W branży HR, gdzie rutyna i stagnacja nie mają racji bytu, potrzeba ciągłego poszukiwania innowacji jest nieunikniona. Kiedy Arkadiusz Czyżowski otrzymał możliwość przetestowania platformy Worksmile, jego wewnętrzny krytyk został postawiony w stan najwyższej gotowości do krytycznej oceny. Ku jego zaskoczeniu, Worksmile nie tylko zrewolucjonizowało jego podejście do zarządzania zasobami ludzkimi, ale także „skradło jego HRowe serce”, oferując funkcjonalności daleko wykraczające poza jego oczekiwania.
Wstęp
Praca w HR wiąże się przede wszystkim z działaniem na wielu obszarach funkcjonowania organizacji jednocześnie. Z jednej strony HRowiec ma dbać o potrzeby organizacji i budować pozytywny wpływ na jej kulturę i politykę personalną, z drugiej strony musi pamiętać o motywowaniu społeczności firmy i zarządzaniu komunikacją do niej kierowaną. Już sam zakres obowiązków i ich specyfika skłaniają do bardzo prostej refleksji: pracę w HR trzeba organizować mądrze. Mało tego, powinna być ona w maksymalnym stopniu zautomatyzowana przy zachowaniu indywidualnego podejścia do człowieka – zarówno tego w zarządzie, jak i tego w operacyjnych projektach.
Otrzymując propozycję testowania platformy Worksmile, zatarłem ochoczo dłonie i pomyślałem: sprawdźmy to. Niejeden system widziałem, na niejednym zyskałem kilka siwych włosów. Prawdę mówiąc, jestem tym typem człowieka z HR, który lubi sobie co jakiś czas poklikać w różnych narzędziach i sprawdzić, czy przydadzą się w mojej codziennej pracy. Już sama wieść o dostępie do narzędzia Worksmile sprawiła, że zaświeciły mi się moje gadżeciarskie oczka – przecież nie mogłem trafić na lepszą okazję, niż sprawdzenie najpopularniejszej kafeterii w praktyce! Mój wewnętrzny innowator ucieszył się na tę myśl. Dla Worksmile’a byłem gotów odpalić notatnik i wypunktować dziesiątki uwag i pomysłów na dalszy rozwój produktu. Jednak w czasie testów cały mój misternie wychowany krytyk wewnętrzny został skutecznie uciszony.
Dlaczego? Ponieważ platforma Worksmile skradła moje HRowe serce!
Możliwe, że większość przedstawicieli departamentów HR kojarzy Worksmile z systemem kafeteryjnym i przyznawaniem punktów pracownikom. Nie posiadałem się ze zdziwienia, kiedy odkryłem, że to narzędzie oferuje wiele więcej funkcjonalności. Pozwólcie, że je krótko opisze.
Tworzenie zaangażowanej społeczności
Logując się do Worksmile, byłem przekonany, że zobaczę zwykły panel z benefitami, na które mógłbym przeznaczyć swoje testowe punkty. Moim oczom ukazała się jednak tablica, która zawierała posty w kilku segmentach:
- główna tablica,
- posty oznaczone jako ważne,
- notyfikacje z grup,
- informacje o wydarzeniach i kudosy.
Wszystko zostało rozmieszczone na stronie głównej w bardzo przyjazny użytkownikowi sposób. Pozwoliłem sobie ich kilka przeczytać i zaimponował mi fakt, jak różne osoby ze struktury Worksmile reagowały na komunikaty swoich koleżanek i kolegów. Możliwość dodawania reakcji różnego rodzaju, komentarzy oraz inne sposoby partycypacji w tej komunikacji pokazały mi potencjał w uproszczaniu takich narzędzi.
Z ciekawości sprawdziłem w internecie funkcje innych, konkurencyjnych platform takich jak np. Motivizer. Oczywiście, nie miałem okazji testować Motivizera, jednak już na samym początku porównywania tych dwóch systemów bardziej przekonał mnie Worksmile. Rozbudowana możliwość tworzenia wydarzeń, firmowych challange’y (w których tablice wyników są publikowane w czasie rzeczywistym), zrzeszanie grup tematycznych na dedykowanych forach czy zarządzanie komunikacją ogólnofirmową dzięki priorytetyzacji wiadomości… to podstawa, której dział EB każdej firmy potrzebuje. Dodatkowo planner i rozbudowana analiza postów czy automatycznie generowane raporty aktywności w społeczności dają znaczącą przewagę konkurencyjną Worksmile’owi.
Co więcej, podróżując przez kanał komunikacyjny testowanej platformy, bardzo podobała mi się jej estetyka, przejrzystość i UX. Wchodząc tam po raz pierwszy, bez żadnego instruktażu (przed testami poprosiłem o brak wprowadzenia do platformy, ponieważ chciałem ją samodzielnie odkryć), bez najmniejszych problemów zrozumiałem logikę sortowania poszczególnych zakładek i ich strukturę. Widać, że podczas tworzenia tego systemu poświęcono sporo czasu na zrozumienie użytkownika końcowego. Bardzo to cenię!
Łatwe w zarządzaniu benefity
Z czym Worksmile kojarzy się w pierwszej kolejności?
Ja odpowiem w pierwszej kolejności: benefity. Kiedy kilka dobrych lat temu spotkałem się z tą platformą po raz pierwszy, system do zarządzania benefitami był jej kluczową zaletą. Dzisiaj ten moduł jest rozwinięty do takiego poziomu, że zarówno jego użytkowanie jak i administrowanie nim są niesamowicie proste i wysoce funkcjonalne.
Zacznijmy od administrowania benefitami. W pierwszej kolejność należy zwrócić uwagę jak łatwo można przypisać budżety do każdego z benefitu. Wystarczy dosłownie kilka kliknięć, by ustawić limity budżetowe do wykorzystania w ramach każdej oferowanej pozycji. Na dodatkowe uznanie zasługuje logika działania alokowania środków: wpierw ustala się saldo główne, a w jego ramach dzieli się środki na ZFŚS, benefity kafeteryjne i benefity od pracodawcy. Dodatkowym atutem modułu budżetowego w ramach benefitów jest to, że zawierają one ewidencję wydatków i płatności, co powinno być szczególnie przydatne w trakcie planowania budżetu HR na kolejny rok. Wszystkie te dane można pobrać w formie raportu Excel, a wcześniej zaznaczyć jakie kategorie informacji powinny się w nim znaleźć.
Z perspektywy użytkownika istotne jest to, że pracownik ma bardzo jasno podzielone kategorie benefitów: kafeteria oraz benefity pracodawcy. Pracownicy mogą także wpłacić środki na wybrane fundacje – nie pomyślałbym o wrzuceniu takiej możliwości do platformy, jednak jej obecność dodała Worksmile sporo uznania w moich oczach. Podoba mi się fakt jak łatwo pracownik może sprawdzić historię transakcji czy dostępne saldo.
Jeśli w Waszej firmie dostępne są takie benefity jak Multisport, Medicover czy Tutlo, możecie być pewni, że zespół HR byłby wdzięczny za możliwość zarządzania nimi z jednego miejsca. Podczas gdy konkurencyjne rozwiązania takie jak np. Nais lub MyBenefit mają ograniczoną liczę dostawców usług (np. opieka medyczna), Worksmile oferuje pakiety wszystkich najbardziej znanych vendorów: Luxmed, Telemedi czy Enelmed.
Wnioski pracownicze – czyli lek na HRowy zawrót głowy
Pasek nawigacji zawiera kilka odniesień, ale jedno z nich wzbudziło moją ciekawość znacznie bardziej: Wnioski i sprawy.
Departamenty HR doskonale wiedzą jak ważna jest dobra organizacja dokumentacji pracowniczej i zarządzanie zgłoszeniami – czyli tzw. ticketownią. Niektóre systemy są ku temu bardziej przyjazne, a inne tylko bardziej komplikują życie HRowcom. W dodatku, wszystko co możliwe staramy się trzymać w formacie online, natomiast doskonale wiemy, że teczki pracownicze w większości są prowadzone w wersji papierowej.
Po przejściu w moduł wniosków Worksmile, pierwsze trzy dotyczą pracy zdalnej: wniosek o stałą pracę zdalną, okazjonalną i hybrydową. Zakładka wniosków zawiera o wiele więcej requestów, a każdy z nich jest opisany w taki sposób, by zgłaszający doskonale wiedział, kiedy i w jakiej sytuacji po niego sięgnąć. Co ważne, w tym samym module można znaleźć anonimowe kanały do zgłaszania incydentów (kto przerabiał regulacje sygnalistach, ten na pewno się ucieszy) oraz zbiór ankiet jak np. ankieta onboardingowa, ankieta zaangażowania czy badanie zadowolenie z benefitów firmowych. Dużym plusem jest tutaj także możliwość zgłaszania ticketów dotyczących zmiany hasła czy serwisu sprzętu.
Wszystkie wnioski i zgłaszane sprawy są zautomatyzowane, większość z nich nie wymaga formy papierowej, a same wnioski posegregowane są odpowiednie grupy i kategorie. Do tej pory nie widziałem w żadnym narzędziu tak dobrze zbudowanego modułu do wniosków, wiem jedynie, że występują one na takich platformach jak Emplo czy Workvivo. Mając jednak okazję sprawdzić Worksmile, nie wiem, jak można byłoby ten moduł zrobić lepiej. Wygoda, automatyzacja i dobre workflow – Worksmile ma wszystko, czego każdy HR potrzebuje w kwestii dokumentacji i spraw pracowniczych.
Software wspierający dobrostan w organizacji
Od kilku lat gorącym tematem jest wellbeing w polskich firmach. Utarło się stereotypowo, że w Polskich organizacjach nadgodziny i brak przerw obiadowych to standard. Cieszy ogromnie fakt, że w różnych sektorach pojawiają się takie benefity jak krótsze dni pracy, dodatkowe urlopy (np. z okazji urodzin) czy pokoje w biurach dedykowane wyciszeniu lub medytacji.
Ciężko jest dać rozwiązanie systemowe za pomocą aplikacji, które rozrusza trochę pracowników i zaangażuje ich do dodatkowych działań wellbeingowych. Z taką właśnie myślą rozpocząłem eksplorację zakładki „Wellbeing” w platformie Worksmile. Kilka sekund później moje HRowo-psychologiczne oczy zaświeciły się na widok rzetelnie przygotowanych artykułów, wyzwań cieszących się zainteresowaniem członków organizacji czy galerią grafik i zdjęć promujących pro-zdrowotne webinary czy krótkie newsy (pod każdą zobaczyłem lajki i serduszka!). Gamifikacja w towarzystwie edukacji, prewencji i profilaktyki stworzyły naprawdę skuteczną grupę czynników wspierających wellbeing!
Analizując listę wyzwań mogłem zobaczyć nie tylko wszelkie dziedziny ruchowe, ale także gotowanie, medytację czy te związane z dzieleniem się wiedzą lub wsparcie New Joinersów. Pomyślałem: „Wow! No przecież! Wellbeing to nie tylko promocja zdrowego stylu życia, ale także wspieranie w najbardziej stresujących dla pracownika momentach – np. podczas onboardingu!”. W każdej tej dziedzinie ludzie naprawdę brali udział, co mogłem zobaczyć na tablicach wyników oraz w module do analizy zaangażowania. Dane te zostały ujęte zarówno w zestawieniach osobowych, jak i za pomocą analizy grup np. zaangażowanie per departament.
Podejście Worksmile z jednej strony jest innowacyjne – bo nie widziałem jeszcze, by inna platforma (np. MyBenefit) w tak fajny sposób przeniosła wellbeing do rzeczywistości wirtualnej. Z innej strony zaś jest to tak ludzkie, proste i motywujące… aż przyjemnie się na to patrzy! Zainspirowany tymi wszystkim statystykami zapisałem się na trening tenisa, bo poczułem tego ducha grywalizacji i społeczności!
Panel administratora – coś, co HR lubi najbardziej
No i dotarłem do najważniejszego punktu systemu. Z lekkim niepokojem klikałem w przycisk „Panel administratora”, bo spotkałem się już nie raz z pięknym interfejsem dla użytkowników końcowych, na którego końcu istniał totalnie przestarzały i nieprzyjazny panel dla administratorów. Worksmile bardzo mnie zaskoczył!
Pierwsze co zobaczyłem to… samouczek! Ukazały mi się komunikaty dotyczące tego, w jakiej zakładce mogę znaleźć interesujące mnie rzeczy. Przeklikałem się przez niego i więcej nie potrzebowałem – pomknąłem w kierunku „Wniosków i spraw”, by zobaczyć jak wyglądają moje testowe wnioski…
„Jakie to dobre dla oczu!” – pomyślałem, gdy zobaczyłem kategorie requestów, które mogłem uszeregować względem statusu realizacji, kategorii lub alfabetycznie. Każda z kategorii zawierała w podglądzie dane informujące, ile wniosków zostało złożonych, ile z nich jest w trakcie realizacji oraz jakie zostały zrealizowane. Dla Managera HR taki widok stanowi ogromne ułatwienie w kwestii monitorowania pracy zespołu. W każdej kategorii można sprawdzić więcej statystyk wniosków typu „odrzucony” lub „anulowany”. Analitycy HR – dla Was to ogromna gratka!
Kolejnym intrygującym modułem administratora było zestawienie urlopowe, które w niezwykle przystępny sposób obrazowało wykorzystanie dni urlopowych w ujęciu personalnym. Poprzez kliknięcie w konkretnego użytkownika można sprawdzić jego historię urlopową oraz przenieść się do innych części jego profilu użytkownika – to mega wygodne!
…jednak jest coś, na co mój HRowy puls przyśpieszył, a poziom ekscytacji wzrastał z każdym kliknięciem…
Raporty!
Administrator ma możliwość generowania raportów na podstawie zmiennych przez siebie wybranych. Chcę sprawdzić wymiary urlopowe per departament, by sprawdzić gdzie istnieje ryzyko zaburzenia work-life balance? Proszę! A może chcę zobaczyć nad iloma wnioskami pracował zespół HR i w jakim okresie? Wystarczy mniej, niż siedem kliknięć! A co powiecie na raport dotyczący przystąpień i odstąpień od benefitów, by sprawdzić ich atrakcyjność dla organizacji? Nie ma sprawy!
Przeklikałem chyba wszystkie raporty i nie byłem w stanie przestać się zachwycać jakością tych danych. Każdy typ raportu można pobrać w Excel i następnie dalej analizować za pomocą filtrów i tabel przestawnych. Takie podejście do analityki danych początkowo może zastanawiać, ale zastanówcie się – o ile łatwiej byłoby budować plany budżetowe na kolejne lata, gdyby w waszych systemach istniały raporty wykorzystania benefitów z uwzględnieniem miesięcy największej aktywności?
Nie znam ani jednego narzędzia, które mogłoby tak kompleksowo adresować potrzeby liderów HR.
Co jeszcze oferuje Worksmile?
Przystępując do testów, zapytałem przedstawicieli Worksmile „A co z czasem pracy?”. Szybko przekonałem się w jaki sposób zarządza nieobecnościami system. W codziennej pracy nie raz potrzebuję sprawdzić, jak wygląda limit urlopowy dla konkretnego pracownika lub wybranej grupy. Pamiętam, że korzystając kiedyś z HRnesta, zespół HR z którym wówczas współpracowałem skarżył się na jego logikę czy łatwość w obsłudze. Chociaż bardzo szanuję Enovę365, to jednak Worksmile kupił moje HRowe serce. Nie mam najmniejszej możliwości by skrytykować ten moduł chociaż w kawałku. Limity urlopowe naliczają się automatycznie na podstawie informacji o dacie zatrudnienia i bardzo przejrzyście wyświetlają się zarówno w podglądzie generalnym dla wszystkich pracowników, jaki w kartotece osobowej. Raporty o nieobecnościach można generować w postaci arkusza Excel co pozwala na dalszą analizę – np. trendów urlopowych, czy zaległości w wykorzystaniu urlopu z poprzedniego roku. Czy wspomniałem już bardzo uwielbiam raporty ze wszystkich modułów tego narzędzia? Jeśli nie, to w tym miejscu musze to ponownie zaznaczyć!
Warto wspomnieć, że Worksmile istnieje także w postaci aplikacji mobilnej, co stanowi spore tak dla jej użytkowników, jak i dla działów HR, które chcą dotrzeć z komunikacją do całej organizacji. Notyfikacje ze strony aplikacji są bardzo przyjazne i umożliwiają dotarcie do całej społeczności firmy. W aplikacji również zobaczymy funkcjonalności dla użytkowników takie jak tablica z ogłoszeniami, możliwość złożenia wniosku czy skorzystanie z benefitów.
Puenta
Nie chciałbym zdradzać więcej insightów, ponieważ stworzyłem także video zawierające moją recenzję systemu. Zobaczycie tam więcej informacji o tym jak wygląda korzystanie z interfejsu, znajdziecie potwierdzenie mojego zachwytu oraz będziecie mieli okazję razem ze mną doświadczyć wszelkich dobrodziejstw wspominanego narzędzia.
Patrząc całościowo na wrażenia z tych testów jestem po prostu zachwycony. Zarówno jako HRowiec, jak i psycholog biznesu, ale także jako zwykły użytkownik. Dzięki produktowi Worksmile chce się komunikować z firmą, tworzyć część zaangażowanej społeczności organizacji, a także bez najmniejszych problemów operować wszelkimi wnioskami i sprawami pracowniczymi.
To jedyne w swoim rodzaju narzędzie łączące wszystkie funkcjonalności konkurencji oraz zawierające to, czego od lat brakowało departamentom HR w wykorzystywanych systemach. Jak dla mnie inwestycja w Worksmile, to inwestycja w sprawnie działające zespoły HR.
Autor: Arkadiusz Czyżowski
Psycholog | Senior HR Manager w ITDS Polska | Coach | Trener Kompetencji Psychospołecznych
Od 2018 roku świadczy usługi HR głównie dla sektora IT w obszarach takich jak usprawnianie procesów HR, analiza i rozwój Employee Experience, wsparcie przywództwa, programy rozwojowe i mentoringowe dla organizacji czy szkolenia i komunikacja wewnętrzna. Dodatkowo działa jako coach i psycholog dla klientów indywidualnych rozwijając markę Psychologiczny Duet: życie i kariera.
