Diana Volkova
Senior HR Specialist
SFD
Case study Worksmile & SFD
Jak sprawna obsługa benefitów i kafeterii dla pracowników otworzyła SFD drogę do jednego narzędzia dla wszystkich spraw HR?
Zarządzanie benefitami w jednym miejscu
SFD to firma z branży e-commerce, specjalizująca się w suplementach diety, odżywkach i akcesoriach sportowych, z własnymi markami produktowymi w portfolio. Z platformy Worksmile korzysta 350 użytkowników.
Współpraca z Worksmile zaczęła się w kwietniu 2023 roku od jednego obszaru: benefitów. Przez ponad trzy lata to właśnie tam SFD sprawdzało, jak platforma zachowuje się w codziennej pracy – przy realnej liczbie pracowników i realnej liczbie spraw do obsłużenia.
SFD – szczegóły:
- Branża: Produkcja suplementów diety
- Skala: 350 użytkowników platformy
- Współpraca z Worksmile: od 2023 roku
Administracja benefitami abonamentowymi w ramach platformy
Karta sportowa, opieka medyczna i ubezpieczenie grupowe – trzy rodzaje świadczeń, a w nich kilkadziesiąt pakietów z różnymi wariantami, progami dopłat i zasadami przystąpienia. Wszystkie są obsługiwane w jednym panelu.
Pracownik sam zgłasza przystąpienie, zmienia wariant albo rezygnuje, a zespół HR pracuje na jednym, aktualnym stanie zamiast na deklaracjach zbieranych mailem. Rozliczenia z dostawcami powstają z raportów generowanych w platformie – w tej samej formie co miesiąc, niezależnie od tego, ile zmian wydarzyło się w międzyczasie. W 2026 r. to 95 obsłużonych subskrypcji, z których każda oznaczała osobne zgłoszenie, weryfikację, uruchomienie lub wygaszenie płatności, którego HR nie musiał robić ręcznie.
Kafeteria i budżety na ważne momenty
Obok abonamentów działa kafeteria, w której pracownik sam decyduje, na co przeznaczy swój budżet. Osobno przyznawane są budżety okolicznościowe – z okazji narodzin dziecka, ślubu czy rocznicy pracy, na przykład dziesięciolecia.
Dla pracownika oznacza to samodzielny wybór zamiast wniosku do HR i czekania na odpowiedź. Dla zespołu HR – jeden panel, w którym ustawia się zasady i budżety, zamiast pilnowania w arkuszu, komu i kiedy należy się świadczenie. Uruchomienie nowego benefitu nie wymaga nowego procesu ani nowego narzędzia.
„Z Worksmile korzystaliśmy już wcześniej w obszarze benefitów. Nie była to więc dla nas zupełnie nowa platforma.”
Diana Volkova
Senior HR Specialist
SFD
Kluczowe wyniki
96,6%
aktywowanych kont
264 (74,7%)
pracowników z min. 1 benefitem abonamentowym
95
automatycznie obsłużonych zamówień/rezygnacji benefitów abonamentowych (01.26-08.26)
Dane własne Worksmile, styczeń–sierpień 2026
Im większa organizacja, tym więcej systemów – i tym mniej z nich wynikało
Reszta procesów HR rosła w tym czasie osobno. Komunikacja wewnętrzna, dokumenty i wnioski pracownicze, ewidencja czasu pracy, grafiki – każdy obszar miał swoje narzędzie, swoje dostępy i swoje miejsce w codziennej pracy pracownika.
Im większa stawała się organizacja, tym wyraźniej było widać, że narzędzia obsługują pojedyncze procesy, ale nie obsługują firmy jako całości.
Diana Volkova
Senior HR Specialist
SFD
Rozproszenie narzędzi zaczęło kosztować w trzech miejscach naraz:
Praca manualna po stronie HR i kadr. Dane pozyskane z organizacji trzeba było ręcznie przenosić, weryfikować i aktualizować między systemami.
Multiplikacja czynności przy każdej zmianie. Nowe zatrudnienie, zmiana danych, działu, stanowiska czy uprawnień oznaczały aktualizację informacji w kilku różnych miejscach.
Rozmyte doświadczenie pracownika. Osobne dostępy do osobnych narzędzi sprawiały, że pracownik musiał pamiętać, gdzie załatwia którą sprawę.
Diana Volkova
Senior HR Specialist
SFD
Kiedy jedno narzędzie działa, łatwiej zdecydować o kolejnych
Przez ponad trzy lata obsługa benefitów w Worksmile działała stabilnie, a sama platforma rozwijała się o kolejne funkcje. Z czasem w SFD zaczęło być widać, że narzędzie znane z jednego obszaru może objąć znacznie więcej.
Gdy organizacja zaczęła szukać sposobu na uporządkowanie reszty procesów HR, miała więc rzadki komfort: mogła ocenić rozwiązanie na podstawie własnego doświadczenia, a nie prezentacji.
„Wielu dostępnych funkcjonalności uczyliśmy się sami i dopiero z czasem zaczęliśmy dostrzegać, jak dużo procesów możemy przenieść w jedno miejsce”
Diana Volkova
Senior HR Specialist
SFD
Jedna warstwa informacyjna dla całej organizacji
SFD widzi w rozszerzeniu więcej niż dodanie kolejnych modułów obok siebie. To okazja, żeby dane o organizacji i pracownikach żyły w jednym miejscu, wspólnym dla wszystkich, którzy na co dzień obsługują sprawy HR. Pracownik znajduje wszystko w jednym narzędziu, manager ma wgląd w to, co dotyczy jego zespołu, a HR pracuje na jednym, spójnym źródle danych zamiast kilku rozproszonych.
„Nie szukaliśmy kolejnego systemu, który rozwiąże jeden problem. Chcieliśmy ograniczyć liczbę narzędzi, uprościć doświadczenie pracownika i jednocześnie maksymalnie zautomatyzować procesy po stronie HR i kadr.”
Diana Volkova
Senior HR Specialist
SFD
Decyzja o rozszerzeniu, wraz z integracją
Częścią tej decyzji jest integracja z systemem kadrowym. Dzięki niej dane o pracownikach mają zasilać wszystkie procesy automatycznie, zamiast być wprowadzane ręcznie osobno dla każdego z nich.
Perspektywa opiekuna
Współpracujemy z SFD od 2023 roku, cały czas w obszarze benefitów. Gdy pojawiła się rozmowa o rozszerzeniu, nie zaczynaliśmy od poznawania procesów SFD. Wiedzieliśmy już, gdzie realnie możemy pomóc.
Opiekun Worksmile
„Największym wyzwaniem było jednak to, że systemy te nie były zintegrowane z naszym systemem kadrowym. W praktyce oznaczało to, że duża część informacji pozyskiwanych z organizacji musiała być później ręcznie przenoszona, weryfikowana albo aktualizowana przez HR i kadry.”
Diana Volkova
Senior HR Specialist
SFD
„Chodziło o uporządkowanie całego ekosystemu HR i odejście od sytuacji, w której technologia wspiera pojedyncze procesy, ale nie wspiera organizacji jako całości.”
Diana Volkova
Senior HR Specialist
SFD
Korzyści dla firmy i pracowników
Skala bez dodatkowej pracy
Kilkadziesiąt pakietów z jednego panelu, z rozliczeniami gotowymi do wysyłki. Kolejne świadczenie nie oznacza kolejnego procesu prowadzonego ręcznie.
Dostęp dla całej załogi
Platforma działa niezależnie od miejsca i trybu pracy. Pracownik sam sprawdza, co mu przysługuje, i sam składa zgłoszenie.
Powód dla pracowników, żeby wracać
Wybór w kafeterii i budżety na ważne momenty sprawiają, że pracownik sam wraca na platformę. Dla HR to gotowe narzędzie do budowania kultury organizacji.
Fundament pod dalszy rozwój
Kolejne procesy trafiają tam, gdzie zespół już pracuje. Zamiast wdrożenia od zera – rozszerzenie środowiska sprawdzonego przez ponad trzy lata.
Zobacz, jak Worksmile może wyglądać u Ciebie
Pokażemy Ci platformę na Twoich procesach – benefitach, komunikacji i wnioskach.