_CASESTUDY
Jak uwolniliśmy 30 godzin miesięcznie zespołu HR na zarządzaniu i administracji benefitów w rozproszonej strukturze Colliers?
Colliers – szczegóły:
- branża nieruchomości
- ponad 600 pracowników
- rozproszona struktura organizacji
Wyzwania zarządzania benefitami w rozproszonej strukturze organizacji
Colliers to międzynarodowa firma doradcza specjalizująca się w nieruchomościach, działająca w ponad 40 krajach. W Polsce firma działa od 1997 roku, a jej działalność obejmuje siedem biur zlokalizowanych w takich miastach jak Warszawa, Kraków, Wrocław, Łódź, Poznań, Trójmiasto i Katowice. Obsługuje ponad 600 pracowników w pięciu różnych spółkach, co stanowiło wyzwanie w kontekście zarządzania polityką benefitową. Rozbudowany system świadczeń wymagał bardziej zaawansowanej platformy do zarządzania nimi. Firma szukała rozwiązania, które zautomatyzuje proces, poprawiając efektywność i doświadczenie pracowników. Zdecydowali się na platformę Worksmile, aby sprostać tym wyzwaniom.
Brak zaawansowanego technologicznie systemu utrudniał zarządzanie benefitami, co prowadziło do skomplikowanych, ręcznych procesów administracyjnych:
- odwzorowanie zróżnicowanej polityki benefitowej w systemie wymagało bardziej zaawansowanych funkcji zarządzania benefitami, których brakowało we wcześniej używanych narzędziach ( m.in. wyodrębnienie budżetu medycznego od budżetu na pozostałe benefity);
- czasochłonne rozliczenia ręczne: przygotowanie raportu do rozliczenia świadczeń pracowniczych wymagało znaczącej ilości manualnej pracy i zbieranie danych z różnych systemów, co zwiększało ryzyko błędów i co miesiąc pochłaniało mnóstwo czasu zespołu administracyjnego;
- dopasowanie benefitów do potrzeb pracowników: firma dążyła do zapewnienia pracownikom większej elastyczności oraz dopasowania oferty do różnorodnych potrzeb, oferując zarówno benefity w modelu abonamentowym od zewnętrznych dostawców, kafeterię benefitów, jak i możliwość wypłaty środków w gotówce.
_CASESTUDY
Jak Worksmile upraszcza zarządzanie benefitami w Colliers?
Porządek i oszczędność czasu w codziennej pracy
Zanim firma wdrożyła Worksmile, zarządzanie benefitami było mniej zautomatyzowane – brak zaawansowanych funkcji poprzedniego systemu utrudniało przypisanie i rozliczanie benefitów i generowało mnóstwo ręcznej pracy każdego miesiąca. Platforma umożliwiła pracownikom samodzielny wybór lub zmianę wybranego benefitu abonamentowego. Teraz cała obsługa – od przypisywania budżetów na benefity, przez kontrolę ich wykorzystania przez pracowników, aż po raportowanie – odbywa się w jednym systemie i jest częściowo zautomatyzowane, co ogranicza ryzyko „ludzkiego błędu” i kosztownych pomyłek przy rozliczeniach.
Wiadomo, które benefity są aktywne, które zaraz wygasną, można ustawiać różne budżety dla różnych rodzajów benefitów, na przykład medycznych i pozostałych. Gdy coś trzeba zmienić, wystarczą dwa kliknięcia. Platforma jest czytelna, pokazuje w jednym miejscu wszystkie aktualne opcje i od razu widać, które świadczenia i w jakim stopniu są wykorzystywane przez zespół.
Proste raportowanie, mniej pomyłek i pewność danych
Codzienność pracy z benefitami to także rozliczenia. Wszystkie raporty z „zakupów” benefitów, zarówno kuponów z Kafeterii jak również abonamentowych, są dostępne na platformie Worksmile, zgodnie z rzeczywistością. Nie trzeba już sprawdzać wszystkiego po kilka razy.
Raport z Worksmile można łatwo konfigurować i dostosowywać do systemów kadrowo-płacowych oraz wymagań większości zewnętrznych dostawców benefitów.
Jaki jest efekt?
Dzięki konsolidacji wszystkich benefitów w inteligentnej platformie zarządzanie i raportowanie stało się proste, a zespół HR i Payroll oszczędza około 30 godzin miesięcznie - to czas uwolniony na bardziej strategiczne zadania w organizacji!
Większa elastyczność i dopasowanie oferty benefitowej
Platforma pozwala na lepsze dostosowanie benefitów do indywidualnych potrzeb pracowników, oferując różne gradacje oraz pełną transparentność dostępnych opcji.
Dzięki jednej platformie zespół Colliers może zarządzać benefitami dla pięciu spółek w różnych miastach i mieć jasność, kto z czego korzysta. System jest przejrzysty również dla pracowników – wiedzą na co mogą wydać przyznany budżet i od kiedy mogą korzystać z nowych świadczeń. To przekłada się na wysoką aktywność osób korzystających z benefitów.
Zintegrowany system umożliwia lepsze planowanie i kontrolę kosztów związanych z benefitami. Długoterminowo, takie podejście wspiera pozytywny wizerunek organizacji jako atrakcyjnego pracodawcy.
_CASESTUDY
Korzyści dla firmy i pracowników
Wyższa efektywność i oszczędność czasu (30 godzin miesięcznie)
Dzięki Worksmile osoby na co dzień zajmujące się benefitami oszczędzają aż 30 godzin miesięcznie na powtarzalnych, ręcznych czynnościach. Nie muszą obawiać się pomyłek – wszystkie raporty są dokładne i spójne, a zespół ma w jednym miejscu podgląd całej polityki benefitowej w różnych spółkach i miastach i od różnych dostawców.
Uproszczone zarządzanie świadczeniami dla pracowników w różnych lokalizacjach
Worksmile pozwala centralnie zarządzać benefitami w pięciu spółkach, zapewniając jednocześnie elastyczność potrzebną w różnorodnych lokalizacjach firmy. Uporządkowany i zautomatyzowany system to mniej papierowych dokumentów i ręcznej pracy, a więcej kontroli i czasu na rozwój strategicznych działań HR.
Szybkie reagowanie na zmiany i dostosowanie systemu do potrzeb organizacji
Platforma dzięki rozbudowanym funkcjom zarządzania benefitami i budżetami oraz elastycznym raportom umożliwia organizacji szybkie reagowanie na zmiany i wdrażanie nowych rozwiązań do swojej polityki benefitowej.