W erze cyfrowej, kiedy technologia stale ewoluuje, wiele firm zaczyna przekształcać swoje tradycyjne procesy w bardziej efektywne i zrównoważone rozwiązania. Jednym z kluczowych obszarów, który przeszedł znaczącą transformację, jest dokumentacja pracownicza. Z dala od kartonowych teczek i starych szuflad, dzisiejsze firmy przechodzą na cyfrowe systemy zarządzania dokumentami, co niesie za sobą szereg korzyści, ale także wyzwania.
Gościem WorksmileTalks #2 jest Donata Hermann, pasjonatka oraz ekspert ds. rynku pracy, która dzięki wieloletniemu doświadczeniu w tej dziedzinie, dzieli się wiedzą, jednocześnie rozwijając markę osobistą pod nazwą: Kadry w pigułce.
Regulacje przechowywania dokumentacji pracowniczej
Obowiązek prowadzenia akt osobowych został na pracodawcę nałożony przepisami ustawy Kodeks pracy, a dokładnie w art. 94 pkt 9a.
Dokumentacja pracownicza składa się z akt osobowych oraz pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej. Wybór postaci, w jakiej będzie prowadzona i przechowywana dokumentacja pracownicza, należy do pracodawcy.
Przeczytaj więcej tutaj >>> USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
Przechowywanie dokumentów pracowniczych: Papier czy elektronika?
W odniesieniu do określonych czynności z zakresu prawa pracy przepisy przewidują wymóg zachowania formy pisemnej (dotyczy to m.in. zawarcia umowy o pracę). Warunek ten jest spełniony, jeżeli na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli zostanie złożony własnoręczny podpis lub jeżeli oświadczenie zostanie złożone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W przypadku tych oświadczeń/dokumentów, przepisy nie przewidują wymogu zachowania formy pisemnej:
- wniosek o zmianę danych kontaktowych,
- oświadczenia i zaświadczenia pracowników
- zgłoszenie osób z rodziny (ubezpieczenia, wyrejestrowanie z ubezpieczenia),
- oświadczenie o zmianie kosztów uzyskania przychodu.
Dokumenty te mogą więc zostać przesłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, wydrukowane i dołączone do akt osobowych prowadzonych w formie papierowej.
Wpływ typu dokumentu na przechowywanie danych pracowniczych
Obowiązek prowadzenia akt osobowych przez pracodawcę wynika z art. 94 pkt 9a ustawy Kodeks pracy. Natomiast szczegółowe zasady realizacji tego obowiązku określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. dotyczące dokumentacji pracowniczej.
Zgodnie z ustawą z 10.01.2018 r., okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony do 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Jednakże dla stosunków pracy nawiązanych przed 1.01.2019 r. obowiązują przepisy nakazujące przechowywanie dokumentów przez okres 50 lat.
Dla stosunków pracy nawiązanych po 31.12.1998 r. a przed 1.01.2019 r. okres przechowywania dokumentacji osobowej może zostać skrócony. Warunkiem jest złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportu informacyjnego zawierającego dane niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty. Informacje o zamiarze przekazywania raportów pracodawca składać może do ZUS w dowolnym momencie.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza: Korzyści dla firm
Elektroniczne przechowywanie dokumentacji pracowniczej niesie ze sobą wiele korzyści dla przedsiębiorstw. Rewolucja cyfrowa nie tylko przekształca sposoby gromadzenia i zarządzania informacjami przez organizację. Jest to przede wszystkim otwarcie przed nimi nowych możliwości optymalizacji procesów, zwiększenia produktywności oraz poprawy bezpieczeństwa danych.
1. Dostępność z dowolnego miejsca
Forma elektroniczna umożliwia upoważnionym pracownikom dostęp do dokumentów pracowniczych z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Jest to szczególnie korzystne dla zespołów pracujących zdalnie lub rozproszonych, umożliwiając bezproblemowy dostęp do niezbędnych dokumentów.
2. Współpraca i produktywność
Elektroniczne zarządzanie dokumentami ułatwia współpracę między członkami zespołu, umożliwiając wielu użytkownikom jednoczesny dostęp, edytowanie i przeglądanie dokumentów. Promuje to pracę zespołową oraz umożliwia komunikację w czasie rzeczywistym, wspierając produktywność i innowacyjność w organizacji.
3. Eliminacja tradycyjnych metod archiwizacji
Elektroniczne przechowywanie eliminuje potrzebę stosowania tradycyjnych metod archiwizacji, redukując czas i zasoby wymagane do zarządzania oraz organizowania i wyszukiwania dokumentów. Pracownicy mogą szybko zlokalizować i aktualizować dokumenty, co usprawnia procesy administracyjne i poprawia ogólną wydajność w miejscu pracy.
4. Bezpieczeństwo danych
Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami gwarantują bezpieczeństwo dokumentów poprzez szyfrowanie, kontrolę dostępu i ścieżki zmian. Zapewniają one ochronę wrażliwych informacji przed nieupoważnionym dostępem, a także utratą lub kradzieżą, zapewniając zgodność z przepisami o ochronie danych.
5. Oszczędności i skalowalność
Elektroniczne przechowywanie dokumentacji pracowniczej zmniejsza zapotrzebowanie na papier, drukowanie i przestrzeń do przechowywania. Skutkuje to dużymi oszczędnościami dla przedsiębiorstw. Dodatkowo dokumenty elektroniczne są łatwiejsze do tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania w przypadku awarii, dzięki czemu minimalizuje to ryzyko utraty danych. Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami można łatwo skalować i dostosować do rosnącej ilości dokumentacji pracowniczej w miarę rozwoju organizacji.
6. Elastyczność i efektywność
Niezależnie od dodawania danych nowych pracowników czy aktualizacji dokumentacji, rozwiązania w zakresie elektronicznego przechowywania danych są elastyczne. Pozwalają one dostosować się do zmieniających się potrzeb biznesowych, zarządzając dodatkowymi dokumentami.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej zapewnia przedsiębiorstwom większą elastyczność, efektywność i bezpieczeństwo. Dzięki temu mogą one lepiej zarządzać informacjami dotyczącymi zasobów ludzkich, co przyczynia się do poprawy wydajności organizacji.
Dowiedz się wiecej >>> 9 najlepszych praktyk HR, których musisz przestrzegać w 2024 roku
Elektroniczna dokumentacja pracownicza: ryzyka i środki zapobiegawcze
Zagrożenia związane z przechowywaniem dokumentów elektronicznych mogą przybierać różne formy i stanowić poważne wyzwanie dla bezpieczeństwa danych w przedsiębiorstwie.
Zagrożenia dla dokumentacji pracowniczej
Nieautoryzowany dostęp do dokumentów elektronicznych może prowadzić do naruszeń bezpieczeństwa danych, skutkujących ujawnieniem wrażliwych informacji o pracownikach. Elektroniczne systemy pamięci masowej są podatne na różne cyberataki, w tym złośliwe oprogramowanie i ataki hakerskie. Ataki te mogą zagrozić poufności, integralności i dostępności do dokumentów pracowników.
Konsekwencje dla przedsiębiorstwa
Awarie techniczne, błędy ludzkie lub złośliwe oprogramowania mogą skutkować utratą dokumentów elektronicznych, co prowadzi do zakłóceń operacyjnych i szkody dla reputacji organizacji. Brak wdrożenia odpowiednich środków bezpieczeństwa w zakresie przechowywania dokumentów elektronicznych może prowadzić do nieprzestrzegania przepisów o ochronie danych, takich jak RODO, HIPAA lub CCPA. Skutkować to może nałożeniem kar prawnych oraz konsekwencjami finansowymi.
Środki zapobiegawcze
Aby zminimalizować ryzyko utraty danych, organizacje powinny wdrożyć solidne środki bezpieczeństwa w zakresie elektronicznego przechowywania dokumentów pracowniczych. Należą do nich:
- szyfrowanie danych,
- kontrola dostępu do danych,
- regularny monitoring i audytowanie systemów przechowywania danych,
- regularne aktualizacje oprogramowania
- tworzenie kopii zapasowych,
- edukacja pracowników na temat zagrożeń związanych z bezpieczeństwem danych.
Wdrażając te środki bezpieczeństwa, organizacje mogą zminimalizować ryzyko związane z przechowywaniem dokumentów pracowniczych w formie elektronicznej. Ponadto chronią wrażliwe informacje przed nieautoryzowanym dostępem, cyberatakami i naruszeniami bezpieczeństwa danych.
Narzędzia i ułatwienia w cyfrowym zarządzaniu dokumentacją pracowniczą
Technologie cyfrowe oferują wiele sposobów na ułatwienie zarządzania dokumentami i zwiększenie ochrony danych pracowników. Jednym z nich jest szyfrowanie, które zapewnia ochronę dokumentów pracowniczych. Istnieją dedykowane narzędzia, które zapewniają możliwość szyfrowania plików i folderów, dodając dodatkową warstwę zabezpieczeń do poufnych dokumentów.
Cyfrowe systemy zarządzania dokumentami umożliwiają organizacjom wdrażanie szczegółowej kontroli dostępu. Dzięki temu tylko upoważniony personel może przeglądać, edytować lub usuwać dokumenty z systemu.
Platformy udostępniania plików umożliwiają organizacjom bezpieczną wymianę dokumentów pracowników wewnętrznie i zewnętrznie, zachowując jednocześnie kontrolę nad dostępem i uprawnieniami. Istnieją narzędzia, które pomagają organizacjom zarządzać urządzeniami mobilnymi i zabezpieczać je, zapewniając ochronę wrażliwych danych smartfonach i tabletach.
Niezwykle istotne jest wybranie rozwiązań zgodnych z wymogami bezpieczeństwa organizacji, wymogami regulacyjnymi i ograniczeniami budżetowymi. Dodatkowo regularne aktualizacje, a także konserwacja i szkolenia pracowników mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia efektywności zarządzania dokumentami i środków ochrony danych w czasie.
O wymogach dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz korzyściach i zagrożenia idących za wyborem formy elektronicznej, rozmawialiśmy z Donatą Hermann – pasjonatką oraz ekspert ds. rynku pracy, tworzącą markę osobistą pod nazwą Kadry w pigułce.
Przeczytaj również >>> Strategie HR na 2024: Wyzwania i Innowacje – wywiad z Arkadiuszem Czyżowskim
