Jak MedCare Solutions przestał rozdzielać procesy HR, komunikację i benefity między kilka narzędzi?
Historia wdrożenia, po którym zespół HR przestał zbierać te same informacje z kilku miejsc, a pracownicy i współpracownicy mogą korzystać z tej samej aplikacji do wszystkich spraw HR.
Alicja Szczepaniak
HR Specialist
MedCare Solutions
Jeden zespół HR, kilka spółek i różne formy współpracy
MedCare Solutions wspiera firmy z branży medycznej. Zajmuje się promocją usług i produktów, wsparciem logistycznym, zarządzaniem finansami, wdrażaniem technologii oraz optymalizacją procesów i rekrutacji.
Zespół HR obsługuje kilku partnerów biznesowych i osoby współpracujące na różnych podstawach. To oznacza, że każda sprawa pracownicza musi trafić we właściwe miejsce w strukturze, a informacja ma docierać do wszystkich zespołów.
- Branża: usługi wsparcia dla branży medycznej
- Skala: ok. 160 użytkowników platformy
- Struktura: partnerzy biznesowi, różne formy współpracy
Sprawy pracownicze rozproszone między pocztą, wiadomościami a plikami
Wnioski spływały kilkoma kanałami naraz. Przyjmowane mailowo albo w inny sposób wymagały przekazania dalej, pilnowania statusów i odpowiadania pracownikom na pytania o to, co się z nimi dzieje.
Materiały o benefitach trzeba było rozsyłać i aktualizować ręcznie. Przekazywanie informacji o benefitach, wysyłka materiałów i odpowiadanie na powtarzające się pytania obciążały zespół HR co miesiąc.
Nie było wiadomo, czy komunikat dotarł. Ta sama informacja szła kilkoma kanałami naraz, a potem HR osobno sprawdzał, czy dotarła do wszystkich – samo pilnowanie docieralności było czynnością, która zajmowała czas.
„Przed wdrożeniem Worksmile część procesów HR i komunikacji była rozproszona między mailami, wiadomościami i różnymi plikami, przez co pracownicy częściej wracali z pytaniami, a HR poświęcał więcej czasu na ręczne przekazywanie informacji i obsługę powtarzalnych tematów.”
HR Specialist
MedCare Solutions
Jedno miejsce, w którym pracownicy i współpracownicy załatwiają swoje sprawy
MedCare Solutions korzysta ze wszystkich trzech kategorii Worksmile: Benefitów Pracowniczych, Intranetu i Społeczności – w tym również Ankiet i Testów wiedzy oraz Procesów HR, czyli wniosków i spraw, obsługi nieobecności oraz dokumentów pracowniczych. To, co wcześniej wymagało maila, pliku i osobnego logowania, dzieje się dziś w jednym miejscu.
Platforma nie działa przy tym wyłącznie po stronie działu HR. Zespół kadrowy nie zbiera tych samych informacji z kilku systemów, a pracownicy i współpracownicy mają w tej samej aplikacji swoje sprawy – od wniosku, przez benefity, po bieżące informacje o firmie. To jedno narzędzie obsługuje obie strony, niezależnie od tego, na jakiej podstawie ktoś pracuje.
Komunikat w jednym miejscu, zamiast tej samej treści w kilku kanałach
Komunikacja w MedCare Solutions jest podzielona na grupy tematyczne i każda z nich ma inne zadanie. Jedne wspierają procesy HR – jak grupa onboardingowa czy też grupy poświęcone benefitom. Są też grupy zespołowe, w których zespoły komunikują się między sobą, bez pośrednictwa HR. Na platformie pojawiają się też informacje operacyjne.
Zmieniło to sposób pracy zespołu HR. Ogłoszenie publikowane w grupie ma jeden adres i jest dostępne dla każdego, kto do tej grupy należy – uwzględniając również współpracowników i kontraktorów, jeśli dana informacja ich dotyczy. Nie trzeba dublować tej samej treści w kilku kanałach ani osobno sprawdzać, czy dotarła.
„Obecnie najczęściej korzystamy z komunikacji wewnętrznej, benefitów oraz wniosków, a dużą wartością jest dla nas to, że pracownicy/współpracownicy mają najważniejsze informacje w jednym miejscu i mogą łatwiej samodzielnie do nich wracać.”
Alicja Szczepaniak
HR Specialist
MedCare Solutions
Wnioski i nieobecności obsługiwane dla wszystkich form współpracy
HR Specialist
MedCare Solutions
Sprawy, które wcześniej procesowały się mailem, są dziś wnioskami w jednym miejscu – od dofinansowania do okularów, przez zgłoszenie szkolenia, po rozliczenie wyjazdu służbowego. Część z nich wykracza poza klasyczne sprawy kadrowe, bo w tym samym obiegu uruchamiane są również procesy wewnętrzne.
Nieobecności odwzorowują politykę czasu pracy MedCare Solutions, a nie tylko urlop wypoczynkowy – obejmują także rzadsze uprawnienia, z których pracownicy korzystają kilka razy w roku, np. dzień wolny z tytułu krwiodawstwa. Osobnym typem jest nieświadczenie usług dla organizacji, żeby kontraktor zgłaszał swoją niedostępność w sposób odpowiadający jego formie współpracy.
W tym samym miejscu działają dokumenty pracownicze. Dokumenty są powiązane z konkretną osobą i dostępne dla niej wtedy, kiedy ich potrzebuje, a nie na prośbę wysłaną do HR. Dla zespołu kadrowego oznacza to, że dokument, wniosek i nieobecność tej samej osoby są opisane w jednym miejscu, zamiast w trzech różnych.
Benefity i pule środków w jednym katalogu
Benefity działają w pełnym zakresie. Abonamentowe – opieka medyczna i karta sportowa – z obsługą zmian w czasie, a nie jednorazowego zapisu przy zatrudnieniu. Kafeteria – z oddzielnymi pulami środków, z których każda jest przeznaczona na co innego: na świadczenia socjalne, na aktywność sportową i na wydarzenia firmowe. Dzięki temu właściwe środki trafiają do właściwej grupy osób, zgodnie z ich przeznaczeniem.
Benefity mają też swoje grupy komunikacyjne, więc pracownik nie szuka informacji o nich w mailu sprzed pół roku – wchodzi tam, gdzie ta informacja mieszka na stałe.
Sprawy formalne i życie firmy w tym samym miejscu
Moduł Ankiety i Testy wiedzy obsługuje sprawy organizacyjne od środka. HR prowadzi dwustronną komunikację od zapisów na wydarzenia po pytania o preferencje zespołu.
W tym samym miejscu organizacja buduje kulturę doceniania i zaangażowanie. Kudosy mają kilka kategorii, więc podziękowanie jest powiązane z konkretną wartością, a nie sprowadza się do jednego uniwersalnego „dzięki”. Obok nich są wyzwania wellbeingowe, w których pracownicy sami publikują zdjęcia – czyli korzystają z nich dobrowolnie, angażując się w społeczność firmową.
Kluczowe wyniki
99,4%
aktywowanych użytkowników
95%
użytkowników logujących się min. 1 raz w miesiącu
92%
użytkowników, którzy skorzystali
z dowolnego wniosku o nieobecność
w 2026 roku
500+
liczba dokumentów przypisanych do użytkowników
Dane własne Worksmile, styczeń–sierpień 2026
Co MedCare Solutions zyskał dzięki platformie Worksmile?
Mniej operacyjnej pracy po stronie HR
Wnioski, nieobecności i informacje o benefitach mają jedno miejsce, więc zespół HR nie przekazuje ich dalej ręcznie i nie odpowiada powtarzalnie na te same pytania. MedCare Solutions szacuje, że oszczędza w ten sposób blisko 10 godzin pracy miesięcznie.
Ta sama informacja dociera do wszystkich, niezależnie od formy współpracy
Dostęp do platformy mają wszyscy, a podział na grupy pozwala skierować informację tam, gdzie jest potrzebna – inaczej do pracowników, inaczej do współpracowników. Nikt nie wypada z obiegu tylko dlatego, że nie był na liście mailingowej.
Pracownicy i współpracownicy załatwiają swoje sprawy samodzielnie
Zamiast pisać do HR, pracownik składa wniosek, lub wraca do benefitu wtedy, kiedy tego potrzebuje. Korzysta z tej samej warstwy aplikacyjnej, z której korzysta HR.
Rosnąca skala nie oznacza kolejnych obiegów i ścieżek procesów
Struktura organizacyjna decyduje, gdzie trafia każdy wniosek, a formy współpracy są rozdzielone już na poziomie nieobecności i budżetów. Dołożenie kolejnej jednostki nie wymaga budowania procesu od zera.
MedCare Solutions
Zobacz, jak Worksmile może wyglądać u Ciebie
Pokażemy Ci platformę na Twoich procesach – benefitach, komunikacji i wnioskach.