Gdy, coś przestaje działać trzeba to zmienić! Zmiany w komunikacji wewnętrznej firmy są nieuniknione, by nadążać za potrzebami pracowników i organizacji. Jak to zaplanować i zmierzyć? Oto kilka przydatnych wskazówek, które pomogą Ci całkowicie przekształcić lub trochę udoskonalić firmową komunikację.
Po czym poznać, że komunikacja wewnętrzna firmy nie działa?
Jednym z pierwszych sygnałów, że komunikacja wewnętrzna firmy nie działa, może być pojawienie się częstych nieporozumień oraz błędów. Brak dobrej komunikacji w zespole i niewłaściwa wymiana informacji między pracownikami sprawia, że czują się zdezorientowani i nie znają celów i priorytetów firmy. Również opóźnienia w realizacji projektów i zadań mogą na to wskazywać. Alarmujące może być też tworzenie się wielu nieformalnych kanałów komunikacji.
Jeśli komunikacja wewnętrzna w firmie zawodzi, pracownicy znajdują inny sposób przekazywania informacji, które często są niesprawdzone. Inne objawy to spadek zaangażowania pracowników, którzy mogą czuć się niedocenieni lub niewysłuchani. Jeśli zauważasz jeden lub kilka z wymienionych sygnałów w swojej firmie to znak, że wewnętrzny przepływ informacji wymaga pilnych zmian.
8 kroków do zmiany w komunikacji wewnętrznej firmy
1. Zdefiniowanie celów zmiany
Pierwszym krokiem w planowaniu zmian w komunikacji jest wyraźne zdefiniowanie celów. Czy chodzi o zwiększenie zaangażowania pracowników, usprawnienie przepływu informacji, czy może o redukcję e-maili i zwiększenie wykorzystania platformy do komunikacji? Określenie celów pomoże w późniejszym etapie mierzenia skuteczności wprowadzonych zmian.
2. Analiza obecnego stanu
Zanim wprowadzisz zmiany, ważne jest, aby zrozumieć obecny stan komunikacji w firmie. Przeprowadź ankiety, wywiady z pracownikami i analizy, jak obecnie wygląda komunikacja wewnętrzna i jakie są jej główne bariery oraz silne strony. To da solidną podstawę do planowania zmian.
3. Planowanie zmian
Na podstawie zebranych danych, opracuj plan zmian, który będzie skoncentrowany na osiągnięciu zdefiniowanych celów. Możesz zdecydować się na wprowadzenie nowych narzędzi komunikacyjnych, przeszkolenie liderów i menedżerów w zakresie efektywnej komunikacji wewnątrz firmy, czy też reorganizację spotkań i raportów.
4. Komunikacja zmian
Kiedy już masz plan, ważne jest, aby skutecznie przekazać zmiany w komunikacji wewnętrznej firmy pracownikom. Użyj jasnego, przystępnego języka i zapewnij kanał, przez który pracownicy mogą zadawać pytania i wyrażać swoje opinie. To zwiększy ich akceptację i zaangażowanie w proces zmian.
Oberzyj również rozmowę >>>
AI, DEI, Human Centric Culture – kluczowe trendy HR na 2024 rok w obiektywie branży IT, 2024
5. Implementacja
Rozpocznij implementację zmian zgodnie z planem. Ważne, aby na tym etapie zapewnić wsparcie pracownikom i odpowiednio zarządzać wszelkimi przeszkodami, które mogą się pojawić.
6. Monitorowanie i mierzenie skuteczności
Monitorowanie postępów i mierzenie efektów zmian jest kluczowe. Ustal, jakie mierniki (KPIs) będą używane do oceny zmian w komunikacji wewnątrzfirmowej. Mogą to być mierniki takie jak poziom zaangażowania pracowników, szybkość reakcji na komunikaty, czy jakość feedbacku otrzymanego od zespołu. Warto analizować wyświetlenia i reakcje na tworzone komunikaty, aby wiedzieć, jaki styl tworzenia treści sprawdza się najlepiej. Narzędziem, które oferuje tego typu rozwiązanie, jest platforma Worksmile.
7. Powtarzanie i dostosowanie
Komunikacja to dynamiczny element każdej organizacji, dlatego ważne jest, aby procesy oceny i dostosowania były ciągłe. Analizuj regularnie zgromadzone dane i dostosuj strategię, aby jeszcze lepiej służyła celom organizacji.
8. Promowanie kultury otwartości
Ostatnim, ale równie ważnym elementem jest promowanie kultury otwartości i transparentności w komunikacji wewnątrz firmy. Zachęcanie pracowników do dzielenia się opiniami i otwarta komunikacja o celach i efektach zmian wzmacnia zaufanie i poprawia ogólną kulturę pracy.
Jak dopasować komunikację do pracowników?
Jak mówić do pracowników z różnych pokoleń – od Baby Boomers, przez Generację X, Y aż po Z? Zespoły, w których pracujemy są coraz bardziej różne, a zrozumienie ich potrzeb to klucz do skutecznej komunikacji w każdej firmie. Przygotowaliśmy kilka wskazówek, jak budować komunikaty, które lepiej do nich trafiają.
Baby Boomers (1946-1964) – lubią e-maile, osobiste spotkania i pisane raporty. Cenią stabilność i dobrze znane im struktury.
Generacja X (1965-1980) – pionierzy elastyczności. Komunikują się za pomocą e-maili i wideokonferencji, ale z równą chęcią korzystają z nowocześniejszych narzędzi typu Slack czy Teams.
Millenialsi (1981-1996), czyli Generacja Y – to miłośnicy szybkiego tempa. Online to ich drugie imię, a feedback to ich codzienna dawka energii. Chcą wiedzieć wszystko i to natychmiast – najlepiej przez aplikacje.
Generacja Z (urodzeni po 1996), to geeki technologiczne. Social media, aplikacje i komunikatory to dla nich naturalne środowisko. Kochają szybkie, krótkie informacje i cenią autentyczność oraz jasność komunikacji. Czekają na feedback tu i teraz!
Aby trafić ze swoim komunikatem do serc (i umysłów) wszystkich pokoleń, warto wdrażać różnorodne narzędzia, które odpowiadają na ich indywidualne potrzeby. Pomocne może być wykorzystanie sztucznej inteligencji, która wesprze Cię w dopasowaniu komunikatu do grupy Twoich odbiorców. Worksmile zapewnia taką możliwość, bez konieczności wychodzenia z platformy!
Korzyści z wprowadzenia zmian
Czy warto rozwijać wewnętrzną komunikację w firmie? To pytanie, które warto sobie zadać, zanim zaczniesz wprowadzać zmiany w komunikacji wewnętrznej firmy lub inwestować w narzędzia. Główną korzyścią będzie skuteczniejsze przekazywanie informacji, co zwiększa transparentność i klarowność celów organizacyjnych. Jak wiadomo, to co lepiej rozumiemy potrafimy też łatwiej zaakceptować lub się w to zaangażować.
Skuteczna komunikacja wewnątrzfirmowa pomaże też szybciej rozwiązywać problemy, a nawet im zapobiegać! Zwalczasz plotki i dezinformację u źródła. Ostatnie, ale równie ważne – lepsza komunikacja w firmie staje się zapalnikiem wzmożonej współpracy między działami. Kiedy działy ze sobą “rozmawiają” szybciej wpadają na nowe rozwiązania i usprawniają sobie nawzajem pracę. To przekłada się na wzrost innowacyjności i efektywności całej organizacji.
Zmiana w komunikacji wewnętrznej firmy prowadzi finalnie do lepszych wyników biznesowych i większej satysfakcji w pracy. Zdecydowanie warto!
