Cennik
Chcemy zaproponować Ci plan najlepiej dopasowany do Twoich potrzeb.
Umów się na spotkanie i uzyskaj wycenę dopasowaną do potrzeb Twojej organizacji
“Połączenie komunikacji, benefitów i procesów HR w jednym miejscu daje firmie wartość w postaci dobrze działającego narzędzia, wspierającego dodatkowo budowanie firmowej społeczności. Nasi pracownicy korzystając z platformy by np. zrealizować wybrany benefit, natrafiają na jej inny element jak np. aktywności w grupie tematycznej, firmowy komunikat, wydarzenie czy inną potencjalnie ważna dla nich informację.”
Eliza Biskup
Starsza Specjalistka Wynagrodzeń i Świadczeń LOTTE Wedel Sp. z o.o.
Do you want to know more about our platform?
See frequently asked questions, and if you have additional ones click on the “Make an appointment” button
How does Worksmile increase organizational efficiency?
Worksmile allows companies to choose only the features they really need and tailor them to their existing processes, rather than forcing the organization to work according to a rigid system. This makes HR, communication, and benefits processes faster, simpler, and more predictable.
The platform horizontally connects many areas—HR processes, internal communication, and benefits management—consolidating them into a single, coherent tool. This eliminates tool chaos and data dispersion, while also generating financial savings.
HR and managers are given real operational relief thanks to a single panel for working with teams and HR processes.
Employees no longer have to search for information in emails, files, and multiple systems—everything they need is in Worksmile.
Management and decision-makers gain consistent data on the functioning of the organization, which allows them to better assess performance and build predictions that support business decisions for the coming years.
The result: less manual work, fewer tools, less chaos — more control, speed, and better decisions.
How does Worksmile support HR in its operational work?
The HR panel is a central place for managing the organization’s structure, employment history, employee data, processes, documents, requests, communication, benefits, and reports. HR gains a single tool for end-to-end process control, which improves the quality of employee service, reduces processing time, and minimizes the risk of errors.
How does Worksmile support team managers in their operational work?
The Manager Panel provides access to key team data, attendance, benefit data, requests, documents, and processes. Managers receive a single operational tool that increases their effectiveness, speeds up decision-making, improves communication with the team, and allows them to lead based on current data.
Is it difficult to switch from another platform to Worksmile?
No — migration follows a standardized process and is carried out by a dedicated team. Data, structures, and history are transferred without disrupting the company’s operations.
Does Worksmile integrate easily with our current tools?
Yes. A lightweight, well-documented API and ready-made integrations (SSO, HR and payroll systems, ATS, working time) are available. The result: automatic data synchronization and elimination of manual work.
How does Worksmile ensure employee data security?
The platform uses data encryption, RBAC, audit logs, hosting in certified data centers, and is GDPR and ISO compliant, minimizing legal and operational risks.
How is Worksmile different from an HR and payroll system?
HR and payroll systems are essential for accounting, payroll, and legal obligations. Worksmile operates at a higher level—it supports the daily work of HR, managers, and employees, where the organization’s effectiveness actually arises.
Worksmile:
organizes and automates HR processes (onboarding, offboarding, documents, consents, requests, surveys, employee evaluations),
centralizes and streamlines internal communication,
manages employee benefits,
provides managers and HR with a single operational tool for working with the team,
provides consistent data and reports to support management decisions.
The HR and payroll system and Worksmile do not compete with each other, but complement each other.
With the integration (API / SSO), data is synchronized and the company gains:
less manual labor,
fewer errors,
better flow of information,
greater transparency in processes.
The result: human resources and payroll take care of the billing, while Worksmile realistically improves the way organizations operate on a daily basis.
How does Worksmile help reduce the costs of multiple HR tools?
It replaces several separate systems with a single ecosystem, reducing licensing, implementation and administrative costs.
Zaufało nam ponad 355 firm i 200 000 użytkowników na całym świecie
Szczegółowy zakres funkcji
sprawdź co potrafi Twój moduł
Podstawowe
Aplikacje mobilne na systemy: iOS, Android, Huawei
Platforma jest dostępna w wersji mobilnej obsługując systemy iOS, Android i Huawei, zapewniając pełną dostępność i funkcjonalność na wielu urządzeniach.
Panel Administratora - możliwość samodzielnego administrowania platformą
Umożliwia zarządzanie różnymi aspektami platformy (np. dodawanie i usuwanie użytkowników, zarządzanie procesami kadrowymi, benefitami, budżetami, saldami urlopowymi i nieobecnościami).
Zaawansowany konfigurator automatycznego raportowania
Zaawansowana funkcja raportowania analizuje aktywność i zaangażowanie, obejmuje wykorzystanie benefitów i raportowanie do działu płac, z opcją automatyzacji procesów.
Zaawansowane ustawienia powiadomień
Dostosuj ustawienia powiadomień, aby uzyskać pełną kontrolę nad tym, jakie alerty otrzymujesz oraz w jakiej formie, zwiększając efektywność komunikacji wewnętrznej.
Nieograniczone przechowywanie dokumentów i plików wideo
Funkcja ta oferuje nieograniczone przechowywanie dokumentów, zapewniając płynny dostęp i zarządzanie zasobami bez ograniczeń dotyczących przestrzeni.
SSO
Single Sign-On (SSO) to produktowe rozwiązanie, które ułatwia logowanie się do narzędzi i aplikacji firmowych wykorzystując służbowe konto pracownika, np. Microsoft365 czy Google Workspace. Dzięki niemu, użytkownik loguje się do innych narzędzi, platform i usług — bez konieczności pamiętania wielu haseł czy wielokrotnego uwierzytelniania.
4 natywne języki: PL, DE, FR, ENG
Platforma dostępna w 4 wersjach językowych oraz możliwość automatycznego tłumaczenia treści na cztery języki: angielski, francuski, niemiecki i polski, co ułatwia komunikację i zrozumienie oferty dla międzynarodowych zespołów.
Procesy HR
Informacje o pracownikach
Proste i bezpieczne zarządzanie danymi pracowniczymi oraz dokumentacją z jednego miejsca.
Struktura organizacji
Automatyczne powiadomienia i przypomnienia (np. o kończących się umowach)
Zarządzanie stanowiskami
Lista pracowników
Wizytówki pracowników
Automatyzacja Wniosków i Spraw Pracowniczych
W pełni scyfryzowane zarządzanie i administrowanie sprawami pracowniczymi, automatyzujące liczne procesy HR.
Gotowe presety Wniosków i Spraw
Zarządzanie dostępem i uprawnieniami
Elektroniczny obieg dokumentów i edytowalne ścieżki akceptacji
Kreator Wniosków i Spraw
Ochrona Sygnalistów
Dokumenty Pracowników
Ułatwiają gromadzenie i organizację wszystkich dokumentów pracowniczych w jednym, bezpiecznym miejscu.
Cyfrowe repozytorium dokumentów
Przekazywanie dokumentów pracownikom (+statusy o odczytaniu / pobraniu)
Cyfrowe podpisywanie umów oraz elektroniczny obieg dokumentów
Zarządzanie dostępem i uprawnieniami
Masowy import i eksport dokumentów
Paski i Pity
Możliwość szybkiego i skutecznego przesyłania dokumentów pracownikom przez Worksmile, wraz z systemem monitoringu odczytań i pobrań.
Udostępnianie dokumentów pracownikom
Raport odczytań i pobrań
E-Podpis
Możliwość elektronicznego podpisywania dokumentów podpisem elektronicznym z poziomu platformy, dzięki czemu procesy są w 100% zdigitalizowane.
Zdalne podpisywanie dokumentów
Automatyczne przypisywanie i wysyłanie dokumentów
Śledzenie statusu podpisów
Zgodność z przepisami prawnymi
Integracje z innymi systemami (wysyłka)
Wieloplatformowość (web i mobile)
Integracja z innymi procesami HR
Zarządzanie nieobecnościami
Automatyzacja procesu zarządzania nieobecnościami, możliwość tworzenia własnych typów nieobecności i konfiguracji kalendarza dni pracujących dopasowanego do potrzeb Twojej organizacji, struktury i działów.
Kreator rodzajów nieobecności
Kreator ścieżek akceptacji
Wnioski o pracę zdalną
Zgłaszanie pracy zdalnej
Kalendarz nieobecności oraz pracy zdalnej
Dashboardy i Raportowanie
Czytelne dane HR, przedstawione w przejrzystej formie wizualnej.
Automatyczna wysyłka raportów
Gotowe presety raportów
Kreator raportów
Dashboardy podstawowe
Intranet i społeczność
Wizytówki pracowników
Funkcja ta pojawia się po najechaniu na awatar użytkownika, zapewniając szybki dostęp do danych kontaktowych i kluczowych informacji, co wspiera efektywną komunikację i współpracę.
Kreator pól w profilach
Zdjęcia profilowe
Dane kontaktowe
Grupy tematyczne
Pozwalają na tworzenie i skuteczną komunikację w grupach firmowych, zespołowych, projektowych, wspierając zaangażowanie oraz wymianę informacji.
Ustawienia administratorów grup
Zakładka Pliki w grupach
Wydarzenia w grupach
Wydarzenia
Umożliwiają organizację spotkań oraz przestrzeń do komunikowania ich, dyskusji oraz publikowania różnorodnych materiałów (posty, zdjęcia i dokumenty). Dodatkowo można je zintegrować z kalendarzem Outlook oraz Teams.
Dyskusja - Komunikacja wewnątrz wydarzenia
Integracja wydarzeń z Outlook i Microsoft Teams (kalendarz i spotkania online)
Rozbudowane filtry wyboru osób zapraszanych. (Prywatne i publiczne, dla wybranych Grup)
Agenda i lokalizacja na mapie
Dodawanie komunikatów
Możliwość dopasowania formy komunikatu – od wideo przez zdjęcia czy gify po artykuły – umożliwia lepsze dopasowanie przekazu do zróżnicowanych grup odbiorców i kontekstów.
Asystent AI do tworzenia i podsumowywania treści
Autotranslacja na 20 języków
Załączniki
Wideo
Artykuły
Posty
Zaawansowany edytor WYSIWYG
Planer komunikatów
Tablica aktualności
Tablica aktualności dostarcza najnowsze informacje i wydarzenia, umożliwiając użytkownikom śledzenie bieżących wiadomości i kluczowych aktualizacji.
Widget z ankietą do wypełnienia
Widget z ostatnio używanymi plikami Worksmile i Sharepoint
Widget z osobami na urlopie i HO z mojego zespołu oraz podglądem struktury organizacyjnej
Widget z ostatnimi Kudosami
Widget z nadchodzącymi wydarzeniami
Widget z ulubionymi grupami
Widget z komunikatami Ważnymi
Komunikaty o nieodczytanych postach oznaczonych jako “ważne”
Targetowanie komunikacji do określonych grup odbiorców
Powiadomienia i przypomnienia o nieprzeczytanych treściach
Powiadomienie mailowe zawierające zbiór wszystkich nieprzeczytanych przez użytkownika postów zwiększa docieralność komunikatów.
Powiadomienia push
Historia powiadomień
Auto-mail z nieprzeczytanymi treściami
Informacja o nieprzeczytanych treściach ważnych na tablicy aktualności
Analityka Komunikatów
Ta funkcjonalność pozwala na gromadzenie szczegółowych danych o docieralności oraz sentymencie komunikatów, co ułatwia lepsze zrozumienie zaangażowania użytkowników i optymalizację strategii komunikacyjnych.
Lista odbiorców
Linia czasu
Zaangażowanie
Bieżące wyniki
Dashboardy i Raportowanie
Umożliwiają szczegółową analizę zaangażowania pracowników oraz efektywności komunikacji wewnętrznej.
Auto-wysyłka raportów
Gotowe presety raportów
Kreator raportów
Dashboardy podstawowe
Pozostałe
Umożliwiają szczegółową analizę zaangażowania pracowników oraz efektywności komunikacji wewnętrznej.
Wyszukiwarka treści, osób i załączników
Blokada zrzutów ekranu w aplikacjach mobilnych
Ustawienia zasad komentowania
GIFy
System reakcji na komunikaty
Benefity pracownicze
Zarządzanie benefitami (Benefits Management)
W pełni scyfryzowane i zautomatyzowane zarządzanie budżetami oraz benefitami pracowniczymi.
Kategorie i produkty w systemie kafeteryjnym zgodne z ustawą
Raportowanie
Ustawienia i wytyczne sposobu działania budżetów, widoczności, zasad wydatkowania
Tworzenie kategorii budżetów oraz rozdzielanie kwot z budżetu głównego
Kreator Tworzenie Sald (Budżety dla różnych spółek lub krajów)
Zarządzanie i kontrola budżetu ZFŚS
Administrowanie benefitami trzecimi
Umożliwia zarządzanie zewnętrznymi świadczeniami, zapewniając sprawną automatyzację procesów związanych z benefitami dostarczanymi przez licznych dostawców.
Dodawanie osób odpowiedzialnych
Załączniki i obieg dokumentów
Kreator formularzy zgłoszeniowych
Pakietowanie benefitów i ustawienia ich zależności
Kategoryzowanie benefitów
Kreator Benefitów trzecich
System kafeteryjny
Pełny dostęp do oferty kafeteryjnej Worksmile. Wolność wyboru dla pracowników na każdym etapie życia.
System kafeteryjny: 20 kategorii (w tym ZFŚS), +400 Partnerów w PL
Kafeteria międzynarodowa: 19 krajów, +500 Partnerów
Czeki Blik
Przelewy gotówkowe
Wnioski Socjalne
Umożliwiają dostęp do pięciu darmowych, najczęściej wykorzystywanych szablonów wniosków socjalnych, które wesprą automatyzację procesów HR.
Gotowy preset 5 wniosków socjalnych
Scieżki akceptacji
Obieg dokumentów
Ustawienia dostępów
Total Reward Statement
Zapewnia kompleksowy wgląd w całkowity pakiet wynagrodzeń pracownika, obejmując zarówno wypłaty finansowe, jak i dodatkowe świadczenia (np. benefity, premie, bonusy), co zwiększa przejrzystość i zrozumienie wynagrodzenia oferowanego przez firmę.
Historia przychodów i rozchodów
Ustawienia zasad widoczności
Kreator kategorii
Dashboardy i Raportowanie
Dostęp do zaawansowanej analityki, która wspiera w tworzeniu strategii HR.
Dashboardy podstawowe
Kreator raportów
Gotowe presety raportów
Automatyczna wysyłka raportów do określonych miejsc lub osób
Dodatki do pakietów
uszyj Worksmile na miarę swoich potrzeb
- Możliwe do dokupienia
- Zawarte w standardzie dodatku
- Brak możliwości dokupienia
Procesy HR | Komunikacja Wewnętrzna | Benefity pracownicze | |
|---|---|---|---|
Worksmile Analytics Plus
(Analityka metryk HR oraz funkcjonowania modułów i procesów) Zaawansowany moduł analityczny, który dostarcza wiedzy nie tylko nt. wykorzystania Platformy oraz efektywności poszczególnych modułów, ale także danych związanych ze skutecznością działań HR w organizacji. | |||
Zaawansowana Analityka HR | Opcja możliwa dopiero po implementacji Procesów HR i danych z tym związanych | Opcja możliwa dopiero po implementacji Procesów HR i danych z tym związanych | |
Zaawansowana Analiza wykupionych modułów | |||
Elastyczne filtrowanie danych po strukturze organizacji | |||
Export wyników do pdf | |||
Trendy i Analiza AI |
Docenianie i nagradzanie (Rewards & Recognition) Docenianie wkładu każdego członka zespołu poprzez przyznawanie Kudosów pomaga budować pozytywną atmosferę i wzmacniać motywację pracowników. | |||
Kreator Kudosów | – | ||
Tablica Kudosów | – | ||
Kudosy prywatne i publiczne | – | ||
Raporty i analityka dot. Kudosów | – | ||
System nagród w formie punktów | – | ||
Wydatkowanie punktów w Kafeterii | – |
Wnioski i Sprawy (Workflows) W pełni scyfryzowane zarządzanie i administrowanie sprawami pracowniczymi. | |||
Ochrona Sygnalistów | |||
Kreator Wniosków i Spraw | |||
Gotowe presety Wniosków i Spraw | |||
Elektroniczny obieg dokumentów i edytowalne ścieżki akceptacji | |||
Zarządzanie dostępem i uprawnieniami |
Zarządzanie nieobecnościami Szybkie zbieranie opinii pracowników na temat spraw firmowych dzięki prostemu tworzeniu i publikowaniu ankiet. Proste, wysyłane dynamicznie w powiadomieniach push oraz rozbudowane, z możliwością tworzenia zaawansowanych formularzy. | |||
Kreator rodzajów nieobecności | |||
Kreator ścieżek akceptacji wniosków | |||
Wnioski o pracę zdalną | |||
Zgłaszanie pracy zdalnej | |||
Kalendarz: nieobecności
oraz praca zdalna |
Ankiety i Sondy Możliwość tworzenia i wysyłania ankiet do pracowników. Feedback, badania opinii, testy wiedzy, oceny 270° i 360°, i wiele więcej. | |||
Zaawansowany kreator ankiet | |||
Kreator pól i pytań | |||
Podgląd wyglądu ankiety w trakcie tworzenia | |||
Proste ankiety w Push Notification | |||
Ustawienia dostępów | |||
Obieg załączników | |||
Dashboardy z wynikami |
Panel Managera Umożliwia menedżerom sprawne rozpatrywanie wniosków swoich zespołów z poziomu platformy. | |||
Możliwość akceptacji Wniosków
i Spraw podległego zespołu | |||
Możliwość przeglądu i akceptacji Ankiet i Sond podległego zespołu | |||
Możliwość akceptacji urlopów podległego zespołu | |||
Kalendarz nieobecności i pracy zdalnej zespołu | |||
Możliwość przekazywania bonusów/budżetów/nagród dla członków zespołu | |||
Dostęp do określonych raportów |
Strefa Employee Wellbeing Promowanie zdrowego trybu życia i integracja zespołów przez wyzwania, medytacje oraz dostęp do fachowej wiedzy eksperckiej wspierają dobrostan pracowników. | |||
Kreator Wyzwań pro-zdrowotnych | – | ||
Wyzwania publiczne, prywatne, zespołowe i inne | – | ||
Ponad 100 typów aktywności | – | ||
Własny tracker sportowy GPS | – | ||
Integracja z 12 aplikacjami GPS, np. Iphone Zdrowie, UnderArmour, Strava, Garmin, Fitbit) | – | ||
System odznak | – | ||
Artykuły ekspertów w dziedzinie zdrowia | – | ||
Lekcje medytacji z lektorem w j.polskim i angielskim | – |
Przelewy gotówkowe + BLIK Możliwość przelewania swoich punktów na konto prywatne, konto zewnętrzne lub skorzystać z wypłaty z bankomatu. Swoboda i elastyczność w ekologicznym stylu. | |||
Przelewy budżetów na konto prywatne pracownika | – | ||
Przelewy na konta zewnętrzne
(np. opłata rachunków) | – | ||
Blik – wypłaty z bankomatów | – |
Integracja Microsoft 365 (Outlook, Sharepoint, Microsoft Teams) Integracja z Microsoft 365 umożliwia synchronizację danych, ułatwiając współpracę, zarządzanie zasobami oraz korzystanie z narzędzi Microsoft bezpośrednio z poziomu platformy. | |||
Centralna wyszukiwarka treści z Outlook, Sharepoint, Microsoft oraz Worksmile | – | ||
Integracja zakładki Pliki w Grupach w Worksmile z Folderami w Sharepoint | – | – | |
Komunikacja wielokanałowa z Worksmile do Outlook i Teams | – | – | |
Integracja Wydarzeń z Outlook i Teams (spotkania online i kalendarz) | – | – | |
Widget z ostatnio używanymi plikami | – | – | |
Integracja Nieobecności z kalendarzami Outlook i Teams | – | ||
Szybki kontakt Microsoft Teams – z poziomu profilu użytkownika oraz Panelu Managera w Worksmile | – |
Wtyczki Enova / TetaHR / Optima Umożliwiają wymianę danych pomiędzy Worksmile a systemamy kadrowo-płacowymi. | |||
Łatwa i szybka konfiguracja integracji | |||
Aktualizacja Użytkowników | |||
Produkty jednorazowe – wysyłka składników płacowych | – | – | |
Benefity abonamentowe – wysyłka składników płacowych | – | – |
E-Podpis Możliwość elektronicznego podpisywania dokumentów podpisem elektronicznym z poziomu platformy, dzięki czemu procesy są w 100% zdigitalizowane. | |||
Zdalne podpisywanie dokumentów | – | ||
Automatyczne przypisywanie
i wysyłanie dokumentów | – | ||
Śledzenie statusu podpisów | – | ||
Integracja z innymi procesami HR | – | ||
System powiadomień | – |
Wtyczka: “Skróty” Zapewnia prosty dostęp do najczęściej używanych aplikacji i narzędzi w ramach organizacji, usprawniając codzienną pracę. | |||
Kreator kategorii zasobów oraz folderów wewnątrz kategorii | |||
Linkowanie folderów z zewnętrznymi aplikacjami |
Wtyczka: Zarezerwuj.pl (System rezerwacji) Natywna integracja ze znaną aplikacją Zarezerwuj.pl pozwala na utworzenie w Worksmile systemu rezerwacji dla różnych firmowych zasobów, jak np. salek na spotkania, floty samochodowej, biblioteki książek i innych. | |||
Kreator kategorii rezerwacji | |||
Ustawienia zasad użytkowania
i widoczności |
Oferta Benefitów dla Biznesu Oferta ekskluzywnych propozycji przygotowanych specjalnie dla klientów Worksmile, aby wzbogacić pakiet benefitów swojej firmy. Nasze partnerstwa z wiodącymi dostawcami usług, takimi jak LUX-MED, ENEL-MED, Hear Me i inni, zapewniają atrakcyjne warunki, które przekładają się na zadowolenie pracowników. | brak opłaty abonamentowej | ||
Opieka medyczna Lux-med | – | – | |
Opieka medyczna Enel-med | – | – | |
Wirtualna Karta Lunchowa | – | – | |
Wirtualna Karta na Wypoczynek | – | – | |
Wellness w biurze | – | – | |
Nauka języka angielskiego | – | – |
Personalizacja wizualna PROMożliwość dopasowywania wyglądu platformy do identyfikacji wizualnej Klienta. | |||
Personalizacja strony logowania w wersji WEB | |||
Możliwość dodania zdjęcia w tle po zalogowaniu do konta klienta | – | – | |
Możliwość dostosowania kolorystyki po zalogowaniu do konta klienta |