaprojektowana, aby pomóc zespołom organizować, śledzić i zarządzać ich pracą. Na jej platformie możemy tworzyć zespoły oraz tablice pracy, które pomagają usystematyzować pracę zespołu i poszczególnego pracownika. Dzięki przejrzystemu interfejsowi, praca na platformie jest intuicyjna i łatwa. Pracownicy mogą zarządzać swoimi projektami, zaznaczać czas pracy, współpracowników projektu oraz czy dane zadanie jest zrealizowane, czy nie.
Narzędzie przede wszystkim daje możliwość zarządzania projektami. Menager oraz członkowie zespołu mają informacje na jakim etapie jest dany projekt, kto w nim bierze udział i do kiedy musi być on wykonany. W Asanie mało jest miejsca na bezpośrednią komunikację czy szybką wymianę informacji.
Microsoft Teams usługa internetowa oparta na chmurze zawierająca zestaw narzędzi i usług służących współpracy zespołowej. Usługa łączy funkcjonalność z innymi produktami Microsoftu. Firma może tworzyć grupy tematyczne dla każdego zespołu, tworzyć spotkania online czy zarządzać kalendarzem. Członkowie zespołu bez problemu mogą tworzyć własne konwersacje i omawiać bezpośrednio ze sobą projekty oraz zadania. To też świetne narzędzie do komunikacji bezpośredniej i budowania relacji między pracownikami. Narzędzie jest intuicyjne i łatwe w obsłudze. Minusem komunikacji firmowej przez to narzędzie jest mnogość konwersacji oraz informacji, które dostaje pracownik. Ważne informacje firmowe mieszają się z rozmowami pracowników, co może powodować chaos i problem z dostarczeniem istotnych treści do każdego.
W przypadku pracowników zdalnych, dbanie o dobre relacje pomiędzy członkami zespołu również są bardzo ważne. Firma może zatem organizować wideorozmowy połączone ze wspólnym piciem kawy czy niezwiązanymi z pracą pogawędkami. Pozwala to na integrację współpracowników – nawet jeżeli każdy z nich pracuje z innego miejsca. Nowoczesne technologie pozwalają na regularne organizowanie spotkań integracyjnych w formie online. Mogą być one równie udane, co te „twarzą w twarz” – a budowanie relacji jest niezbędnym elementem angażowania pracowników zdalnych.
Worksmile to platforma, dzięki której możesz znacząco poprawić komunikację w swojej firmie. Jeżeli Twoi pracownicy pracują w trybie zdalnym, system ten pomoże Ci motywować ich do działania, stale angażować i budować wzajemne relacje.
