Zgodnie z projektem nowelizacji Kodeksu Pracy, praca zdalna zastąpi w nim telepracę. Przed pracodawcami kolejne zmiany i konieczność dostosowania regulacji wewnętrznych. Chodzi o rządowy projekt ustawy, który ma na stałe uregulować pracę zdalną. Co to oznacza dla pracodawców?
Planowane zmiany w Kodeksie Pracy w zakresie pracy zdalnej
Projekt wprowadza do Kodeksu pojęcie pracy zdalnej, zachowując jednocześnie wcześniejsze zapisy dot. telepracy. Zgodnie z propozycją zawartą w projekcie ustawy pracą zdalną będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Powyższe oznacza, iż praca będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika.
Jak pracodawca może się przygotować na zmiany?
Przygotowany projekt w dość kompleksowy sposób podchodzi do pracy zdalnej, wychodząc z założenia, że to nie jest chwilowa moda, a jednak zdecydowany trend, który będzie stawał się coraz powszechniejszą praktyką na rynku pracy. Oczywiście przed pracodawcami proponowane zmiany będą stawiać pewne wymogi, jednak wydaje się, że lepsze jest uregulowanie tematu, niż jego brak. Pracodawcy muszą pomyśleć nad nowoczesnymi rozwiązaniami dotyczącymi m.in. obiegu dokumentów czy łatwym sposobem uregulowania kwestii kosztów realizacji przez pracownika pracy zdalnej.
Sprawny obieg dokumentów przy pracy zdalnej
Na pierwszy rzut oka widać wyraźnie, iż projekt dopuszcza formalizowanie pracy zdalnej drogą elektroniczną, co zdecydowanie ułatwi obu stronom działanie i wprowadzi więcej elastyczności, tak ważnej w dzisiejszym świecie. Pracodawcy, którzy chcą podejść do tematu w nieco bardziej systemowy i uporządkowany sposób mogą skorzystać z jednej z wielu dostępnych funkcjonalności platformy Worksmile – tzw. wniosków. Jest to jeden z możliwych sposób wsparcia swoich procesów wewnętrznych poprzez ich automatyzacje i digitalizację. Nie trudno bowiem wyobrazić sobie, by tą drogą przepływały pomiędzy pracodawcą (przełożony ale także np. dział kadr) a pracownikiem:
Oświadczenie pracownika, że ma odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do realizacji pracy zdalnej
Wnioski pracownika w szczególnej sytuacji (patrz: najważniejsze zasady dot. pracy zdalnej) dotyczący wykonywania pracy zdalnej
Jakie są koszty pracy zdalnej?
Niekwestionowanym plusem proponowanych rozwiązań jest również uregulowanie kwestii kosztów realizacji przez pracownika pracy zdalnej. Ile może wynieść taki ekwiwalent? W zależności od specyfiki danego stanowiska koszty mogą kształtować się w różny sposób. Przykładowo, koszt prądu przy korzystaniu przez pracownika z laptopa i monitora wyniesie około 30 zł miesięcznie. Jednak, jeśli specyfika pracy wymaga np. drukarki i skanera albo dwóch monitorów lub jeszcze innych dodatkowych urządzeń, koszty te mogą wzrosnąć.
Można również spodziewać się pewnej sezonowości kosztów energii elektrycznej – np. jesienią i zimą wyższych kosztów związanych zarówno np. z oświetleniem. Ponadto, oprócz prądu, pracownik zdalny z pewnością korzysta z Internetu i może oczekiwać jego – przynajmniej częściowej – refundacji. Niektórzy pracownicy argumentują również, iż pracując zdalnie nie korzystają z firmowej kawy czy herbaty i innych elementów pracy w biurze, co faktycznie pozwala częściowo przynajmniej ograniczyć koszty biura.
Regulowanie kosztów pracy zdalnej
Jak widać, precyzyjne oszacowanie kosztów realizacji pracy zdalnej będzie nie lada wyzwaniem dla służb finansowych Pracodawcy. Dlatego wydaje się, że wielu z nich – podobnie jak np. przy samochodach służbowych z możliwością wykorzystania do celów prywatnych przez pracownika – będzie chciało skorzystać z rozwiązania ryczałtowego, przyznając pracownikowi pewną stałą kwotę na pokrycie takich kosztów.
Ekwiwalent (bez względu na to, czy liczony każdorazowo, czy w formie ryczałtu) nie stanowi przychodu pracownika, czyli nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym, ani nie podlega oskładkowaniu. Może to stwarzać pewne pokusy do nadmiernego subsydiowania pracowników, co z kolei może być kwestionowane zarówno przez organy skarbowe, jak i ZUS, dlatego powinien być on możliwy do uzasadnienia.
Jakich narzędzi użyć do przekazywania ekwiwalentu za pracę zdalną?
W procesie przekazywania pracownikowi ekwiwalentu, Pracodawca może sobie zdecydowanie pomóc, korzystając z automatycznego i cyklicznego zasilenia dedykowanego budżetu swojego pracownika na platformie Worksmile. Jedną z wielu korzyści jest także fakt, iż pracownik zauważa takie zasilenie – nie ginie ono na pasku wynagrodzenia wśród wielu pozycji, dzięki czemu łatwiej je docenić. Platforma Worksmile pozwoli pracownikowi wykorzystać te środki w dowolny sposób np. w sklepie spożywczym, odzieżowym, finansując usługi lub rozrywkę.
Pracownik – dzięki ostatnio wdrożonej funkcjonalności Worksmile – ma również możliwość przelania tych środków na swój rachunek bankowy lub ich wypłatę w jednym z tysięcy bankomatów na terenie całego kraju. Szczególnie ważne przy tym jest to, że Worksmile – jako instytucja płatnicza pod nadzorem Komisji Nadzoru Finansowego – jest profesjonalnym i rzetelnym partnerem, który wspiera swoich Klientów – Pracodawców w automatyzacji ich procesów HR-owych.
Platfroma Worksmile a zarządzanie zespołami pracującymi zdalnie
Oprócz wdrożenia zmian z Kodeksu Pracy dot. pracy zdalnej, właściciele firm stoją też przed innymi wyzwaniami w związku z nowym trybem pracy. Obawiają się:
czy proces digitalizacji procesów HR-owych przyjmie się w firmie,
jak zarządzać zespołami rozproszonymi
jak docierać do pracowników z informacjami firmowymi
w jaki sposób budować kulturę organizacyjną
Platfroma Worksmile może w znaczący sposób pomóc pracodawcom w zarządzaniu zespołami, które pracują całkowicie lub częściowo zdalnie. Na platformie pracodawca znajdzie wiele udogodnień, które pomogą mu w zarządzaniu zespołami rozproszonymi, m.in.:
