Worksmile to inteligentna platforma HR integrująca komunikację wewnętrzną, benefity pracownicze i procesy HR, pomagająca zwiększyć efektywność i zaangażowanie pracowników.

Dla kogo jest przeznaczona platforma Worksmile?

Worksmile jest przeznaczony dla małych, średnich i dużych firm, które chcą usprawnić komunikację, zarządzanie benefitami i procesami HR w jednym narzędziu.

Jakie funkcje oferuje Worksmile?

Platforma oferuje moduły do komunikacji wewnętrznej, katalog benefitów, zarządzanie budżetami pracowniczymi, integrację z narzędziami HR oraz systemy raportowania.

Czy Worksmile obsługuje integracje z innymi systemami?

Tak, Worksmile integruje się z popularnymi narzędziami HR, systemami kadrowymi oraz komunikatorami firmowymi, aby ułatwić pracę działom HR.

Jak można wdrożyć Worksmile w firmie?

Proces wdrożenia jest szybki i obejmuje konfigurację modułów, szkolenie administratorów oraz wsparcie zespołu Worksmile na każdym etapie.

Baza wiedzy Worksmile: Cenne informacje

Zarządzaj benefitami i elastycznymi świadczeniami

Projektuj i zarządzaj ofertą benefitową w jednym miejscu – od zamawiania kart sportowych i opieki medycznej, przez zarządzanie elastycznymi świadczeniami, jak ZFŚS i wnioski socjalne, aż po kontrolę budżetów i raportowanie wartości benefitów. Daj pracownikom elastyczny wybór, a HR pełną kontrolę nad kosztami i wykorzystaniem świadczeń.

Projektowanie i obsługa benefitów

Zarządzaj ofertą benefitową dopasowaną do organizacji. Obsługuj proces zamawiania benefitów od różnych dostawców, takich jak karty sportowe, opieka medyczna i inne świadczenia, bez zbędnej administracji.
Dodaj i skonfiguruj każdy benefit.

Elastyczny wybór i kontrola budżetów

Umożliw pracownikom elastyczny wybór benefitów w ramach przyznanych budżetów. Kontroluj finansowanie, limity i koszty benefitów w sposób przejrzysty i zgodny z polityką firmy.

Automatyczne raporty kadrowe i dla dostawców benefitów

Przygotowuj gotowe raporty dostosowane do wymagań dostawców benefitów. Upraszczaj rozliczenia, ogranicz ręczną pracę i zapewnij spójne, aktualne dane bez dodatkowej administracji.

Kafeteria Benefitowa

Daj pracownikom samodzielny wybór benefitów w ramach przyznanych punktów lub budżetów. Twórz ofertę dopasowaną do struktury organizacji, ról i lokalizacji, korzystając z bogatej kafeterii benefitowej.

Elastyczny wybór benefitów przez pracowników

Daj pracownikom samodzielne wybieranie benefitów z kafeterii w ramach przyznanych punktów.

Bogata i dopasowana oferta kafeteryjna

Oferujemy produkty od ponad 400 partnerów w systemie kafeteryjnym. Zarządzaj dostępnością benefitów i oferuj szeroki wybór świadczeń w jednym, intuicyjnym miejscu.

Kontrola punktów i wykorzystania benefitów

Monitoruj wykorzystanie punktów i benefitów w czasie rzeczywistym. Zapewnij przejrzyste zasady przyznawania i rozliczania punktów bez dodatkowej pracy administracyjnej.

Analityka wykorzystania budżetów i benefitów

Monitoruj wykorzystanie budżetów benefitowych i podejmuj trafne decyzje w oparciu o dane. Zyskaj pełną przejrzystość kosztów, popularności benefitów i efektywności oferty – bez ręcznych raportów i rozproszonych źródeł informacji..

Wykorzystanie budżetów i benefitów

Analizuj, jak pracownicy wykorzystują przyznane budżety i punkty benefitowe. Sprawdzaj poziom wykorzystania benefitów oraz identyfikuj niewykorzystane środki w czasie rzeczywistym.

Gotowe raporty i czytelne wykresy

Korzystaj z gotowych raportów i wizualizacji dotyczących budżetów i benefitów. Szybko przygotuj zestawienia dla HR, finansów i zarządu bez dodatkowej pracy analitycznej.

Decyzje oparte na danych

Porównuj koszty z realnym wykorzystaniem benefitów i optymalizuj ofertę benefitową. Podejmuj decyzje dotyczące zmian w ofercie w oparciu o twarde dane, a nie przypuszczenia.

Komunikaty i Powiadomienia

Zwiększ świadomość i realne wykorzystanie benefitów dzięki spójnej, zaplanowanej komunikacji. Informuj pracowników o dostępnych świadczeniach, zmianach w ofercie i niewykorzystanych benefitach – dokładnie wtedy, gdy ma to największy sens.

Ogłoszenia i informacje o benefitach

Publikuj aktualności dotyczące benefitów w jednym, centralnym miejscu. Informuj pracowników o nowych świadczeniach, zmianach w ofercie i zasadach korzystania z benefitów w sposób jasny i spójny.

Kampanie i przypomnienia o benefitach

Prowadź kampanie benefitowe oraz automatyczne przypomnienia o niewykorzystanych benefitach. Zwiększ zaangażowanie pracowników i realne wykorzystanie dostępnych świadczeń bez dodatkowej pracy HR.

Skuteczna komunikacja dopasowana do odbiorców

Targetuj komunikację benefitową do wybranych grup pracowników – według roli, lokalizacji lub rodzaju benefitów. Docieraj z właściwą informacją do właściwych osób we właściwym czasie.

Jawność wynagrodzeń i Total rewards statement

Wspieraj transparentność i buduj zaufanie pracowników, jednocześnie spełniając rosnące wymagania prawne. Worksmile pomaga uporządkować informacje o wynagrodzeniach i benefitach oraz komunikować pełną wartość pakietu zatrudnienia (Total Rewards) w sposób spójny i zrozumiały.

Jawność wynagrodzeń i zgodność z przepisami

Worksmile wspiera organizacje w dostosowaniu się do nowych wymagań dotyczących jawności wynagrodzeń. Uporządkuj dane, zakresy wynagrodzeń i komunikację płacową, zwiększając przejrzystość oraz zgodność z regulacjami, bez nadmiernego obciążenia HR.

Total Rewards Statement – pełna wartość oferty dla pracownika

Prezentuj pracownikom całościową wartość wynagrodzenia i benefitów w jednym, czytelnym zestawieniu. Total Rewards Statement zwiększa świadomość realnych kosztów ponoszonych przez organizację, wspiera retencję i wzmacnia postrzeganą wartość oferty pracodawcy.

Centralne miejsce do komunikacji, która dociera

Stwórz jedno, centralne miejsce do komunikacji i budowania społeczności w organizacji. Publikuj ważne informacje, angażuj pracowników i wspieraj kulturę organizacyjną dzięki połączeniu aktualności firmowych z interakcjami pracowników.

Aktualności i ogłoszenia firmowe

Publikuj ogłoszenia HR i firmowe w jednym, spójnym kanale. Targetuj komunikaty do wybranych działów, lokalizacji lub ról, ustawiaj priorytety, przypięcia i harmonogram publikacji, aby kluczowe informacje zawsze docierały na czas.

Społeczność i interakcje pracowników

Umożliw pracownikom publikowanie postów, komentowanie i reagowanie na treści. Buduj zaangażowanie dzięki grupom tematycznym, zespołowym oraz inicjatywom oddolnym, które wzmacniają relacje i kulturę organizacyjną.

Jedno źródło informacji dla całej organizacji

Zastąp rozproszone kanały komunikacji jednym, przejrzystym intranetem. Zapewnij pracownikom łatwy dostęp do aktualnych informacji i HR jasne miejsce do publikowania kluczowych komunikatów.

Zaangażowanie pracowników

Wzmacniaj zaangażowanie i poczucie przynależności pracowników dzięki narzędziom, które wspierają docenianie, aktywność i dialog w organizacji. Buduj pozytywne doświadczenie pracownika, które realnie przekłada się na motywację i retencję.

Grupy komunikacyjne i wydarzenia

Twórz grupy komunikacyjne wokół zespołów, projektów i inicjatyw tematycznych. Organizuj wydarzenia firmowe i wewnętrzne aktywności, które angażują pracowników i wspierają budowanie relacji.

Aktywności i inicjatywy pracownicze

Angażuj pracowników poprzez inicjatywy firmowe, akcje wellbeingowe i działania integracyjne. Daj przestrzeń na oddolne inicjatywy, które wzmacniają zaangażowanie i kulturę organizacyjną.

Puls organizacji i feedback pracowników

Zbieraj regularny feedback i monitoruj nastroje pracowników dzięki prostym ankietom i pulse checkom. Reaguj szybciej na potrzeby zespołów i podejmuj działania wspierające zaangażowanie w oparciu o realne dane.

Docenianie i nagrody

Wzmacniaj kulturę doceniania i motywacji w organizacji. Umożliwiaj pracownikom i managerom zauważanie sukcesów, nagradzanie postaw zgodnych z wartościami firmy oraz budowanie pozytywnych relacji w zespołach.

Analiza skuteczności komunikacji wewnętrznej

Mierz realną skuteczność komunikacji wewnętrznej i miej pewność, że kluczowe informacje faktycznie docierają do pracowników. Dzięki analityce i wielokanałowej dystrybucji Worksmile eliminuje zgadywanie i zwiększa efektywność komunikatów HR oraz firmowych.

Analityka odczytów i reakcji pracowników

Sprawdzaj, kto odczytał komunikat, kto zareagował i jak pracownicy angażują się w treści. Analizuj skuteczność poszczególnych komunikatów i kampanii, aby stale poprawiać jakość komunikacji.

Wielokanałowe dotarcie do pracowników

Docieraj do odbiorców poprzez platformę Worksmile, e-mail oraz Microsoft Teams. Zapewnij spójną komunikację niezależnie od kanału i zwiększ szansę dotarcia do każdego pracownika.

Wyższa skuteczność i docieralność komunikatów

Zwiększ realną docieralność komunikacji wewnętrznej nawet do 78%. Miej pewność, że kluczowe informacje są nie tylko wysyłane, ale faktycznie czytane przez pracowników.

Dane i administracja pracownicza

Zarządzaj danymi pracowników w jednym, spójnym systemie – od informacji personalnych i historii zatrudnienia, po wnioski, dokumenty i strukturę organizacyjną. Zapewnij źródło informacji dla HR i Managerów zespołów oraz pełną kontrolę nad zgodnością i jakością danych.

Centralna baza danych pracowników

Korzystaj z jednego ujednoliconego system gromadzącego wszystkie kluczowe dane o pracownikach, zapewniający, że każda funkcja HR operuje na tej samej, aktualnej informacji.

Zarządzanie cyklem i historią zatrudnienia

Śledź historię zatrudnienia pracowników – awanse, zmiany stanowisk i przynależność do zespołów lub projektów. Automatycznie buduj strukturę organizacyjną.

Dokumenty i dane personalne w jednym miejscu

Zarządzaj dokumentami pracowniczymi w cyfrowym repozytorium – umowami, aneksami i certyfikatami. Otrzymuj przypomnienia o wygasających dokumentach oraz udostępnij pracownikom przestrzeń do swoich dokumentó2.

Dokumenty i podpis elektroniczny

Zautomatyzuj cały obieg dokumentów pracowniczych – od tworzenia umów i aneksów, przez ich personalizację, aż po bezpieczne podpisy elektroniczne. HR oszczędza czas, ogranicza błędy i ma pełną kontrolę nad dokumentacją na każdym etapie cyklu życia pracownika.

Szablony dokumentów i automatyczne generowanie

Biblioteka szablonów (umowy, aneksy, zaświadczenia) z dynamicznymi polami danych pracownika – dokumenty tworzą się automatycznie na podstawie danych z systemu.

Dokumenty tworzone w procesach HR

Automatyczne generowanie umów i dokumentów podczas onboardingu, zmian warunków zatrudnienia czy offboardingu – bez ręcznego przygotowywania plików.

Podpis elektroniczny

Podpisywanie dokumentów online przez pracowników i pracodawcę, z pełną historią podpisów i statusem dokumentu w jednym miejscu.

Zarządzanie urlopami i nieobecnościami

Uprość obsługę urlopów i nieobecności dzięki jednemu, przejrzystemu systemowi dla pracowników, managerów i HR. Automatyzuj wnioski, zasady i akceptacje, zachowując pełną kontrolę nad dostępnością zespołów i zgodnością z politykami firmy.

Wnioski urlopowe i self-service pracowników

Udostępnij pracownikom intuicyjny portal do składania wniosków urlopowych. Managerowie zyskują widok kalendarza urlopów zespołu, a wnioski mogą być zatwierdzane mobilnie – szybko i bez zbędnej wymiany maili.

Zasady PTO i polityki absencji

Konfiguruj różne pule urlopowe, takie jak urlop wypoczynkowy, na żądanie czy okolicznościowy. Ustalaj limity dostępności zespołu oraz dopasowuj zasady absencji do krajów, regionów i lokalnych regulacji.

Automatyczne naliczanie i integracje systemowe

Automatycznie naliczaj urlopy i obsługuj akceptacje zgodnie z obowiązującymi zasadami. Integruj zarządzanie nieobecnościami z systemami ERP i kadrowo-płacowymi, eliminując ręczne aktualizacje i ryzyko błędów.

Onboarding i Offboarding

Zadbaj o spójne i uporządkowane doświadczenie pracownika od pierwszego do ostatniego dnia w organizacji. Automatyzuj formalności, komunikację i dostęp do wiedzy, zapewniając HR pełną kontrolę nad procesami onboardingowymi i offboardingowymi.

Dostępne wkrótce

Formularze, dokumenty i formalności

Obsługuj formularze i dokumenty onboardingowe oraz offboardingowe w jednym miejscu. Usprawnij obieg dokumentów i eliminuj ręczne procesy związane z zatrudnieniem i zakończeniem współpracy.

Portal pracownika i materiały startowe

Zapewnij nowym pracownikom dostęp do portalu z politykami firmowymi, regulaminami i dokumentami. Umożliw elektroniczne potwierdzanie zapoznania się z zasadami oraz udostępniaj materiały szkoleniowe i welcome pack jeszcze przed pierwszym dniem pracy.

Komunikacja i baza wiedzy

Wspieraj onboarding i offboarding poprzez spójną komunikację oraz centralną bazę wiedzy. Zapewnij pracownikom łatwy dostęp do kluczowych informacji i ułatw HR przekazywanie wiedzy na każdym etapie cyklu życia pracownika.

Przygotowanie danych płacowych

Uprość i uporządkuj proces przygotowania danych do listy płac. Zbieraj kompletne i aktualne informacje o czasie pracy, nieobecnościach i zmianach w zatrudnieniu, a następnie bezpiecznie przekazuj je do systemu kadrowo-płacowego.

Zbieraj dane do naliczania płac

Automatycznie zbieraj dane z całego systemu, w tym wykorzystanie benefitów, świadczeń, godziny pracy, informacje o urlopach i absencjach.

Integracja z systemami kadrowo-płacowymi

Eksportuj dane płacowe bezpośrednio do systemów kadrowo-płacowych, takich jak Enova, Teta, SAP czy Comarch Optima. Ogranicz ręczne operacje, zmniejsz ryzyko błędów i przyspiesz proces naliczania wynagrodzeń.

Składniki wynagrodzenia i dostęp do pasków płacowych

Obsługuj składniki dot. benefitów. Udostępniaj pracownikom wgląd do pasków płacowych w bezpiecznym portalu, zwiększając przejrzystość i ograniczając zapytania do HR.

Analityka i raporty kadrowe

Zamień dane HR w realne decyzje biznesowe. Monitoruj kluczowe wskaźniki kadrowe, przewiduj ryzyka i wspieraj zarząd rzetelnymi analizami opartymi na aktualnych, spójnych danych z całej organizacji.

Dashboardy HR i dane strukturalne

Korzystaj z czytelnych dashboardów HR prezentujących m.in. liczbę pracowników, rotację, absencje i wykorzystanie benefitów. Analizuj dane w czasie rzeczywistym z możliwością filtrowania po strukturze.

Analityka trendów i wczesne sygnały zmian

Analizuj trendy w danych HR i identyfikuj obszary wymagające uwagi. Monitoruj zmiany w rotacji, absencjach i zaangażowaniu, aby szybciej reagować na potencjalne ryzyka i wspierać managerów w podejmowaniu świadomych decyzji.

Efektywność i kompetencje

Porządkuj zarządzanie kompetencjami i efektywnością w jednym miejscu – od biblioteki kompetencji i ocen okresowych po plany rozwojowe. HR i managerowie zyskują spójny obraz potencjału zespołów i jasną podstawę do decyzji o rozwoju i awansach.

Zarządzanie kompetencjami

Definiuj typy i kategorie kompetencji, buduj bibliotekę dopasowaną do struktury organizacji i przypisuj kompetencje do pracowników, ról i stanowisk. Fundament pod procesy oceny i rozmów rozwojowych.

Oceny okresowe

Prowadź uporządkowane procesy ocen okresowych, które wspierają dialog pomiędzy pracownikiem a managerem. Zbieraj informacje o rozwoju i efektywności pracowników oraz buduj spójną podstawę do decyzji rozwojowych i planowania dalszych działań.

Plany rozwojowe i rozwój kompetencji

Twórz indywidualne plany rozwoju i przekładaj ustalenia z rozmów ewaluacyjnych na konkretne działania. Porządkuj ustalenia dbając o ciągłość rozwoju pracowników.

Zgodność i Zarządzanie politykami

Zapewnij spójność, przejrzystość i zgodność z regulacjami dzięki centralnemu zarządzaniu politykami i regulaminami firmowymi. Publikuj aktualne dokumenty, monitoruj ich akceptację i miej pełną kontrolę nad spełnieniem wymogów formalnych w organizacji.

Centralne zarządzanie politykami i regulaminami

Przechowuj wszystkie polityki firmowe i regulaminy w jednym, centralnym repozytorium. Zarządzaj wersjami dokumentów, historią zmian i publikacją nowych polityk, zapewniając pracownikom dostęp do zawsze aktualnych treści.

Potwierdzanie zapoznania i śledzenie akceptacji

Wymagaj obowiązkowego potwierdzenia zapoznania się z kluczowymi politykami. Monitoruj, kto przeczytał i zaakceptował dokumenty, oraz utrzymuj pełną dokumentację na potrzeby audytu i compliance.

Automatyczne przypomnienia i notyfikacje

Automatycznie informuj pracowników o nowych lub zaktualizowanych politykach. Wysyłaj przypomnienia do osób, które nie potwierdziły zapoznania się z dokumentami, ograniczając ryzyko braku zgodności i ręcznej pracy HR

Jawność wynagrodzeń

Buduj proces jawności wynagrodzeń od A do Z w ramach jednego systemu – od wartościowania stanowisk, przez budowę kategorii zaszeregowania i obliczenie luki, po plan środków zaradczych i codzienną komunikację z pracownikami.

Wartościowanie stanowisk i struktura kategorii

Zbuduj metodę wartościowania opartą na kryteriach ustawowych lub własnych. Prowadź wartościowanie stanowisk, stwórz kategorie zaszeregowania i zbuduj strukturę odpowiadającą wpływowi stanowisk na biznes organizacji.

Analityka luki płacowej i plan działania

Oblicz lukę płacową, zidentyfikuj odchylenia i przejdź od wyników do konkretnych kroków. Worksmile sygnalizuje przekroczenie dopuszczalnego progu i udostępnia przestrzeń do budowy planu środków zaradczych z przypisaniem zadań i odpowiedzialności.

Kontrolowana komunikacja z pracownikami

Decyduj, które dane są widoczne – dla kogo i kiedy, bez niekontrolowanego przepływu danych.

Narzędzia pracy

Zarządzaj sprzętem i zasobami firmowymi w jednym miejscu, bez rozproszonych arkuszy. Miej aktualne dane o przypisaniach zawsze pod ręką, w prosty sposób dokonując inwentaryzacji.

Rejestr zasobów i historia zmian

Dodaj zasób i śledź jego cały cykl życia. Każde przypisanie i zmiana właściciela są odnotowane, a statusy są aktualizowane od razu po działaniach, bez rekonstruowania historii z maili.

Przypisanie i potwierdzenie odbioru

Przypisz sprzęt do pracownika, wybierz tryb potwierdzenia i wyślij powiadomienie. Pracownik potwierdza odbiór bezpośrednio w platformie.

Programy wellbeingowe

Wspieraj dobrostan pracowników w sposób systemowy i przemyślany. Łącz inicjatywy wellbeingowe, działania profilaktyczne i dostęp do wsparcia w jednym miejscu, pomagając organizacji dbać o zdrowie, równowagę i długofalowe zaangażowanie zespołów.

Wyzwania wellbeingowe i aktywności dla pracowników

Oferuj pracownikom inicjatywy wspierające zdrowy styl życia, wyzwania sportowe, czy rozwiązania wspierające work-life balance, w tym mental health.

Zdrowie psychicznie

Działaj prewencyjnie i daj dostęp do lekcji medytacji z lektorami w dwóch językach, promując zdrowie psychiczne wśród pracowników

Docenianie i nagrody

Programy uznaniowe i wyróżnienia

Twórz programy uznaniowe, takie jak kudos i wyróżnienia, które pozwalają doceniać osiągnięcia pracowników oraz zespołów. Wspieraj kulturę feedbacku i pozytywnego wzmocnienia na co dzień.

Nagradzanie punktami i benefitami

Nagradzaj pracowników punktami lub benefitami powiązanymi z ofertą kafeteryjną. Zapewnij elastyczność nagród i możliwość dopasowania ich do indywidualnych preferencji pracowników.

Integracja z komunikacją wewnętrzną

Łącz programy uznaniowe z komunikacją wewnętrzną, aby wyróżnienia były widoczne w organizacji. Zwiększ zaangażowanie dzięki publikacji wyróżnień w intranecie i kanałach komunikacji, wzmacniając poczucie docenienia i przynależności.

Czas pracy i obecności

Kompleksowe zarządzanie czasem pracy pracowników – od rejestracji obecności, przez automatyczne naliczanie godzin i nadgodzin, aż po bezbłędne przekazywanie danych do systemów płacowych. HR i payroll zyskują pełną kontrolę, a pracownicy – wygodę i przejrzystość. Wszystko dzięki natywnej integracji z aplikacją Kadromierz.

Rejestracja czasu pracy

Wygodna i elastyczna rejestracja czasu pracy dostosowana do różnych modeli pracy – stacjonarnej, zdalnej i projektowej – z wykorzystaniem różnych urządzeń i metod rejestracji.

Automatyczne naliczanie godzin i nadgodzin

Automatyczna kalkulacja czasu pracy zgodnie z obowiązującymi zasadami – w tym nadgodzin, pracy w weekendy i święta, banku godzin oraz rozliczeń w zadanych okresach.

Integracje z RCP i systemami płacowymi

Automatyczny transfer danych z systemów rejestracji czasu pracy bezpośrednio do systemu płacowego, ograniczający ręczne korekty i ryzyko błędów.

Baza wiedzy + Asystent AI

Uporządkuj wiedzę organizacji i odpowiadaj na pytania pracowników, zanim padną. Przechowuj procedury, regulaminy i materiały onboardingowe w jednym miejscu, a Asystent AI odpowiada na ich podstawie – bez angażowania HR.

Przestrzenie, foldery i dokumenty

Organizuj wiedzę w przejrzystej strukturze – przestrzeń, folder, dokument. Sam decydujesz, kto może tworzyć i edytować treści w każdej przestrzeni.

Wyszukiwanie i linkowanie

Znajdź dowolny dokument po tytule lub treści w kilka sekund. Łącz powiązane procedury linkami wewnętrznymi, zamiast powielać tę samą informację.

Asystent AI 

Pracownik pyta własnymi słowami, a Asystent AI wskazuje odpowiedź na podstawie opublikowanych dokumentów, do których ma dostęp – bez przeglądania drzewa artykułów.

Bądź smart i nie przegap nowych wpisów!

Zapisz się do Newslettera, a co 3 tygodnie otrzymasz przegląd najciekawszych publikacji oraz bezpłatny dostęp do materiałów Premium

Sprawdź jak silną
kulturę organizacyjną
stworzysz przy pomocy Worksmile

Rozwiązania

Produkt

Bądź smart i nie przegap nowych wpisów!

Zapisz się do Newslettera, a co 3 tygodnie otrzymasz przegląd najciekawszych publikacji oraz bezpłatny dostęp do materiałów Premium

Sprawdź jak silną kulturę organizacyjną stworzysz przy pomocy Worksmile

Sprawdź jak silną
kulturę organizacyjną
stworzysz przy pomocy Worksmile