Anna Dąbrowska
Dyrektor Personalny NEE
Keller Polska
Case study Worksmile & Keller
Jak Keller dociera z informacją i wnioskami do pracowników pracujących poza biurem
– bez służbowych skrzynek mailowych?
Rozproszona załoga bez wspólnego kanału informacji
Keller to spółka wyspecjalizowana w geotechnice – wzmacnianiu podłoża, głębokim fundamentowaniu i zabezpieczaniu wykopów. Praca odbywa się na terenie inwestycji i na budowach rozsianych po całym kraju, a nie jednym biurze, czy oddziale.
W takim układzie zespół HR obsługuje całą załogę: karty sportowe, opiekę medyczną, ubezpieczenie grupowe oraz świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Poszukiwania narzędzia zaczęły się właśnie od tego – od chęci uporządkowania benefitów i wyjścia z papierowych wniosków.
Keller – szczegóły
- Branża: budownictwo specjalistyczne, geotechnika
- Skala: 530 użytkowników platformy
- Struktura: rozproszona - budowy w całym kraju, ok. połowa załogi bez służbowych skrzynek e-mail
Wyzwania, z którymi mierzył się zespół HR Keller Polska:
Praca rozproszona po całym kraju. Zespoły pracują na budowach, a nie w jednym biurze – informacja nie ma jednego naturalnego punktu dotarcia.
Spora część załogi bez służbowego maila. Pracownicy terenowi nie korzystają ze służbowych maili, więc komunikacja mailowa z definicji omijała dużą część firmy.
Papierowy obieg wniosków. Wnioski o benefity i o świadczenia z ZFŚS składane na papierze oznaczały dużą liczbę dokumentów do zebrania, opisania i przekazania dalej.
„Nasza organizacja jest mocno rozproszona – pracujemy na budowach rozsianych po całym kraju, dodatkowo połowa z pracowników to pracownicy fizyczni, którzy nie korzystają ze służbowych maili. Od zawsze zależało nam na bezpośredniej komunikacji z pracownikami, do której pracownicy fizyczni mają taki sam dostęp jak biurowi.”
Anna Dąbrowska
Dyrektor Personalny NEE, Keller
Platforma, do której pracownik wchodzi z telefonu – niezależnie od tego, gdzie pracuje
Worksmile działa w Keller jako aplikacja mobilna, w której pracownik znajduje informacje z firmy, składa wnioski o świadczenia i korzysta z benefitów. To ten sam zestaw funkcji dla osoby w biurze i dla osoby na budowie – i to właśnie ta równość dostępu okazała się najważniejszą częścią wdrożenia.
Jedno miejsce w telefonie zamiast maila i papieru
Punktem wejścia do platformy jest aplikacja mobilna, więc dostęp do niej nie zależy od służbowego komputera ani od firmowej skrzynki. Pracownik loguje się z własnego telefonu i w tym samym miejscu czyta informacje z firmy oraz składa wnioski – bez wypełniania papierowego formularza i przekazywania go dalej.
„Aplikacja Worksmile na telefon pozwala naszym pracownikom nie tylko być na bieżąco z informacjami, ale także łatwo i szybko składać wnioski o świadczenia z ZFŚS i benefity.”
Anna Dąbrowska
Dyrektor Personalny NEE, Keller
Informacja trafia do właściwej grupy, niezależnie od lokalizacji
Intranet firmowy jest kanałem ogłoszeń dostępnym z poziomu aplikacji, podzielonym na 21 grup tematycznych według lokalizacji i specjalizacji. Dzięki temu treść trafia dokładnie tam, gdzie jest istotna – a jednocześnie ta sama informacja może dotrzeć do całej firmy naraz, niezależnie od tego, kto ma dostęp do komputera i firmowej poczty.
„Moduł Komunikacji okazał się świetną odpowiedzią na nasze potrzeby. Jego wdrożenie pozwoliło nam praktycznie w czasie rzeczywistym docierać z informacjami do wszystkich pracowników, niezależnie od tego, czy na co dzień mają dostęp do komputera.”
Anna Dąbrowska
Dyrektor Personalny NEE, Keller
Wnioski o ZFŚS i benefity w jednym, opisanym obiegu
Wnioski o świadczenia socjalne i benefity pracownik składa w aplikacji, a dalej idą one ścieżką zdefiniowaną dla danego typu sprawy – przez akceptację po dalsze procesowanie po stronie HR. Dzięki temu zespół HR pracuje na jednym obiegu zamiast na papierowych formularzach spływających z różnych budów.
„Dobrze zaprojektowane workflow wniosków pozwala nam w łatwy sposób nie tylko je składać, ale także nimi zarządzać na poziomie ich akceptacji jak i późniejszego procesowania.”
Anna Dąbrowska
Dyrektor Personalny NEE, Keller
Karty sportowe, opieka medyczna i ubezpieczenie w jednym miejscu
Od strony pracownika benefity są elementem tej samej aplikacji co informacje i wnioski – zgłoszenie do karty sportowej, opieki medycznej czy ubezpieczenia grupowego nie wymaga osobnego kanału. Od tego zaczęła się zresztą cała współpraca.
„Początkowo szukaliśmy narzędzia, które usprawni nam obsługę benefitów pracowniczych: kart sportowych i opieki medycznej oraz zapewni obsługę świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Worksmile wydawał nam się świetnym narzędziem, żeby wyjść z wielkiej ilości wniosków papierowych.”
Anna Dąbrowska
Dyrektor Personalny NEE, Keller
Ten sam standard w Polsce, na Litwie, Łotwie i w Estonii
Keller Polska działa w ramach regionu Europy Północno-Wschodniej, więc po wdrożeniu w Polsce platforma trafiła również do spółek na Litwie, Łotwie i w Estonii. Pracownicy w tych krajach korzystają z tego samego rozwiązania – zarówno w komunikacji, jak i w obiegu dokumentów.
„Wdrożyliśmy Worksmile także na Litwie, Łotwie i Estonii, co zredukowało ilość przetwarzanych dokumentów papierowych oraz ułatwiło komunikację ze wszystkimi pracownikami.”
Anna Dąbrowska
Dyrektor Personalny NEE, Keller
Kluczowe wyniki
99,4%
aktywowanych kont
74%
loguje się min. raz w miesiącu
21
grup tematycznych w komunikacji
105
śr. wniosków miesięcznie
Dane własne Worksmile. Aktywacja, logowania, grupy komunikacyjne: stan na sierpień 2026. Wnioski: styczeń–sierpień 2026.
Korzyści dla firmy i pracowników
Dotarcie do każdego pracownika, także tego bez firmowej skrzynki
Informacja z centrali trafia w tym samym czasie do biura i na budowę. Zespół HR nie musi już zakładać, że część załogi dowie się o czymś z opóźnieniem albo w ogóle.
Więcej czasu zespołu HR na zadania strategiczne, mniej na administrację
Obsługa benefitów i świadczeń z ZFŚS toczy się w jednym systemie, zamiast w papierowych formularzach spływających z budów w całym kraju. To mniej pracy administracyjnej po stronie HR i więcej przestrzeni na zadania merytoryczne.
Wnioski i sprawy pracownicze w całości w obiegu cyfrowym
Wnioski o świadczenia z ZFŚS i benefity są składane, akceptowane i procesowane w aplikacji, zamiast na papierowych formularzach zbieranych z budów. Cały obieg zostaje w jednym systemie, więc sprawa nie krąży między budową a centralą.
Wniosek o świadczenie złożony z telefonu, bez czekania na papierowy formularz
Pracownik składa wniosek tam, gdzie akurat jest – bez wracania do biura i bez pośredników. Dalej sprawa idzie zdefiniowaną ścieżką akceptacji, więc wiadomo, na jakim jest etapie.
Zobacz, jak Worksmile zadziała u Ciebie
Pokażemy, jak platforma dociera do pracowników bez służbowych skrzynek i jak wygląda obieg wniosków w rozproszonej organizacji.