Worksmile to inteligentna platforma HR integrująca komunikację wewnętrzną, benefity pracownicze i procesy HR, pomagająca zwiększyć efektywność i zaangażowanie pracowników.

Dla kogo jest przeznaczona platforma Worksmile?

Worksmile jest przeznaczony dla małych, średnich i dużych firm, które chcą usprawnić komunikację, zarządzanie benefitami i procesami HR w jednym narzędziu.

Jakie funkcje oferuje Worksmile?

Platforma oferuje moduły do komunikacji wewnętrznej, katalog benefitów, zarządzanie budżetami pracowniczymi, integrację z narzędziami HR oraz systemy raportowania.

Czy Worksmile obsługuje integracje z innymi systemami?

Tak, Worksmile integruje się z popularnymi narzędziami HR, systemami kadrowymi oraz komunikatorami firmowymi, aby ułatwić pracę działom HR.

Jak można wdrożyć Worksmile w firmie?

Proces wdrożenia jest szybki i obejmuje konfigurację modułów, szkolenie administratorów oraz wsparcie zespołu Worksmile na każdym etapie.

Czy Twoja organizacja jest gotowa na jawność wynagrodzeń?

Zarządzaj benefitami i elastycznymi świadczeniami

Projektuj i zarządzaj ofertą benefitową w jednym miejscu – od zamawiania kart sportowych i opieki medycznej, przez zarządzanie elastycznymi świadczeniami, jak ZFŚS i wnioski socjalne, aż po kontrolę budżetów i raportowanie wartości benefitów. Daj pracownikom elastyczny wybór, a HR pełną kontrolę nad kosztami i wykorzystaniem świadczeń.

Projektowanie i obsługa benefitów

Zarządzaj ofertą benefitową dopasowaną do organizacji. Obsługuj proces zamawiania benefitów od różnych dostawców, takich jak karty sportowe, opieka medyczna i inne świadczenia, bez zbędnej administracji.
Dodaj i skonfiguruj każdy benefit.

Elastyczny wybór i kontrola budżetów

Umożliw pracownikom elastyczny wybór benefitów w ramach przyznanych budżetów. Kontroluj finansowanie, limity i koszty benefitów w sposób przejrzysty i zgodny z polityką firmy.

Automatyczne raporty kadrowe i dla dostawców benefitów

Przygotowuj gotowe raporty dostosowane do wymagań dostawców benefitów. Upraszczaj rozliczenia, ogranicz ręczną pracę i zapewnij spójne, aktualne dane bez dodatkowej administracji.

Kafeteria Benefitowa

Daj pracownikom samodzielny wybór benefitów w ramach przyznanych punktów lub budżetów. Twórz ofertę dopasowaną do struktury organizacji, ról i lokalizacji, korzystając z bogatej kafeterii benefitowej.

Elastyczny wybór benefitów przez pracowników

Daj pracownikom samodzielne wybieranie benefitów z kafeterii w ramach przyznanych punktów.

Bogata i dopasowana oferta kafeteryjna

Oferujemy produkty od ponad 400 partnerów w systemie kafeteryjnym. Zarządzaj dostępnością benefitów i oferuj szeroki wybór świadczeń w jednym, intuicyjnym miejscu.

Kontrola punktów i wykorzystania benefitów

Monitoruj wykorzystanie punktów i benefitów w czasie rzeczywistym. Zapewnij przejrzyste zasady przyznawania i rozliczania punktów bez dodatkowej pracy administracyjnej.

Analityka wykorzystania budżetów i benefitów

Monitoruj wykorzystanie budżetów benefitowych i podejmuj trafne decyzje w oparciu o dane. Zyskaj pełną przejrzystość kosztów, popularności benefitów i efektywności oferty – bez ręcznych raportów i rozproszonych źródeł informacji..

Wykorzystanie budżetów i benefitów

Analizuj, jak pracownicy wykorzystują przyznane budżety i punkty benefitowe. Sprawdzaj poziom wykorzystania benefitów oraz identyfikuj niewykorzystane środki w czasie rzeczywistym.

Gotowe raporty i czytelne wykresy

Korzystaj z gotowych raportów i wizualizacji dotyczących budżetów i benefitów. Szybko przygotuj zestawienia dla HR, finansów i zarządu bez dodatkowej pracy analitycznej.

Decyzje oparte na danych

Porównuj koszty z realnym wykorzystaniem benefitów i optymalizuj ofertę benefitową. Podejmuj decyzje dotyczące zmian w ofercie w oparciu o twarde dane, a nie przypuszczenia.

Komunikaty i Powiadomienia

Zwiększ świadomość i realne wykorzystanie benefitów dzięki spójnej, zaplanowanej komunikacji. Informuj pracowników o dostępnych świadczeniach, zmianach w ofercie i niewykorzystanych benefitach – dokładnie wtedy, gdy ma to największy sens.

Ogłoszenia i informacje o benefitach

Publikuj aktualności dotyczące benefitów w jednym, centralnym miejscu. Informuj pracowników o nowych świadczeniach, zmianach w ofercie i zasadach korzystania z benefitów w sposób jasny i spójny.

Kampanie i przypomnienia o benefitach

Prowadź kampanie benefitowe oraz automatyczne przypomnienia o niewykorzystanych benefitach. Zwiększ zaangażowanie pracowników i realne wykorzystanie dostępnych świadczeń bez dodatkowej pracy HR.

Skuteczna komunikacja dopasowana do odbiorców

Targetuj komunikację benefitową do wybranych grup pracowników – według roli, lokalizacji lub rodzaju benefitów. Docieraj z właściwą informacją do właściwych osób we właściwym czasie.

Jawność wynagrodzeń i Total rewards statement

Wspieraj transparentność i buduj zaufanie pracowników, jednocześnie spełniając rosnące wymagania prawne. Worksmile pomaga uporządkować informacje o wynagrodzeniach i benefitach oraz komunikować pełną wartość pakietu zatrudnienia (Total Rewards) w sposób spójny i zrozumiały.

Jawność wynagrodzeń i zgodność z przepisami

Worksmile wspiera organizacje w dostosowaniu się do nowych wymagań dotyczących jawności wynagrodzeń. Uporządkuj dane, zakresy wynagrodzeń i komunikację płacową, zwiększając przejrzystość oraz zgodność z regulacjami, bez nadmiernego obciążenia HR.

Total Rewards Statement – pełna wartość oferty dla pracownika

Prezentuj pracownikom całościową wartość wynagrodzenia i benefitów w jednym, czytelnym zestawieniu. Total Rewards Statement zwiększa świadomość realnych kosztów ponoszonych przez organizację, wspiera retencję i wzmacnia postrzeganą wartość oferty pracodawcy.

Centralne miejsce do komunikacji, która dociera

Stwórz jedno, centralne miejsce do komunikacji i budowania społeczności w organizacji. Publikuj ważne informacje, angażuj pracowników i wspieraj kulturę organizacyjną dzięki połączeniu aktualności firmowych z interakcjami pracowników.

Aktualności i ogłoszenia firmowe

Publikuj ogłoszenia HR i firmowe w jednym, spójnym kanale. Targetuj komunikaty do wybranych działów, lokalizacji lub ról, ustawiaj priorytety, przypięcia i harmonogram publikacji, aby kluczowe informacje zawsze docierały na czas.

Społeczność i interakcje pracowników

Umożliw pracownikom publikowanie postów, komentowanie i reagowanie na treści. Buduj zaangażowanie dzięki grupom tematycznym, zespołowym oraz inicjatywom oddolnym, które wzmacniają relacje i kulturę organizacyjną.

Jedno źródło informacji dla całej organizacji

Zastąp rozproszone kanały komunikacji jednym, przejrzystym intranetem. Zapewnij pracownikom łatwy dostęp do aktualnych informacji i HR jasne miejsce do publikowania kluczowych komunikatów.

Zaangażowanie pracowników

Wzmacniaj zaangażowanie i poczucie przynależności pracowników dzięki narzędziom, które wspierają docenianie, aktywność i dialog w organizacji. Buduj pozytywne doświadczenie pracownika, które realnie przekłada się na motywację i retencję.

Grupy komunikacyjne i wydarzenia

Twórz grupy komunikacyjne wokół zespołów, projektów i inicjatyw tematycznych. Organizuj wydarzenia firmowe i wewnętrzne aktywności, które angażują pracowników i wspierają budowanie relacji.

Aktywności i inicjatywy pracownicze

Angażuj pracowników poprzez inicjatywy firmowe, akcje wellbeingowe i działania integracyjne. Daj przestrzeń na oddolne inicjatywy, które wzmacniają zaangażowanie i kulturę organizacyjną.

Puls organizacji i feedback pracowników

Zbieraj regularny feedback i monitoruj nastroje pracowników dzięki prostym ankietom i pulse checkom. Reaguj szybciej na potrzeby zespołów i podejmuj działania wspierające zaangażowanie w oparciu o realne dane.

Docenianie i nagrody

Wzmacniaj kulturę doceniania i motywacji w organizacji. Umożliwiaj pracownikom i managerom zauważanie sukcesów, nagradzanie postaw zgodnych z wartościami firmy oraz budowanie pozytywnych relacji w zespołach.

Analiza skuteczności komunikacji wewnętrznej

Mierz realną skuteczność komunikacji wewnętrznej i miej pewność, że kluczowe informacje faktycznie docierają do pracowników. Dzięki analityce i wielokanałowej dystrybucji Worksmile eliminuje zgadywanie i zwiększa efektywność komunikatów HR oraz firmowych.

Analityka odczytów i reakcji pracowników

Sprawdzaj, kto odczytał komunikat, kto zareagował i jak pracownicy angażują się w treści. Analizuj skuteczność poszczególnych komunikatów i kampanii, aby stale poprawiać jakość komunikacji.

Wielokanałowe dotarcie do pracowników

Docieraj do odbiorców poprzez platformę Worksmile, e-mail oraz Microsoft Teams. Zapewnij spójną komunikację niezależnie od kanału i zwiększ szansę dotarcia do każdego pracownika.

Wyższa skuteczność i docieralność komunikatów

Zwiększ realną docieralność komunikacji wewnętrznej nawet do 78%. Miej pewność, że kluczowe informacje są nie tylko wysyłane, ale faktycznie czytane przez pracowników.

Dane i administracja pracownicza

Zarządzaj danymi pracowników w jednym, spójnym systemie – od informacji personalnych i historii zatrudnienia, po wnioski, dokumenty i strukturę organizacyjną. Zapewnij źródło informacji dla HR i Managerów zespołów oraz pełną kontrolę nad zgodnością i jakością danych.

Centralna baza danych pracowników

Korzystaj z jednego ujednoliconego system gromadzącego wszystkie kluczowe dane o pracownikach, zapewniający, że każda funkcja HR operuje na tej samej, aktualnej informacji.

Zarządzanie cyklem i historią zatrudnienia

Śledź historię zatrudnienia pracowników – awanse, zmiany stanowisk i przynależność do zespołów lub projektów. Automatycznie buduj strukturę organizacyjną.

Dokumenty i dane personalne w jednym miejscu

Zarządzaj dokumentami pracowniczymi w cyfrowym repozytorium – umowami, aneksami i certyfikatami. Otrzymuj przypomnienia o wygasających dokumentach oraz udostępnij pracownikom przestrzeń do swoich dokumentó2.

Dokumenty i podpis elektroniczny

Zautomatyzuj cały obieg dokumentów pracowniczych – od tworzenia umów i aneksów, przez ich personalizację, aż po bezpieczne podpisy elektroniczne. HR oszczędza czas, ogranicza błędy i ma pełną kontrolę nad dokumentacją na każdym etapie cyklu życia pracownika.

Szablony dokumentów i automatyczne generowanie

Biblioteka szablonów (umowy, aneksy, zaświadczenia) z dynamicznymi polami danych pracownika – dokumenty tworzą się automatycznie na podstawie danych z systemu.

Dokumenty tworzone w procesach HR

Automatyczne generowanie umów i dokumentów podczas onboardingu, zmian warunków zatrudnienia czy offboardingu – bez ręcznego przygotowywania plików.

Podpis elektroniczny

Podpisywanie dokumentów online przez pracowników i pracodawcę, z pełną historią podpisów i statusem dokumentu w jednym miejscu.

Zarządzanie urlopami i nieobecnościami

Uprość obsługę urlopów i nieobecności dzięki jednemu, przejrzystemu systemowi dla pracowników, managerów i HR. Automatyzuj wnioski, zasady i akceptacje, zachowując pełną kontrolę nad dostępnością zespołów i zgodnością z politykami firmy.

Wnioski urlopowe i self-service pracowników

Udostępnij pracownikom intuicyjny portal do składania wniosków urlopowych. Managerowie zyskują widok kalendarza urlopów zespołu, a wnioski mogą być zatwierdzane mobilnie – szybko i bez zbędnej wymiany maili.

Zasady PTO i polityki absencji

Konfiguruj różne pule urlopowe, takie jak urlop wypoczynkowy, na żądanie czy okolicznościowy. Ustalaj limity dostępności zespołu oraz dopasowuj zasady absencji do krajów, regionów i lokalnych regulacji.

Automatyczne naliczanie i integracje systemowe

Automatycznie naliczaj urlopy i obsługuj akceptacje zgodnie z obowiązującymi zasadami. Integruj zarządzanie nieobecnościami z systemami ERP i kadrowo-płacowymi, eliminując ręczne aktualizacje i ryzyko błędów.

Onboarding i Offboarding

Zadbaj o spójne i uporządkowane doświadczenie pracownika od pierwszego do ostatniego dnia w organizacji. Automatyzuj formalności, komunikację i dostęp do wiedzy, zapewniając HR pełną kontrolę nad procesami onboardingowymi i offboardingowymi.

Dostępne wkrótce

Formularze, dokumenty i formalności

Obsługuj formularze i dokumenty onboardingowe oraz offboardingowe w jednym miejscu. Usprawnij obieg dokumentów i eliminuj ręczne procesy związane z zatrudnieniem i zakończeniem współpracy.

Portal pracownika i materiały startowe

Zapewnij nowym pracownikom dostęp do portalu z politykami firmowymi, regulaminami i dokumentami. Umożliw elektroniczne potwierdzanie zapoznania się z zasadami oraz udostępniaj materiały szkoleniowe i welcome pack jeszcze przed pierwszym dniem pracy.

Komunikacja i baza wiedzy

Wspieraj onboarding i offboarding poprzez spójną komunikację oraz centralną bazę wiedzy. Zapewnij pracownikom łatwy dostęp do kluczowych informacji i ułatw HR przekazywanie wiedzy na każdym etapie cyklu życia pracownika.

Przygotowanie danych płacowych

Uprość i uporządkuj proces przygotowania danych do listy płac. Zbieraj kompletne i aktualne informacje o czasie pracy, nieobecnościach i zmianach w zatrudnieniu, a następnie bezpiecznie przekazuj je do systemu kadrowo-płacowego.

Zbieraj dane do naliczania płac

Automatycznie zbieraj dane z całego systemu, w tym wykorzystanie benefitów, świadczeń, godziny pracy, informacje o urlopach i absencjach.

Integracja z systemami kadrowo-płacowymi

Eksportuj dane płacowe bezpośrednio do systemów kadrowo-płacowych, takich jak Enova, Teta, SAP czy Comarch Optima. Ogranicz ręczne operacje, zmniejsz ryzyko błędów i przyspiesz proces naliczania wynagrodzeń.

Składniki wynagrodzenia i dostęp do pasków płacowych

Obsługuj składniki dot. benefitów. Udostępniaj pracownikom wgląd do pasków płacowych w bezpiecznym portalu, zwiększając przejrzystość i ograniczając zapytania do HR.

Analityka i raporty kadrowe

Zamień dane HR w realne decyzje biznesowe. Monitoruj kluczowe wskaźniki kadrowe, przewiduj ryzyka i wspieraj zarząd rzetelnymi analizami opartymi na aktualnych, spójnych danych z całej organizacji.

Dashboardy HR i dane strukturalne

Korzystaj z czytelnych dashboardów HR prezentujących m.in. liczbę pracowników, rotację, absencje i wykorzystanie benefitów. Analizuj dane w czasie rzeczywistym z możliwością filtrowania po strukturze.

Analityka trendów i wczesne sygnały zmian

Analizuj trendy w danych HR i identyfikuj obszary wymagające uwagi. Monitoruj zmiany w rotacji, absencjach i zaangażowaniu, aby szybciej reagować na potencjalne ryzyka i wspierać managerów w podejmowaniu świadomych decyzji.

Efektywność i kompetencje

Porządkuj zarządzanie kompetencjami i efektywnością w jednym miejscu – od biblioteki kompetencji i ocen okresowych po plany rozwojowe. HR i managerowie zyskują spójny obraz potencjału zespołów i jasną podstawę do decyzji o rozwoju i awansach.

Zarządzanie kompetencjami

Definiuj typy i kategorie kompetencji, buduj bibliotekę dopasowaną do struktury organizacji i przypisuj kompetencje do pracowników, ról i stanowisk. Fundament pod procesy oceny i rozmów rozwojowych.

Oceny okresowe

Prowadź uporządkowane procesy ocen okresowych, które wspierają dialog pomiędzy pracownikiem a managerem. Zbieraj informacje o rozwoju i efektywności pracowników oraz buduj spójną podstawę do decyzji rozwojowych i planowania dalszych działań.

Plany rozwojowe i rozwój kompetencji

Twórz indywidualne plany rozwoju i przekładaj ustalenia z rozmów ewaluacyjnych na konkretne działania. Porządkuj ustalenia dbając o ciągłość rozwoju pracowników.

Zgodność i Zarządzanie politykami

Zapewnij spójność, przejrzystość i zgodność z regulacjami dzięki centralnemu zarządzaniu politykami i regulaminami firmowymi. Publikuj aktualne dokumenty, monitoruj ich akceptację i miej pełną kontrolę nad spełnieniem wymogów formalnych w organizacji.

Centralne zarządzanie politykami i regulaminami

Przechowuj wszystkie polityki firmowe i regulaminy w jednym, centralnym repozytorium. Zarządzaj wersjami dokumentów, historią zmian i publikacją nowych polityk, zapewniając pracownikom dostęp do zawsze aktualnych treści.

Potwierdzanie zapoznania i śledzenie akceptacji

Wymagaj obowiązkowego potwierdzenia zapoznania się z kluczowymi politykami. Monitoruj, kto przeczytał i zaakceptował dokumenty, oraz utrzymuj pełną dokumentację na potrzeby audytu i compliance.

Automatyczne przypomnienia i notyfikacje

Automatycznie informuj pracowników o nowych lub zaktualizowanych politykach. Wysyłaj przypomnienia do osób, które nie potwierdziły zapoznania się z dokumentami, ograniczając ryzyko braku zgodności i ręcznej pracy HR

Jawność wynagrodzeń

Buduj proces jawności wynagrodzeń od A do Z w ramach jednego systemu – od wartościowania stanowisk, przez budowę kategorii zaszeregowania i obliczenie luki, po plan środków zaradczych i codzienną komunikację z pracownikami.

Wartościowanie stanowisk i struktura kategorii

Zbuduj metodę wartościowania opartą na kryteriach ustawowych lub własnych. Prowadź wartościowanie stanowisk, stwórz kategorie zaszeregowania i zbuduj strukturę odpowiadającą wpływowi stanowisk na biznes organizacji.

Analityka luki płacowej i plan działania

Oblicz lukę płacową, zidentyfikuj odchylenia i przejdź od wyników do konkretnych kroków. Worksmile sygnalizuje przekroczenie dopuszczalnego progu i udostępnia przestrzeń do budowy planu środków zaradczych z przypisaniem zadań i odpowiedzialności.

Kontrolowana komunikacja z pracownikami

Decyduj, które dane są widoczne – dla kogo i kiedy, bez niekontrolowanego przepływu danych.

Narzędzia pracy

Zarządzaj sprzętem i zasobami firmowymi w jednym miejscu, bez rozproszonych arkuszy. Miej aktualne dane o przypisaniach zawsze pod ręką, w prosty sposób dokonując inwentaryzacji.

Rejestr zasobów i historia zmian

Dodaj zasób i śledź jego cały cykl życia. Każde przypisanie i zmiana właściciela są odnotowane, a statusy są aktualizowane od razu po działaniach, bez rekonstruowania historii z maili.

Przypisanie i potwierdzenie odbioru

Przypisz sprzęt do pracownika, wybierz tryb potwierdzenia i wyślij powiadomienie. Pracownik potwierdza odbiór bezpośrednio w platformie.

Programy wellbeingowe

Wspieraj dobrostan pracowników w sposób systemowy i przemyślany. Łącz inicjatywy wellbeingowe, działania profilaktyczne i dostęp do wsparcia w jednym miejscu, pomagając organizacji dbać o zdrowie, równowagę i długofalowe zaangażowanie zespołów.

Wyzwania wellbeingowe i aktywności dla pracowników

Oferuj pracownikom inicjatywy wspierające zdrowy styl życia, wyzwania sportowe, czy rozwiązania wspierające work-life balance, w tym mental health.

Zdrowie psychicznie

Działaj prewencyjnie i daj dostęp do lekcji medytacji z lektorami w dwóch językach, promując zdrowie psychiczne wśród pracowników

Docenianie i nagrody

Programy uznaniowe i wyróżnienia

Twórz programy uznaniowe, takie jak kudos i wyróżnienia, które pozwalają doceniać osiągnięcia pracowników oraz zespołów. Wspieraj kulturę feedbacku i pozytywnego wzmocnienia na co dzień.

Nagradzanie punktami i benefitami

Nagradzaj pracowników punktami lub benefitami powiązanymi z ofertą kafeteryjną. Zapewnij elastyczność nagród i możliwość dopasowania ich do indywidualnych preferencji pracowników.

Integracja z komunikacją wewnętrzną

Łącz programy uznaniowe z komunikacją wewnętrzną, aby wyróżnienia były widoczne w organizacji. Zwiększ zaangażowanie dzięki publikacji wyróżnień w intranecie i kanałach komunikacji, wzmacniając poczucie docenienia i przynależności.

Czas pracy i obecności

Kompleksowe zarządzanie czasem pracy pracowników – od rejestracji obecności, przez automatyczne naliczanie godzin i nadgodzin, aż po bezbłędne przekazywanie danych do systemów płacowych. HR i payroll zyskują pełną kontrolę, a pracownicy – wygodę i przejrzystość. Wszystko dzięki natywnej integracji z aplikacją Kadromierz.

Rejestracja czasu pracy

Wygodna i elastyczna rejestracja czasu pracy dostosowana do różnych modeli pracy – stacjonarnej, zdalnej i projektowej – z wykorzystaniem różnych urządzeń i metod rejestracji.

Automatyczne naliczanie godzin i nadgodzin

Automatyczna kalkulacja czasu pracy zgodnie z obowiązującymi zasadami – w tym nadgodzin, pracy w weekendy i święta, banku godzin oraz rozliczeń w zadanych okresach.

Integracje z RCP i systemami płacowymi

Automatyczny transfer danych z systemów rejestracji czasu pracy bezpośrednio do systemu płacowego, ograniczający ręczne korekty i ryzyko błędów.

Bezpłatna diagnoza online dla HR i C&B

Autorka metodyki

Diagnoza gotowości do jawności wynagrodzeń to bezpłatne, interaktywne narzędzie online, które pozwala organizacji ocenić, na jakim etapie przygotowań jest do nowych wymogów prawnych dotyczących transparentności wynagrodzeń (m.in. dyrektywy UE 2023/970 i projektu ustawy UC127).

Dla kogo?

Diagnoza jest adresowana do osób odpowiedzialnych za wynagrodzenia w organizacjach zatrudniających 100 i więcej pracowników – HR Managerów, HR Directorów i szefów Compensation & Benefits, którzy:

Co zyskasz?

Obiektywny wynik zamiast domysłów

Interpretację i rekomendacje dopasowane do wyniku

Konkretną listę kolejnych kroków – co zrobić najpierw i dlaczego.

Mapę 6 obszarów gotowości

Priorytet i właściciel tematu, fundament systemowy, zasady różnicowania wynagrodzeń, analityka i zgodność z przepisami, komunikacja, narzędzia.

Argument do rozmowy z zarządem

Wynik oparty na metodyce naukowej – możesz przedstawić go jako niezależną diagnozę, nie opinię HR.

Dlaczego teraz warto wykonać diagnozę?

Fundamentu – wartościowania stanowisk, klasyfikacji, struktury wynagrodzeń – nie da się zbudować w kwartał. Organizacje, które zaczynają dziś, unikają pracy pod presją ostatecznego terminu.

Jak wykonać diagnozę?

Rozwiązania

Produkt