Sign in
Contract Demo

_CASESTUDY

Jak zwiększyliśmy dostępność benefitów dla pracowników magazynu i biura home&you, jednocześnie oszczędzając wiele godzin pracy HR?

Cyfryzacja i centralizacja benefitów, która oszczędziła wiele godzin pracy zespołu HR

Wyzwania
Platforma dla home&you
Kluczowe wyniki
Korzyści dla firmy

Główne wyzwania home&you dotyczyły:

  • ręcznej dystrybucji bonów do home&you dla pracowników – bony zakupowe były przekazywane w formie papierowej, co oznaczało, że pracownicy HR musieli poświęcać wiele godzin na ich przygotowanie i rozdanie;
  • rozproszonej informacji o benefitach – pracownicy magazynów, którzy nie mieli dostępu do komputerów czy firmowych adresów e-mail, często mieli utrudniony dostęp do informacji o benefitach i procedurach. W efekcie dochodziło do licznych zapytań bezpośrednich do działów HR, co dodatkowo zwiększało ich obciążenie;
  • ręcznego przetwarzania wniosków o benefity – wszystkie wnioski dotyczące dofinansowania do okularów, musiały być składane w formie papierowej, co wymagało od zespołu HR ich fizycznego odbioru, przetwarzania i archiwizowania;
  • braku centralnego systemu zarządzania i raportowania – benefity były rozproszone w różnych systemach i dokumentach, co wymagało oddzielnego zarządzania każdą kategorią świadczeń. Brak spójnych i dostosowanych raportów ograniczał możliwości analizy i prezentacji danych działu HR.

Cyfryzacja benefitów, która oszczędza pracę zespołu HR

Worksmile znacząco odciążyło dział HR w home&you, eliminując czasochłonne i skomplikowane procesy administracyjne. Najbardziej widoczną zmianą stała się automatyzacja procedur, które wcześniej wymagały dużego zaangażowania zespołu. Przykładem jest dystrybucja bonów do home&you dla pracowników.

Podobnie jest z wnioskami benefitowymi – cyfryzacja całego procesu sprawiła, że pracownicy nie muszą już drukować ani dostarczać dokumentów. Teraz mogą składać wnioski w dowolnym czasie i miejscu z poziomu aplikacji mobilnej, co znacząco przyspiesza proces rozpatrywania wniosków.

Efekt? To nie tylko oszczędność czasu, ale też wygoda dla pracowników, którzy chwalą sobie możliwość prostego korzystania ze świadczeń. Do platformy Worksmile aktywowało się 98,4% pracowników home&you, co pokazuje, że rozwiązanie trafia w potrzeby zespołu.

Jak było wcześniej?

Wcześniej zespół HR potrzebował wiele godzin, aby przygotować i przekazać kilka tysięcy papierowych bonów do home&you dla swoich pracowników.

Jak jest teraz?

Teraz bony są cyfrowo wydawane przez Worksmile, a pracownicy sami generują je w aplikacji na telefonie, na przykład bezpośrednio podczas zakupów. Dla zespołu HR to kilka kliknięć na platformie.

Rozszerzone możliwości raportowania

Automatyczne raporty w platformie oszczędzają zespołowi HR kolejne dziesiątki godzin pracy, eliminując konieczność ręcznego rozliczania benefitów.

Firma ma teraz dostęp do kompleksowych, aktualnych danych dotyczących wykorzystania benefitów, liczby aktywnych użytkowników, preferencji pracowników czy kosztów związanych ze świadczeniami.

Raport można dowolnie skonfigurować i dostosować do swoich potrzeb. Dzięki temu dział HR może efektywnie przygotowywać raporty dla Zarządu, jak i do rozmów z dostawcami benefitów abonamentowych, korzystając z klarownych i aktualnych danych.

Efekt? Mniej pracy administracyjnej i większą dokładność w zarządzaniu budżetem.

Jak było wcześniej?

Wcześniej informacje o przystąpieniach i odstąpieniach od benefitów były zbierane ręcznie, co było czasochłonne.

Jak jest teraz?

Teraz zespół HR home&you w prosty sposób może sprawdzić, ilu pracowników korzysta z poszczególnych świadczeń i przekazać gotowy raport bezpośrednio dostawcom benefitów abonamentowych.

Uporządkowane informacje o benefitach ​

Jednym z największych wyzwań było skuteczne dotarcie z ofertą benefitów do pracowników magazynów, którzy nie mają dostępu do komputerów ani służbowych skrzynek e-mail. Dzięki przypomnieniom o benefitach w aplikacji mobilnej Worksmile oraz informacjom wyświetlanym na monitorach w magazynie udało się zwiększyć dotarcie z kluczowymi komunikatami do tych pracowników, którzy wcześniej byli praktycznie nieosiągalni, do niemal 100%.

Efekt? Znaczący spadek liczby zapytań kierowanych do HR oraz pełna przejrzystość i dostępność świadczeń dla całego zespołu. Więcej pracowników korzysta z benefitów –  74,5% pracowników loguje się na platformę co miesiąc, a 70% pracowników ma aktywne pakiety benefitów abonamentowych, a HR otrzymuje istotne odciążenie w codziennej pracy.

Jak było wcześniej?

Wcześniej informacje o benefitach były rozproszone, co sprawiało, że pracownicy często pytali zespół HR o szczegóły – gdzie składać wnioski, jakie benefity są dostępne albo jak działają.

Jak jest teraz?

Teraz wszystkie informacje o benefitach dostępne są na platformie Worksmile. Dzięki aplikacji mobilnej wszyscy pracownicy, mają możliwość cyfrowego korzystania z firmowych benefitów.

Worksmile to dla Pracowników home&you łatwo dostępna i uporządkowana przestrzeń z benefitami, z której każdy Pracownik może korzystać zgodnie ze swoimi potrzebami. Szeroka oferta kafeterii daje dużą swobodę wyboru, a cyfrowe wnioski oszczędzają czas i papier. Doceniamy także możliwość skutecznego dotarcia z kluczowymi komunikatami do Pracowników, którzy nie posiadają służbowych kont mailowych – to znacząco zwiększa efektywność komunikacji i ułatwia zarządzanie informacją o benefitach.
Marta Werpachowska
Specjalista ds. Komunikacji

Worksmile centralizuje benefity, umożliwiając pracownikom home&you swobodny wybór świadczeń. Przed wprowadzeniem Kafeterii z benefitów korzystali głównie ci, którzy chcieli wyłącznie pakiety abonamentowe, takie jak opieka medyczna czy karta sportowa.

Teraz każdy pracownik, niezależnie od stanowiska czy miejsca pracy, ma pełną swobodę wyboru spośród szerokiego katalogu usług i produktów. Mogą przeznaczać przyznane środki na to, co dla nich jest najbardziej wartościowe. To znacząco ułatwia korzystanie z benefitów i zwiększa satysfakcję pracowników.

Jednocześnie platforma wspiera strategię doceniania — na przykład poprzez świąteczne bonusy dla wszystkich pracowników jako wyraz uznania za całoroczną pracę, a także indywidualne nagrody za sukcesy w wyzwaniach sportowych.

Łatwiejsze zarządzanie i dostęp do benefitów

Dzięki Worksmile, zespół HR zyskał narzędzie, które centralizuje wszystkie benefity w jednym miejscu, ułatwiając zarządzanie i dostępność dla pracowników. Wnioski o benefity, takie jak dofinansowanie do okularów, są składane online, co eliminuje konieczność ręcznego przetwarzania dokumentów. Pracownicy magazynowi, bez dostępu do e-maili czy komputerów, mogą korzystać z benefitów dzięki aplikacji mobilnej, a HR ma bieżący wgląd w aktywność i wykorzystanie świadczeń na platformie.

Automatyzacja i oszczędność czasu w HR

Worksmile zautomatyzował procesy, takie jak dystrybucja bonów czy raportowanie. Dystrybucja bonów, która wcześniej zajmowała zespołowi HR wiele godzin, teraz trwa kilka minut dzięki cyfrowemu narzędziu. Automatyczne raporty z platformy zastąpiły czasochłonne zestawienia, oszczędzając HR kolejne kilkanaście godzin pracy każdego miesiąca. Takie wyniki dają zespołowi czas na działania strategiczne, jednocześnie eliminując błędy związane z ręcznymi zadaniami.

Przejrzysta komunikacja i większe zaangażowanie

Pracownicy magazynowi, którzy wcześniej mieli ograniczony dostęp do informacji o benefitach, dzięki Worksmile zyskali pełną przejrzystość. Centralizacja systemu i komunikaty wyświetlane na monitorach w magazynach umożliwiają dotarcie do niemal 100% zespołu. To rozwiązanie wpłynęło na zmniejszenie liczby pytań kierowanych do HR i zwiększenie zaangażowania pracowników w korzystanie z benefitów. Dla firmy oznacza to skuteczniejsze działania komunikacyjne i większe wykorzystanie oferowanych świadczeń.

Worksmile w Twojej firmie?
Poznaj możliwości!

Umów spotkanie
Scroll to Top