Planowane zmiany w Kodeksie pracy, które mają wejść w życie w maju 2026 roku, to prawdziwa rewolucja dla działów kadr. Obowiązek wliczania okresów zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia oraz prowadzenia działalności gospodarczej do ogólnego stażu pracy wymusi na firmach gruntowną przebudowę sposobu zarządzania danymi. Jak przygotować firmowe procesy na te zmiany i zautomatyzować przeliczanie urlopów dzięki Worksmile?
Rewolucja w stażu pracy od maja 2026 – co się zmienia?
Do tej pory pracownicy, którzy swoją karierę budowali w oparciu o umowy cywilnoprawne (umowa zlecenie) lub samozatrudnienie (B2B), byli w gorszej sytuacji przy ustalaniu uprawnień pracowniczych po przejściu na etat. Ich „staż pracy” liczony do wymiaru urlopu wypoczynkowego często startował od zera lub obejmował tylko okresy edukacji.
Zgodnie z nowymi przepisami, od maja 2026 roku każdy udokumentowany okres pracy na umowie zlecenia czy w ramach prowadzenia działalności gospodarczej będzie wliczany do stażu pracy.
Co to oznacza w praktyce?
- Szybsze nabycie prawa do 26 dni urlopu (zamiast 20 dni).
- Wpływ na długość okresu wypowiedzenia.
- Wpływ na prawo do nagród jubileuszowych i odpraw.
Dla działów HR oznacza to konieczność zweryfikowania historii zatrudnienia obecnych i nowych pracowników oraz ponownego przeliczenia przysługujących im limitów urlopowych. Ręczne procesy weryfikacji w takiej skali mogą sparaliżować pracę działu kadr.
Tradycyjne vs. Cyfrowe procesy HR – gdzie tracimy czas?
Zmiana przepisów uwypukla różnice między tradycyjnym (papierowym) modelem pracy a nowoczesnym podejściem e-HR. W przypadku konieczności aneksowania umów lub informowania pracowników o nowych wymiarach urlopu, wydajne procesy obiegu informacji stają się kluczowe.
1. Komunikacja obowiązków informacyjnych
2. Obieg dokumentów i akceptacje
Jakie dokumenty obsłużysz cyfrowo?
Aby sprawnie wdrożyć nowe zasady naliczania stażu pracy, niezbędne jest przeniesienie dokumentacji do sfery cyfrowej. Nowoczesne systemy HR pozwalają na w pełni elektroniczne procedowanie kluczowych dokumentów, które są niezbędne przy weryfikacji stażu i zmianie warunków pracy.
W formie elektronicznej (z zachowaniem pełnej mocy prawnej) możesz procesować m.in.:
- Umowy o pracę i aneksy,
- Informacje o warunkach zatrudnienia,
- Wnioski urlopowe i plany urlopów,
- Oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminami,
- Skierowania na badania lekarskie i szkolenia BHP.
Dzięki temu, gdy pracownik dostarczy cyfrowe potwierdzenie prowadzenia działalności gospodarczej lub działania w oparciu o umowę zlecenie (np. dokument z ZUS-u potwierdzający odprowadzanie składek), system może je bezpiecznie zarchiwizować i połączyć z profilem pracownika.
Jak automatycznie przeliczyć należny urlop z Worksmile?
Największym wyzwaniem nadchodzących zmian jest konieczność masowego przeliczenia wymiaru urlopu. Ręczne sumowanie okresów z umów zleceń i B2B dla całej załogi to tytaniczna praca obarczona ryzykiem błędu.
Worksmile automatyzuje te procesy:
- Centralizacja danych: Profil pracownika jest uzupełniany danymi o historii zatrudnienia (w tym UZ i B2B). Informacje cyfrowe trafiają do systemu bezpośrednio w trakcie wdrożenia.
- Automatyczne przeliczanie stażu: Algorytmy Worksmile sumują wszystkie okresy zatrudnienia (również te nakładające się, zgodnie z logiką prawną) i aktualizują staż pracy pracownika.
- Korekta limitów urlopowych: Na podstawie zaktualizowanego stażu, system automatycznie zmienia wymiar urlopu z 20 na 26 dni, jeśli próg 10 lat stażu został przekroczony.
- Transparentność: Pracownik widzi nowy limit w swoim panelu, a dział HR otrzymuje raport o dokonanych zmianach.
